Как написать понятную инструкцию. Опыт инженера - Владимир Юсупов
Шрифт:
Интервал:
Закладка:
Номер указывайте сверху непосредственно над таблицей.
Что касается выравнивания (по левому или правому краю), то здесь тоже нужно руководствоваться требованиями к оформлению документа в каждом конкретном случае. Например, согласно требованиям ранее упомянутого стандарта по эксплуатационным документам слово «Таблица» с порядковым номером указываются слева (над левым верхним углом таблицы).
Наименование таблиц
Каждой таблице в вашей инструкции давайте точное и краткое наименование, которое отражает суть информации в таблице.
Наименование указывайте сразу за порядковым номером (например, Таблица 1. Правила форматирования документации).
Иногда возникает вопрос: «Какой знак препинания ставить после порядкового номера — точку или тире?»
С моей точки зрения, это не имеет абсолютно никакого значения, так как не оказывает влияние на ту самую «понятность» инструкции.
Размещение таблиц
Таблицу размещайте как можно ближе с тем местом в инструкции, где она впервые упоминается (желательно сразу после абзаца, в котором упоминается таблица).
При этом обращение к таблицам в тексте инструкции выполняйте по их номерам, а не по их расположению.
Сравните два представленных варианта в таблице 4.
Таблица 4. Ссылка на таблицу
Вариант Б однозначно и явно указывает на конкретный объект документа.
Графический материал
Под графическим материалом понимаются иллюстрации (рисунки, фотографии, скриншоты) и диаграммы.
При описании интерфейсов обязательно используйте скриншоты с выделением конкретных элементов (интерфейса), о которых идет речь в шаге инструкции.
Все графические изображения в документации считаются рисунками.
Нумерация графического материала
Правила нумерации графических изображений в инструкции аналогичны принципам нумерации таблиц. Отличие только в том, что вместо слова «Таблица» используется слово «Рисунок» (например, рисунок 1.)
Наименование графического материала
Здесь также по аналогии с таблицами. Единственное отличие в размещении наименования. Текст наименования рисунка располагайте непосредственно под графическим изображением (рисунком).
Часть 3. Памятка
Соблюдайте принципы создания инструкций
Осознайте главную задачу (проблему), стоящую перед пользователем. Затем последовательно и понятными пользователю словами опишите его действия для решения данной задачи.
Помните о проклятии знаний
Во время написания инструкции всегда ставьте себя на место вашего пользователя. Помните, что он имеет меньший уровень знаний о продукте, чем вы.
Описывайте действия пользователя в повелительном наклонении
Побуждайте пользователя выполнить нужное действие. Обращайтесь к нему вежливо. Используйте глаголы в форме множественного числа повелительного наклонения.
Аккуратно оформляйте инструкцию
Плохое оформление может свести на нет всю полезность и понятность материала. Для улучшения визуального восприятия информации в инструкции используйте заголовки, списки, таблицы, графический материал.
Вычитывайте документ
После окончания работы над инструкцией обязательно прочтите написанное вслух. Пройдитесь по всем шагам самостоятельно. Это простое действие позволяет выявить и устранить логические и грамматические ошибки.
Вычитывайте документ!
После первой вычитки обязательно прочтите написанное вслух еще раз. Повторно пройдитесь по всем шагам самостоятельно. Это очень простое действие позволяет дополнительно выявить и устранить логические и грамматические ошибки.
Вычитывайте документ!!
После второй вычитки обязательно прочтите написанное вслух еще раз. В третий раз пройдитесь по всем шагам самостоятельно. Это совсем простое действие позволяет дополнительно выявить и устранить логические и грамматические ошибки.
Ответьте на вопросы самоконтроля
После вычитки инструкции ответьте себе на три вопроса:
— Что я пытался сказать?
— Сказал ли я то, о чем собирался?
— Понятно ли это тому, кто впервые слышит об этом?
Если хотя бы на один из перечисленных вопросов вызывает у вас трудности с ответом, вернитесь к началу работы над инструкцией.
Покажите товарищу
После ответа на вопросы самоконтроля попросите коллегу протестировать инструкцию, получите обратную связь и при необходимости доработайте документ.
Послесловие
Дорогой коллега, представленный в данной небольшой книге материал не является исчерпывающим руководством. Многое зависит от конкретных условий, в которых вы находитесь, и требований, которые предъявляются к вашему документу. Но приведенные принципы и рекомендации помогут вам в большинстве случаев подготовить понятную вашим пользователям инструкцию.
Если в процессе прочтения у вас возникли вопросы или замечания по затронутой теме, то свяжитесь со мной по указанному в подписи адресу электронной почты. Я всегда открыт к диалогу, а также рад новым знакомствам.
Благодарю вас, что уделили внимание моей небольшой работе и желаю вам успеха в написании понятных инструкций!
С уважением,
Владимир Юсупов
Неравнодушный к документации инженер
Примечания
1
ГОСТ Р 2.601-2019 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы.
2
Бабайцева В.В. Русский язык. Теория. 5 — 11 классы: Учебник для школ и классов с углубл. рус. яз. — 3-е изд., испр. — М.: Дрофа, 2000. — 432 с.
