Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт

Научитесь прислушиваться к внутреннему голосу – голосу, который воет от боли, когда вы работаете не так, как свойственно вашему стилю продуктивности. Услышьте, как этот голос облегченно вздыхает, когда вы находите свой темп и выстраиваете структуру дня в соответствии с собственными врожденными предпочтениями. Вам предстоит пройти очень долгий жизненный и карьерный путь – и вы должны получать удовольствие от этого путешествия!

9. Обуздайте поток входящей почты

Тринадцать тысяч. Вдумайтесь только: 13 000.

Столько писем скопилось у Эмили в папке «Входящие».

Неудивительно, что каждый день, подходя к компьютеру, она испытывала благоговейный трепет. Какие ее там поджидают письма? Какие поручения она еще не выполнила? Какие просьбы не удовлетворила? Кому еще не ответила? Насколько отстала от сроков по проектам?

В попытке одолеть почтового монстра она все увеличивала и увеличивала количество рабочих часов – и так до тех пор, пока у нее практически не осталось свободных вечеров и уик-эндов. Уже многие месяцы ей не удавалось посмотреть игру своей любимой команды New England Patriots. Если Эмили и включала телевизор, то поглядывала на него украдкой, продолжая разбирать почту. Но все ее жертвы казались тщетными – многонедельные муки и лишения не давали результата: очередь из ждущих сообщений не уменьшалась.

Получалось, что это ящик входящей корреспонденции контролирует Эмили, а не наоборот. Как тут не впасть в отчаяние?! Моя клиентка понимала, что нужно что-то делать, но что именно?!

Может, и вы оказались в подобном положении? Признайтесь, вы устали бояться потока входящей почты и испытывать подспудное чувство страха, как только задумываетесь о ней? Если да, то вы попали в хорошую компанию. По статистике, человек в среднем тратит 28 процентов рабочего времени на обработку почты. В 2012 году количество деловых, отправляемых и получаемых за день писем составляло 89 миллиардов! Ожидается, что в дальнейшем эта цифра будет ежегодно расти на 13 процентов{35}. Постоянно увеличивающийся объем электронной почты все сильнее отвлекает наше внимание, в результате чего страдает наша продуктивность, эффективность и креативность.

Пора вернуть себе контроль над ситуацией, положить конец постоянному стрессу и раз и навсегда обуздать поток входящей корреспонденции.

Верните себе контроль над ящиком входящей почты – и над своим временем

Большинство работников умственного труда убеждены, что должны начинать день с проверки входящей корреспонденции. В корне неверно! Вы вовсе не обязаны так делать, к тому же это отнюдь не лучший способ использовать то время суток, когда вы, возможно, наиболее активны, полны сил и боевого настроя. Попробуйте представить себе, что произойдет, если прямо с утра вы займетесь выполнением наиболее значимой задачи? Предположим, начнете с разработки предложения для нового клиента, подготовки электронного информационного бюллетеня, написания важнейшего отчета, который затребовал босс, или со звонка благодарности самому важному клиенту. Как такое начало дня скажется на вашей продуктивности, эффективности и чувстве контроля над ситуацией?

Может, вы расцените подобную перемену как слишком радикальную и рискованную? Или почувствуете потребность в чьей-то санкции, чтобы нарушить столь глубоко укоренившуюся традицию? Конечно, никакое разрешение вам не нужно, но если у вас возникает подобное чувство, извольте: я даю вам позволение отныне и во веки веков не начинать свой день с прочтения электронных писем.

Именно так я и сказала Эмили, когда она поделилась со мной своей историей о горе-злосчастии по имени электронная почта.

Эмили соглашалась с тем, что начинать день действительно нужно как-то по-другому и что такие перемены должны стать первым шагом на пути к возвращению себе контроля над рабочим временем, но при этом понимала, что сделать это будет нелегко. Ей придется плыть против течения: бороться не только с корпоративной культурой компании, но и с культурой труда в более широком контексте – культурой, в которой мы все воспитаны и живем. Ведь у каждого человека утро начинается с электронной почты. Многие привыкли, что ответ на письмо, отправленное после обеда или вечером, придет не позднее раннего утра следующего дня, вместе с восьмичасовой электронной лавиной, сход которой большинство людей воспринимают как абсолютную норму.

Эмили немного побаивалась бросить вызов столь прочно прижившейся норме, а потому решила в первый месяц начинать день с самой важной задачи (а не с почты) только два раза в неделю. После нескольких фальстартов Эмили заметила, что в тех случаях, когда она заглядывает в ящик не с самого утра, рабочий день складывается несколько иначе и протекает более размеренно и спокойно. И что еще важнее: в такие дни она успевает завершить часть самых значимых для нее дел, которые в другие дни остаются выполненными лишь наполовину, поскольку время уходит на разгребание очередного почтового завала. Через шесть недель Эмили уже не нужно было сознательно подавлять в себе желание заглянуть в почтовый ящик, как только загорится экран компьютера. Теперь она без проблем сразу приступала к выполнению самой важной работы, в наибольшей степени отвечающей ее главным приоритетам.

«Первым делом – почта» – не единственная деструктивная норма, от которой необходимо отказаться. Многие люди и организации свыклись с мыслью, что их сотрудники должны проводить день, постоянно находясь на связи и проверяя электронную почту чуть ли не каждые пять минут. Подобная практика подрывает продуктивность и приводит к совершенно неэффективному использованию самого ценного ресурса – времени.

Прислушайтесь к совету предпринимателя Ричарда Брэнсона, основателя корпорации Virgin: «Вы должны научиться управлять своим смартфоном. Не позволяйте ему управлять вами. Многие топ-менеджеры постоянно заглядывают в него – и во время заседаний, и после них. Это плохая привычка, и она негативно сказывается на концентрации внимания и принятии решений. Используйте смартфон только урывками: проверяйте электронную почту раз в час или около того, после чего откладывайте устройство в сторону и фокусируйтесь на текущей задаче»{36}.

Возьмите бразды правления в свои руки: проверяйте электронную почту через равные промежутки времени в заранее определенные часы: скажем, в середине утра, после обеда и за пару часов до окончания работы. После чего выходите из почтового ящика и возвращайтесь к основной работе.