Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

• Рекламное объявление о завтраке в торговой палате, где будет выступать докладчик, которого вы хотели бы послушать. Но до назначенной даты еще две недели, и пока еще не известно, будете вы в это время дома, за городом или в деловой поездке.

• Повестка совещания совета директоров, на которое вас приглашают через три недели. От вас не требуется никаких действий: вам нужно будет только еще раз просмотреть повестку за день до совещания.

• Реклама следующей версии программы Quicken для управления личными финансовыми средствами. Вам действительно нужна очередная версия? Вы не знаете… нужно подумать еще недельку.

• Идея о чем-то, что вы хотели сделать во время собрания отдела продаж в следующем году. Сейчас от вас ничего не требуется, но хотелось бы, чтобы вам напомнили об этом, когда придет время вплотную заняться планированием.

• Напоминание о том, чтобы пойти на курсы акварельной живописи, на которые у вас сейчас совершенно нет времени.

Что делать с подобными документами? Есть два рабочих варианта:

• Поместить их в список «Когда-нибудь/может быть».

• Занести их в календарь или картотеку.

Идея всех этих процедур состоит в том, что они позволяют выбросить проблемы из головы и четко знать, что какое-нибудь напоминание о дальнейших действиях всплывет в нужное время. Более подробно речь об этом пойдет в следующей главе, посвященной организации проблем. А пока что просто запишите напоминания на самоклеющихся листках, надпишите их «возможно» или «напомнить 17 октября» и перенесите в категорию «подвешенных» дел, которые требуют дальнейшей сортировки.[6]

Справочные материалы

Многие вещи, которые вы обнаружите в корзине, могут не требовать от вас активных действий, но представлять ценность как потенциально полезная информация по проектам и темам. В идеале, у вас уже должна быть готова система организации данных (описанная в главе 4) для обращения и хранения вспомогательной информации. Как только натыкаетесь в корзине или в электронном ящике на материал, который хотели бы сохранить в качестве архивных или вспомогательных данных, сразу включайте его в систему.

Вероятно, вы обнаружите массу разнообразных документов, которые вы намеревались сохранить, но держали в стопках и ящиках, потому что ваша система справочной информации была слишком формальной или просто не существовала. Напомню, что удобная в использовании, общая система сортировки, позволяющая обратиться к любому материалу (который можно достать, не вставая с места) в течение шестидесяти секунд, является критически важным компонентом внедрения описанной методики. На «переднем крае» реальной жизни, если сортировка информации не происходит легко, быстро и весело, вы просто накапливаете материал, а не сортируете его. А в этом случае задачи гораздо труднее обрабатывать.

Когда попадается на глаза что-то, что вы хотели бы оставить у себя, напечатайте соответствующий ярлык, наклейте его на папку и положите ее в ящик. Или напишите инструкцию для секретаря на самоклеющемся листке, чтобы он сделал то же самое. Когда я только начинал тренировать клиентов, то позволял им держать стопку материалов «для сортировки». Теперь я этого не делаю. Я обнаружил, что если вы не в состоянии сразу поместить материал в систему, то, вероятнее всего, вы не сделаете этого никогда. Если не рассортировать материал сейчас, то вы вряд ли сделаете это потом.

А если нужно предпринять какой-то шаг, то какой именно?

Это серьезный вопрос. Если что-то нужно сделать с предметом, лежащим в корзине, то вы должны решить, в чем именно состоит ваше следующее действие. Напомню еще раз, что «первоочередной шаг» — это первое физическое видимое действие, которое нужно совершить, чтобы продвинуться к завершению задачи.

Ответить на поставленный вопрос легче и одновременно сложнее, чем кажется.

Следующее действие должно лежать на поверхности, но часто от вас требуется простая цепочка рассуждений и несколько этапов планирования, которые еще не прошли в вашем сознании, но обязательно должны пройти, чтобы можно было точно определить, что именно нужно сделать для решения проблемы, даже если она достаточно проста.

Давайте рассмотрим простой список дел, которыми обычно занят человек:

• Уборка гаража.

• Уплата налогов.

• Предстоящая конференция.

• День рождения Бобби.

• Пресс-релиз.

• Оценка продуктивности.

• Смена руководства.

Хотя каждый из пунктов списка может показаться вполне ясной задачей или проектом, чтобы определить следующий шаг по каждому из них, вам придется немного подумать.

• Уборка гаража

… Ну, нужно просто зайти туда и начать уборку. Нет, подождите, там стоит здоровенный холодильник, от которого нужно избавиться первым делом. Надо узнать у Джона Патрика, не нужен ли ему холодильник для лагеря. Надо…

• Позвонить Джону по поводу холодильника

Как насчет…

• Уплата налогов

… но я не могу начать подсчет налогов, пока мне не вернут последнюю форму К-1. До этого я ничего не смогу сделать. Так что нужно…

• Подождать формы К-1 из компании Acme Trust. А что касается…

• Предстоящей конференции

…то я должен узнать, собирается ли Сандра готовить рекламные материалы. Наверно, нужно…

• Написать Сандре электронное сообщение и спросить ее о рекламных материалах для конференции

… и так далее. Промежуточные шаги — «звонок Джону», «ожидание формы К-1», «отправка сообщения Сандре» — должны быть определены для каждой проблемы, с которой связано содержимое корзины.

Первоочередной шаг должен представлять непосредственное следующее физическое действие, которое нужно совершить

Помните, что речь идет о физических, видимых действиях. Многие считают, что определяют «первоочередной шаг», когда решают «организовать собрание». Но это — не первоочередной шаг: он не предполагает физических действий. Как организовать собрание? Возможно, нужно обзвонить людей или разослать им электронные сообщения. Но кому звонить или писать? Решайте. Если вы не примете решение сейчас, то вам все равно придется сделать это позже, а вся процедура, которую мы с вами выполняем, призвана довести до конца обработку данной задачи. Если не определено следующее физическое действие, необходимое для того, чтобы сдвинуть проблему с мертвой точки, то каждый раз, когда вы будете думать о ней, в вашем сознании будет возникать мысленный пробел. И вы начнете избегать данной проблемы.

Не имея представления о том, каким будет следующее физическое действие, вы вынуждены будете долго думать, чтобы сдвинуть ситуацию с мертвой точки.