Кадровый документооборот - Виталий Семенихин

ГОСТ Р. 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов – А4 (210× 297 мм) и А5 (148× 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А к ГОСТ Р 6.30-2003. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.

Реквизит 01 (Государственный герб Российской Федерации), а также 02 (герб субъекта Российской Федерации) и 03 (эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) располагают над серединой реквизита 08 (наименование организации).

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, ограничительные отметки для реквизитов дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер документа и дату в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

– центрированным (начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

– флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

– общий бланк;

– бланк письма;

– бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (Герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак);

• наименование организации;

• дата документа;

• место составления или издания документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (Герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак);

• код организации;

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

И при необходимости указываются ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер документа и дату;

• место составления или издания документа;

• адресат;

• резолюция;

• заголовок к тексту;

• отметка о контроле;

• текст документа.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (Герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак);

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• место составления или издания документа.

При необходимости бланк имеет ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• заголовок к тексту;

• отметка о контроле.

Несмотря на то что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов, возможно, конкретизировать в локальных нормативных актах, например, в инструкции по делопроизводству или правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили государственному стандарту.

1.4. Номенклатура дел

Номенклатура дел – это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых организацией в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел в организации (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы (иного подразделения, выполняющего ее функции).

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуре дел содержатся заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работает организация (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы – картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов.

Согласно требованиям подраздела 3.4 Основных правил работы архивов организаций (Решение коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее – Основные правила) номенклатура дел кадровой службы формируется в виде таблицы.

Содержание номенклатуры дел оформляется в виде таблицы. Шапка этой таблицы состоит из пяти основных разделов:

1) индекс дела;

2) заголовок дела;

3) количество единиц хранения;

4) срок хранения и номер статьи по перечню;

5) примечание.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, например: 02–03, где 02 – обозначение структурного подразделения (отдел кадров), 03 – порядковый номер дела по номенклатуре (приказы по личному составу).

В графе 2 номенклатуры дел показываются заголовки дел.

Например, для отдела кадров заголовки дел могут идти в следующей последовательности.

Приказы и инструкции вышестоящей организации по кадрам.

Штатные расписания.

Приказы по личному составу.

Годовой план работы отдела.

Годовой отчет о работе отдела.

Годовой статистический отчет о движении кадров.

Личные карточки работников (форма № Т-2) и т. д.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии – на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дел.

В графе 5 «Примечание», как правило, проставляются отметки о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т. д. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Приведем примерную форму номенклатуры дел кадровой службы в организации.

Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.

Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

2. Кадровое делопроизводство

2.1. Журнал учета приема, перевода, увольнения работников

Для учета движения кадров и кадровой документации используется специальный журнал. Он ведется работниками отдела кадров.

Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные специалистами отдела кадров.