Информационное право. Шпаргалка. Учебное пособие - К. Михельсон

12. Обязательный экземпляр документа

Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов РФ и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Федеральный закон не распространяется на документы, содержащие личную и (или) семейную тайну; документы, содержащие государственную, служебную и (или) коммерческую тайну; документы, созданные в единичном исполнении; архивные документы (материалы) (за исключением документов, передаваемых на хранение в архивные учреждения); электронные документы, распространяемые исключительно с использованием информационно-телекоммуникационных сетей; управленческую и техническую документацию (формуляры, инструкции по эксплуатации, бланочную продукцию, альбомы форм учетной и отчетной документации).

Обязательный экземпляр документов – экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие безвозмездной передаче производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных законодательством. Экземпляр – образец тиражированного документа, идентичный оригиналу. Система обязательного экземпляра – совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования.

Цели формирования системы обязательного экземпляра:

• комплектование полного национального библиотечно-информационного фонда документов РФ как части мирового культурного наследия;

• осуществление государственного библиографического учета;

• организация его постоянного хранения в национальных фондохранилищах документов РФ;

• использование его в информационно-библиографическом и библиотечном обслуживании потребителей;

• государственная регистрация (библиографическая и статистическая) отечественных документов, подготовка государственной библиографической (текущей и ретроспективной) и статистической информации;

• подготовка и выпуск сводных каталогов, сигнальной и реферативной информации в соответствии с видами получаемых документов;

• информирование общества о получаемых документах всех видов;

• формирование комплекта документов муниципальных образований и краеведческих фондов;

• ведение централизованной каталогизации в соответствии с видами получаемых документов;

• обеспечение доступа к информации о получаемых документах, в том числе доступа через информационно-телекоммуникационные сети.

13. Электронный документ, электронный документооборот

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Согласно постановлению Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», в федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:

• электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

• электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба РФ.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Конец ознакомительного фрагмента.