Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Насколько конкретными будут эти категории, зависит, во-первых, от того, сколько действий вам нужно отслеживать, а во-вторых, от того, как часто вы меняете контекст их выполнения.

Если вы из тех редких людей, у которых не больше 25 следующих действий, вам вполне достаточно одного списка. В нем могут быть самые разные пункты: «Купить гвозди», «Обсудить с боссом кадровые перестановки» или «Набросать идеи по поводу заседания комитета». Если же следующих действий 50 или 100, сложно найти нужное в одном длинном списке. Каждый раз, когда появляется время что-либо сделать, придется сначала проводить малопродуктивную систематизацию. Например, если во время конференции возникла пауза и вы можете кому-то позвонить, нужно сначала выделить из общего списка все задачи по телефонным звонкам. Поэтому, когда вы идете куда-то по делам, позаботьтесь, чтобы у вас был отдельный список дел, которые вы можете сделать параллельно.

Такой тип организации списков, кроме того, повышает вашу энергию, вы чувствуете настрой на определенную деятельность. Например, если у вас «телефонное настроение», вам легче сделать много телефонных звонков и полностью выполнить список «Телефонные звонки». Когда вы за компьютером, можно постараться сделать все дела, связанные с этим, не переключаясь на другие виды деятельности. Для того чтобы переключиться и войти в другой ритм с другими рабочими инструментами, требуется гораздо больше энергии и усилий, чем многие себе представляют. Наконец, очевидно, что на встрече с руководителем все вопросы, которые вы планируете обсудить, должны быть в одном списке и под рукой.

Стандартные категории напоминаний о действиях

Вероятно, для вас окажутся полезными следующие заголовки списков:

• Телефонные звонки

• За компьютером

• Поездки

• В офисе (разное)

• Дома

• В любом месте

• Повестки дня (для людей и на встречи)

• Прочитать/посмотреть

Телефонные звонки. Это список всех телефонных звонков, которые вам нужно сделать. Работать над этим списком можно, когда у вас есть время и телефон под рукой. Если вы постоянно в разъездах, удобнее иметь один список для всех звонков. Возможность воспользоваться им может выдаться в любой момент, например, когда вы не в офисе, путешествуете, ждете самолет или ребенка из школы. Отдельный список телефонных звонков позволит сконцентрироваться и выбрать человека, которому лучшего всего звонить в данный момент.

Советую указывать рядом с каждым пунктом телефонный номер. Нередко складываются ситуации, когда вы позвонили бы, если бы не нужно было искать номер телефона. Впрочем, если вы пользуетесь мобильным телефоном, достаточно нажать на кнопку.

За компьютером. Если вы работаете за компьютером (особенно если у вас несколько устройств: рабочий и домашний компьютеры, ноутбук и планшет), может оказаться полезным систематизировать все действия, которые нужно выполнить, попав за компьютер. Так вы увидите весь спектр задач: электронные письма, которые нужно отправить, документы, которые следует подготовить или отредактировать, и т. д.

Поскольку я много летаю, я составляю два списка дел: «За компьютером» и «Онлайн». На борту самолета, где обычно нет Wi-Fi, я не могу подключиться к интернету или своим серверам, что бывает нужно для работы. Вместо того чтобы смотреть в свой список и выбирать, что я могу сделать, а что нет, я точно знаю, что в списке «За компьютером» у меня зафиксированы только те задачи, которые не требуют подключения к интернету. Это освобождает от необходимости дополнительно систематизировать список по этому критерию.

Внимательно подумайте, где, когда и при каких обстоятельствах вы можете выполнять конкретные действия, и организуйте свои списки соответственно.

Если вы работаете за компьютером только в офисе или только дома, эти действия можно включить в списки, организованные по местоположению. Впрочем, было бы полезно видеть все задачи, связанные с компьютером, когда вы находитесь рядом с компьютером. С другой стороны, если ваша работа достаточно мобильна и вы можете выполнять ее и на компьютере, и на ноутбуке, и на планшете, и на смартфоне, тогда, возможно, оптимальным вариантом для вас будет записать все задачи в один общий список «Цифровой контекст» или поместить их в категорию «В любом месте».

Поездки. Имеет смысл поместить в одном месте напоминания обо всех делах, которые нужно выполнить, когда вы не в офисе. Общий список поможет попутно справиться с большим количеством задач. В него попадут самые разные дела: «Получить в банке сертификаты на акции», «Забрать костюм из ателье» или «Купить цветы для Робин».

Конечно, этот список может быть составлен в виде самоклеящихся листков с напоминаниями в вашем блокноте, или на холодильнике, или в виде электронного списка дел в приложении по управлению задачами.

Иногда полезно создавать подсписки в рамках отдельных пунктов списка «Поездки». Например, если вам нужно что-то купить в строительном магазине, стоит внести в список пункт «Строительный магазин», а затем перечислить все, что нужно купить. Это напоминание можно сделать на стикере или, если вы пользуетесь технологичными устройствами, добавить как отдельный комментарий к пункту списка «Строительный магазин», в котором указать все детали[28].

Мы должны стремиться достичь той простоты, которая превосходит сложность.

В офисе. Если вы работаете в офисе, определенные действия можете выполнить только на рабочем месте, и такой список полезно иметь перед глазами. Хотя очевидно, что, если для работы вы пользуетесь компьютером и телефоном и у вас созданы отдельные списки «Телефонные звонки» и «За компьютером», они также пойдут в дело. Я использую список «В офисе» для напоминания о делах, требующих моего физического присутствия на рабочем месте, например навести порядок в ящике для документов или распечатать и обсудить большой документ с коллегой.

Чем проще фокусировать внимание на действиях, тем больше их будет выполнено.

В современных условиях компании становятся все более открытыми, гибкими и виртуальными. Набирает популярность такое явление, как hotel-ing: у сотрудника нет постоянного рабочего места, он может приступить к работе в любом удобном для него месте в офисе компании. Соответственно, категория дел «В офисе» может означать действия, для совершения которых просто необходимо находиться где-то в офисе компании. В связи с этим для некоторых людей становится актуальным создание двух списков дел «В офисе», каждый из которых связан с каким-то конкретным рабочим местом.

Дома. Многие дела можно выполнить только дома, а потому имеет смысл создать соответствующий отдельный список. Уверен, у вас множество личных проектов, связанных с домашним пространством. И часто следующий шаг по этим проектам – просто сделать это. Стандартными пунктами этого списка могут быть: «Повесить новую акварель, «Навести порядок в принадлежностях для путешествий» или «Убрать зимнюю одежду в шкафы».

Если помимо офиса вы работаете еще и дома, как я, то все, что можно сделать только здесь, попадает в список «Дома». (Если вы работаете только дома, то список «В офисе» вам не нужен.)

Некоторые люди работают в разных местах. У кого-то есть персональные места, куда они отправляются работать, чтобы сменить обстановку, например гостевые дома, лодки, даже просто небольшие местные кофейни. Категория «В Starbucks» вполне подходит для организации списка действий!

Повестки встречи[29]. Многие из ваших следующих действий должны произойти во время личного общения с кем-то или требуют обсуждения с другими людьми. Вам нужно поговорить с деловым партнером по поводу идей на следующий год, узнать у супруги, что она планирует на весну, дать помощнику поручение, которое сложно описать по электронной почте. К тому же на планерке в следующий понедельник нужно поставить всех в известность об изменениях в предоставлении отчетов о расходах.

Для рабочих встреч и людей, с которыми вы общаетесь постоянно, часто требуется отдельный список «Повестка встречи».

Для каждого из этих людей и для рабочей планерки (если вы постоянно в ней участвуете) необходимо составить отдельный список следующих действий. Специалисты, у которых заведена отдельная папка, где лежат все материалы, которые могут понадобиться для обсуждения с руководителем, уже используют один из вариантов этого метода. Хотя, если вы подходите к определению всех своих следующих действий последовательно, у вас может получиться от 3 до 15 таких списков. Я рекомендую создавать отдельные списки для начальников, партнеров, помощников и детей. Такой же список должен быть для вашего юриста, финансового советника, бухгалтера и/или технического консультанта, а также для всех людей, с которыми нужно обсудить больше одного вопроса при следующей личной встрече или в телефонном разговоре.