Антитайм-менеджмент - Николай Додонов

Система папок плоха тем, что, когда документ относится к нескольким темам (как в примере с договором), место, куда его можно сохранить, будет только одно. А вот искать его мы станем по всем папкам, где он может быть. Знания связываются ассоциациями и находятся так же. К счастью, нечто подобное можно организовать и в компьютере, что сделает поиск и хранение файлов невероятно простым и удобным. Как? Мы будем опираться на ассоциативные связи!

Небольшое отступление: вы сможете хранить файлы так, если работаете под Windows 7 или Windows 8.1 и Mac OS последних поколений. Одним словом, нужны операционные системы, в которых есть «сквозной» поиск по всему компьютеру и функция индексирования файлов. Если у вас Windows XP, самое время подумать об обновлении.

Первым делом нужно отказаться от традиционного понимания слова «архив». В нашем случае то, как он выглядит, вообще не важно. Существенны три критерия: мгновенное сохранение, быстрый поиск и безопасность. Последняя достигается синхронизацией с облаком[8] (для удобства и резервного копирования). Это подойдет тем, кто устал от флешки и хочет, чтобы на нескольких компьютерах были одинаковые файлы.

Теперь правило, о котором я обещал рассказать. Для наступления светлого будущего в отдельно взятом компьютере нужно удивительно мало:

• хранить все файлы в одной папке и

• называть их как можно более подробно.

Давайте разбираться с каждым пунктом по очереди.

Вы можете подумать, что под первой рекомендацией я подразумеваю, что надо свалить все в одну кучу. Что ваш нынешний архив, в котором есть стройная система папок, нужно разрушить и все переложить в одну папку, где не будет никакой системы. Конечно, нет.

Мы должны хранить файлы, с которыми работаем, в одной ОБЩЕЙ папке. В том смысле, что у нас не должно быть нескольких, разбросанных по компьютеру, в которых лежат куски работы. В одной – чертежи, в другой – договоры, в третьей – личные данные сотрудников и т. д. Все должно быть в одной папке.

Можно положить все в «Мои документы», включая то, что лежит в «Моих рисунках» и во всех остальных местах. Можно сгрузить все в общую папку «Работа». Неважно. Самое главное – должна быть одна общая материнская папка. Это первое.

Второе. Называть файлы нужно как можно подробнее. Когда я приводил пример с договором, то уже использовал неплохое название. Можно взять его на вооружение: название «Договор на поставку преобразователей частоты с компрессорным заводом» содержит аж 4 ключа:

1. Тип документа – договор.

2. Тип договора – договор поставки.

3. Предмет документа – преобразователи частоты.

4. Сторона договора – компрессорный завод.

Это 4 ассоциации, по которым его можно найти в мгновение ока. Лично мне такого обычно мало. К названию договоров желательно прибавить дату, а при широком штате – и имя ответственного сотрудника. Тогда мы сможем на 90 % приблизиться к тому, чтобы хранить и искать файлы так, как это делает наша память.

Нужно найти договор? С кем? С компрессорным заводом! Открываем «Пуск» (или вызываем Spotlight в Mac OS) и пишем: «договор компрессорный». Обратите внимание, даже не нужно писать полностью! Достаточно двух ключей: что ищем и с кем договор.

Моментально вывалится список всех файлов, в названии которых есть эти слова.

Если их много, уточняем поиск третьим ключом «преобраз» (если можно ошибиться в окончании слова, его лучше опустить). Список документов сократился до нескольких пунктов. И теперь мы уже видим, что из трех договоров с компрессорным заводом на поставку преобразователей частоты нам нужен только тот, что был заключен в марте. Время поиска – 10 секунд (и это еще с запасом).

Обычно возникают вопросы: нужно ли потратить 2 недели, чтобы все файлы, которые уже есть в архиве, переименовать и назвать подробно? Что делать с текущей структурой Архива?

Конечно, нет. Тратить 2 недели – это не для тех, у кого и так мало времени. Переименовать файлы в текущем Архиве – слишком расточительно. Вместо этого можно переименовать папки и подпапки. Увеличьте название папки, чтобы оно полностью отражало суть и содержало хотя бы 3–4 ключа. Папки тоже выводятся при поиске, так что это будет оправданно.

Структуру ломать ни в коем случае не надо. Достаточно просто перенести весь архив со старой структурой в общую папку («Работа» или «Мои документы»), затем подключить к ней синхронизацию с облаком. Больше ничего не нужно. Однако есть оговорка: теперь мы сохраняем документы по-новому.

Каждый новый документ мы сохраняем в общую папку и не тратим время, чтобы встроить файл в старую структуру.

Чтобы оценить преимущество сквозного поиска, полезно потренироваться. Заодно это избавит от страха перед тем, что я рекомендую. Порой бывает непросто свалить в кучу вообще все файлы, независимо от принадлежности и типа. Слишком велика сила привычки в том, чтобы разделить по папкам документы, сканы, аудиозаписи или видео.

Вот простое упражнение: откройте поиск и введите там расширение doc. Компьютер показывает все документы MS Word 2003 и младше. Теперь введите любой ключ, например, «фирменный бланк». Как видите, поиск происходит мгновенно (если включено индексирование, проверьте это в панели управления).

Бывает, что есть несколько файлов с одинаковыми названиями, но разных типов. Например, книга и конспект книги. Книга – в формате epub. Конспект – в виде интеллект-карты. Если я хочу сразу найти конспект, то ввожу ключи по названию и расширению. Это будет выглядеть так: «Прокачай себя mmap».

Аналогично я поступлю, если захочу посмотреть электронные книги, которые есть у меня в компьютере. В поисковой строке я введу epub и сразу увижу все файлы с этим расширением. Обратите внимание! Фактически они могут быть разбросаны где угодно, но поскольку поиск сквозной, он идет по всем уголкам компьютера. Отсюда вопрос: зачем хранить все в одной материнской папке? На него тоже два ответа.

Первый ответ – это удобно для синхронизации с облаком. Например, какой-нибудь сервис типа Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, Microsoft Softcloud или облако от Mail.ru при установке создает одноименную папку. Можно все скинуть в нее и на сервер отправится копия. Потом поставить такой же клиент на другом компьютере, и вуаля – везде одинаковые файлы. Никаких флешек, никаких страхов «а что будет, если я залью ноутбук кофе». Даже в отпуске можно зайти в интернет-кафе и увидеть весь Архив в самом актуальном состоянии. Очень удобно.

Отдельно стоит вопрос безопасности. Не страшно ли хранить документы в облаке? Ответ может звучать так: Dropbox зарабатывает, продавая место на сервере тем, кто хочет хранить там документы, и на сей момент стоит более 11 000 000 000 (одиннадцати миллиардов) долларов. Как вы думаете, он заботится о том, чтобы файлы были в безопасности?