Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело - Грем Олкотт

Люди:

Нужно ли мне с кем-то поговорить, чтобы убедиться, что они готовы к тому, что требуется сделать на следующей неделе?

Разослать короткие письма с подтверждением встреч и запросом информации для подготовки к следующей неделе.

Должен ли кто-то (начальник, помощник, коллега) быть в курсе моего графика на следующую неделю?

Управление вниманием:

На какое время приходятся самые продуктивные периоды проактивного внимания?

В какое время я наверняка устану и не смогу работать в полную силу?

Что я могу сделать сейчас, чтобы поддержать себя в эти моменты или минимизировать ущерб?

ЭТАП 5. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

Концентрация:

Есть ли в моем основном списке дел что-то настолько большое и продолжительное, что стоило бы разбить его на части?

Есть ли в моем списке нечто такое, что никак не прояснится за несколько недель? Не нужно ли пересмотреть свои действия, чтобы ситуация прояснилась?

Безжалостность

Удалить три пункта из основного списка действий просто потому, что эти действия неважны для нынешней недели (и пусть те, кого это касается, будут в курсе этих изменений!).

Поручить три действия из Основного списка дел тем, кто легко с этим справится.

Сопротивление:

Есть ли нечто такое, чего мне не хочется делать?

Что делает эти действия столь сложными или неприятными?

Что может подтолкнуть меня к их выполнению?

Может быть, пойти на уловку или установить промежуточные этапы и цели этого дела? (Помните, что оригинальная уловка может оказаться весьма полезной, если будет способствовать выполнению работы!)

Какой самый малый шаг вперед я могу сделать? Надо принять решение сделать его.

Здоровье и физическая форма:

Правильно ли я питаюсь?

Пью ли я достаточно воды?

Достаточно ли я занимаюсь физическими упражнениями? Если нет, то не изменить ли мне график на следующую неделю?

Занимаюсь ли я медитацией? На неделе нужно выделить время для того, чтобы полностью от всего отключиться.

Когда я смогу сделать это? Как обеспечить свою решимость?

Как я чувствую себя физически и эмоционально? Есть ли какие-то проблемы, о которых пора подумать?

Отношения:

Достаточно ли времени я провожу с родными и друзьями?

Счастлив ли я с ними? Если нет, то как это изменить, и что я могу сделать для этого на следующей неделе?

Хобби:

Нахожу ли я время для увлечений?

Как заняться своим хобби на следующей неделе?

Счастье:

Счастлив ли я – хотя бы по большей части?

Что может доставить мне радость прямо сейчас? Нужно слушать собственную душу!

Итак, вы составили свой первый Еженедельный чек-лист! Поздравляю! Когда мы проводим семинары, нас часто спрашивают, есть ли в этой процедуре элементы настолько важные, что их можно назвать обязательными. Думаю, что здесь много элементов, без которых не обойтись. Но прежде чем двигаться дальше, проверьте следующее.

1. Необходимо проработать все «сборные пункты» и принять решения по новым делам, включенным в основной список. Сделайте это, как настоящий ниндзя.

2. Просмотрите каждый проект и убедитесь, что в основном списке есть хотя бы одно действие, с ним связанное.

3. Убедитесь, что вы прочитали и прояснили все относительно каждого действия из основного списка.

4. Просмотрите три следующие недели в календаре – есть ли там какие-то новые действия?

Существует множество других шагов, без которых я просто не могу жить, но эти – универсальны и должны присутствовать в еженедельном контрольном списке каждого из нас.

Упражнение: разработка собственного ежедневного чек – листа

Составьте Ежедневный чек-лист, выбрав из приведенного ниже списка те элементы, которые подходят вам. Не бойтесь добавлять дополнительные вопросы или темы, если они естественны для вас в начале рабочего дня. Хочу предупредить: это время посвящается размышлениям и планированию. Не включайте в Ежедневный чек-лист такие пункты, как «проверить электронную почту». Если вы приступите к составлению Ежедневного чек-листа в 9.00, то сможете посмотреть почту в 9.05! Не паникуйте!

Календарь:

Что значится в моем календаре на сегодня? Есть ли какие-нибудь важные сроки в ближайшие три-пять дней?

Нужно ли проверить еще какой-нибудь график? Может быть, ежедневник?

Главные задачи:

Какие задачи нужно выполнить, чтобы считать сегодняшний день удачным?

Что бы мне хотелось вычеркнуть сегодня?

Какие главные задачи требуют сосредоточенности и размышлений?

Сопротивление:

Какие из этих задач мне не хочется выполнять? Почему?

Управление вниманием:

Какие задачи требуют проактивного внимания? Какие можно выполнить в другие периоды?

Взаимозависимость:

Есть ли среди задач те, которые зависят от сроков, от других людей или от каких-то ресурсов?

А вы – ниндзя?

✓ Ниндзя использует уловки и маскировку, чтобы высвободить пространство и время, необходимые для обзора и анализа.

✓ Составление Еженедельного и Ежедневного чек-листа – это постоянная возможность сохранять маневренность и пересматривать свои приоритеты.

✓ Обзор и анализ способствуют полному осознанию, готовности и дзен-спокойствию.

9. Привычка действовать

«Осознать себя может лишь продуктивный человек, способный реализовать весь свой потенциал».

И вот мы подошли к самому интересному. Помните работника, который украшает вишенками пирожные? После завершения «управленческой» части работы все остальное, каким бы сложным оно ни было, покажется вам простым, как работа на конвейере, по которому ползут пирожные, ожидающие ваших вишенок.

Вы собрали и зафиксировали всю информацию, организовали ее и провели процессы обзора и анализа с помощью составления Еженедельного и Ежедневного чек-листов. Теперь вы полностью готовы к действию. У вас есть все необходимое. Благодаря этому вы можете, сообразно текущему моменту, сделать последнюю часть работы максимально легкой и добиться сверхэффективности, о какой вы раньше и не мечтали.

Когда самые сложные части работы уже проделаны, то решения оказываются скорее тактическими, чем стратегическими. Вы уже отчетливо представляете, что нужно сделать. Теперь вам достаточно лишь определить порядок расположения задач в Ежедневном списке дел (эти дела вы в начале рабочего дня выбираете из основного списка действий) и выбрать для каждого время в соответствии с требуемым уровнем внимания.

ПРЕЛЕСТЬ ДЕЙСТВИЯ

«Любое серьезное действие начинается изнутри».

Погруженность в действие – это чудесное ощущение, когда вы ощущаете игривость, продуктивный драйв momentum и свою полную компетентность в этом деле (контроль над ситуацией). Самое приятное в этой части работы – ее невероятная легкость. Чистое действие почти не требует обращения к справочной информации и управления ею.

ПАНЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ НИНДЗЯ-ИСПОЛНИТЕЛЯ

✓ Основной список действий или Ежедневный список дел

✓ Календарь

ПАНЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ НИНДЗЯ-УПРАВЛЯЮЩЕГО

✓ Основной список дел

✓ Календарь

✓ Список проектов

✓ Список «Ожидание»

✓ Парк хороших идей

Оставив большую часть «управленческой» работы позади, вы можете сконцентрировать внимание на одной-двух сферах. Если требуется, можете сверяться с календарем или ежедневником, но большую часть времени и внимания придется посвятить Основному списку дел и завершению начатого. Вы почувствуете мощный ритм: выбор действия, завершение действия, выбор действия, завершение действия. Никаких размышлений – а следовательно, никаких трений и сопротивления.