Как привести дела в порядок - Дэвид Аллен

Один список или несколько?

Для большинства людей оптимальным вариантом является ведение одного общего списка, а не ежедневных руководств, составленных по приоритетам. Система организации — это просто место хранения всех ваших открытых вопросов и вариантов, чтобы мозгу было легче принимать необходимые интуитивные стратегические решения.

Честно говоря, неважно, сколько у вас разных списков проектов, если вы просматриваете их содержание так часто, как это требуется. В основном это можно делать за один заход во время еженедельного обзора.

Способы классификации проектов

В некоторых ситуациях имеет смысл разделить свой список проектов на категории (это помогает снизить уровень стресса). Рассмотрим стандартные варианты.

Персональные/профессиональные. Многие люди предпочитают делить свои проекты на профессиональные и персональные. Если вы из их числа, помните, что следует проверять свой список личных проектов так же часто, как и список профессиональных, а не откладывать его на выходные. Многими личными делами, как и всеми остальными, нужно заниматься в течение недели. Зачастую самое серьезное давление в профессиональной сфере люди испытывают из-за проблем в личной жизни, которые они упустили.

Делегированные проекты. Если вы занимаете руководящую должность, то, скорее всего, несете личную ответственность сразу за несколько проектов, реализация которых лежит на ваших подчиненных. Конечно, можно поместить их в лист ожидания, но логичнее создать отдельный список «Делегированные проекты» и отслеживать выполнение проектов с его помощью. Ваша задача — периодически проверять этот список, чтобы быть уверенным в прогрессе.

Отдельные типы проектов. По роду своей деятельности или образу жизни некоторые люди ведут несколько проектов одной направленности. В некоторых случаях имеет смысл объединить их в отдельную категорию в списке проектов. Например, корпоративный консультант или спикер на конференциях может вести отдельную категорию «Презентации» с хронологическим списком всех предстоящих событий такого рода. По сути, это такие же проекты, как и все остальные. Их также нужно периодически проверять на предмет следующих конкретных действий, пока они не будут завершены. Однако может быть удобно организовать их в один список в том порядке, в котором они идут в календаре, отдельно от других проектов.

Правильная степень сложности — это та, которая создает оптимальную степень простоты.

Если вы агент по недвижимости, оказываете консалтинговые услуги или обслуживаете относительно небольшое число клиентов в любой профессиональной области, вероятно, вам будет удобно видеть сразу все ваши «отношения с клиентами». Для этого можно воспользоваться отдельным листом в блокноте или цифровым приложением, но для оптимального функционирования этой системы она должна быть полной; следует постоянно поддерживать актуальность каждого ее пункта.

Кто-то предпочитает систематизировать свои проекты по главным областям внимания: родители составляют такие списки в отношении вопросов, связанных с детьми; предприниматели делят проекты на категории в зависимости от функций, которые они выполняют (финансовая деятельность, продажи, оперативное управление) и т. д.

Еще раз повторю: не столь важно, как именно вы решили систематизировать проекты в своем списке. Главное, чтобы этот список был полным, актуальным и вы могли бы его периодически проверять, чтобы не держать в голове никаких задач. Независимо от того, как вы организуете свой список сейчас, вы, скорее всего, измените его структуру, когда наберетесь опыта в использовании этой системы и когда фокус в вашей работе и жизни изменится.

Как быть с подпроектами?

Теоретически некоторые ваши проекты можно разбить на основные составляющие части и каждую рассматривать как отдельный проект. Например, если вы переезжаете в новый дом, где хотите многое изменить и переделать, у вас получится примерно такой список активных действий: «Закончить внутренний двор»; «Сделать ремонт в кухне»; «Организовать рабочий кабинет» и т. д. Каждый из этих пунктов сам по себе может считаться отдельным проектом. Нужно ли занести это в свой список проектов под одним пунктом, например «Закончить ремонт нового дома», или лучше перечислить все подпроекты отдельно?

Это не столь важно, если вы будете проверять все составляющие проекта достаточно часто, чтобы не снизилась продуктивность. Нет ни одного внешнего инструмента или организационного формата, которые бы идеально справлялись сразу с двумя направлениями систематизации — по горизонтали и по вертикали — по всем проектам. Вам самому необходимо держать в голове общую картину (в этом может помочь еженедельный обзор). Если вы заносите в свой список какой-либо крупный проект, возможно, стоит завести для него отдельный список подпроектов и/или план проекта в качестве вспомогательного материала, который вы будете периодически проверять, когда дело дойдет до работы над этим проектом. Я рекомендовал бы вам так и поступить, если какие-то части проекта зависят от чего-то, что нужно сделать сначала. В этом случае могут появиться подпроекты, но никаких следующих действий по ним, потому что они находятся «в режиме ожидания», пока не будут выполнены другие задачи, чтобы этот подпроект сдвинулся с места. Например, вы не сможете перейти к пункту «Сделать ремонт на кухне», пока не завершите «Починить электропроводку в доме». Или, например, у вас нет возможности отремонтировать весь дом сразу, тогда имеет смысл расставить в порядке приоритета, чем и в какой последовательности вы планируете заниматься. При этом вы можете «Закончить внут­ренний двор» независимо от других подпроектов. Таким образом, важно по каждой части этого проекта наметить актуальные следующие действия, которые можно выполнять независимо.

Не стоит задерживаться на том, какой вариант лучше. Если вы не уверены, я бы посоветовал вам перечислить свои крупные проекты в списке проектов и составить списки подпроектов как вспомогательные материалы, но обязательно включить их в еженедельный обзор. Часто бывает полезно увидеть в перспективе, что происходит в вашей жизни. Тем не менее, если этот подход кажется вам непродуктивным, попробуйте включить активные независимые подпроекты в качестве отдельных пунктов в свой основной список проектов.

Только от вас зависит, как вы будете систематизировать свои проекты и подпроекты. Убедитесь, что всегда можете найти все нужные вам вещи и проверяете их достаточно часто, чтобы не держать в голове.

Нет идеальной системы для одинакового отслеживания всех ваших проектов и подпроектов. Вы просто должны знать о том, что у вас есть проекты, а если они разбиваются на составные части, где найти нужные напоминания о них34.

Вспомогательные материалы по проектам

Вспомогательные материалы по проектам — это не действия и не напоминания. Это ресурсы, предназначенные для того, чтобы поддержать ваши действия и размышления по конкретным проектам.

Не используйте вспомогательные материалы как напоминание. Как правило, стопка документов, забитые до отказа папки, множество электронных писем и документов служат напоминанием о том, что, во-первых, у человека есть какой-то проект, а во-вторых, что нужно что-то с ним делать. Многие изначально относятся к вспомогательным материалам как к напоминанию о действиях. Однако в этом случае не определены ни следующие действия, ни элементы списка ожидания, а значит, психологически вся эта информация способна только оттолкнуть, но никак не привлечь человека, который должен это все организовать. Эти стопки бумаги и папки словно взывают к вам на подсознательном уровне: «Сделай что-нибудь с нами! Реши что-нибудь! Организуй что-нибудь!» Однако когда рабочий день в разгаре и все кипит, такие бессистемные папки вряд ли будут способствовать работе. Фактически вы перестаете обращать на них внимание, потому что они не подсказывают вам, что делать дальше, а только создают больше ментального шума и эмоционального напряжения.

Что в вашей обстановке продолжает психологически «взывать» к вам и требовать, чтобы вы что-то предприняли?

Если вы оказались заложником подобной ситуации, для начала внесите сам проект в список проектов как напоминание о том, что вы должны добиться определенного результата. Затем в соответствующих списках нужно обозначить следующие конкретные действия и то, что вы ожидаете от других. Наконец, когда настанет время совершить конкретное действие, например позвонить кому-то по данному проекту, достаньте все материалы, которые могут понадобиться во время разговора.