Искусство управления складом - Сергей Николаевич Бердышев

4.1.2. Работы по управлению материалами и изделиями в складском хозяйстве

Организация работ по размещению и хранению ТМЦ представляет собой круг важнейших задач для работников складов, в который входит правильное размещение материалов и изделий по местам хранения и их хранение. Правильное размещение ТМЦ значительно упрощает работу складов, в особенности при большой номенклатуре запасов.

Вот почему для больших складских хозяйств показано в целях облегчения и ускорения работы иметь развернутые схемы размещения стеллажей с маркировкой последних: данные схемы рекомендовано вывешивать на видном месте. Маркировка мест хранения (стеллажей, полок, ячеек и т. д.) производится посредством соответствующих условных обозначений и выполняется при поступлении ТМЦ на склад. Использование такой маркировки необходимо не только в контрольных целях (что отчасти гарантирует сохранность запасов), но и в целях последующего быстрого нахождения материалов и изделий при отпуске.

Рекомендовано хранить запасы по сортам, размерам и партиям поступления. С этой целью для каждого сорта и размера материалов выделяется определенное место хранения: стеллаж, полка, ячейка, ящик. Наиболее ходовые материалы целесообразнее укладывать ближе к входу/выходу. Однородные материалы, однако с разными сроками поступления на склад, стоит размещать рядом, но таким образом, чтобы материалы, поступившее прежде, можно было отпускать в первую очередь. Требуется обеспечить отпуск материалом в порядке их поступлении на склад.

Полки стеллажей и прочие места хранения должны быть снабжены ярлыками с указанием наименования материала, ГОСТа, максимальной и минимальной величины запаса и другой информации складского учета.

Рационально организованное хранение материалов на складах защищает их от механических повреждений, загрязнения, предотвращает воздействие одних материалов на другие, не допускает изменение физико-химических свойств запасов. Подобная организация хранения возможна только в том случае, если работники склада хорошо осведомлены касательно свойств хранимых ценностей и неукоснительно соблюдают все требования условий и техники хранения данных запасов. Условия хранения и техника хранения — это не одно и то же. Под условиями понимается окружающая среда, в которой запасы хранится на складах: температура, влажность воздуха, освещенность естественным светом и проч. Под техникой хранения материалов понимается порядок и способы хранения и укладки материалов.

Выбор условий и техники хранения того или иного материала определяется физико-химическими свойствами этого материала. Для материалов с близкими физико-химическими свойствами условия и техника хранения одинаковы.

Стоит отметить, что на условия хранения материалов влияет не единственно окружающая среда (складской микроклимат), но и длительность хранения. В зависимости от продолжительности размещения запасов на территории складского комплекса принято различать долгосрочное и краткосрочное хранение. Краткосрочному хранению подлежат материалы текущего запаса, а долгосрочному — материалы специального, неснижаемого запаса, называемого также резервным.

Текущий запас, как правило, не превышает 30–45 дней, в силу чего большинство материалов, не подверженных быстрой порче, допустимо держать в облегченных условиях хранения (не прибегать к консервации). Однако показано регулярно (1–2 раза в месяц) производить осмотр содержимого склада с целью проверки условий и техники хранения МПЗ. В случае обнаружении порчи материалов требуется очистить материалы механическим или химическим способом и подвергнуть их консервации (покрытию защитными смазками или пленками, например), чтобы прекратить дальнейшую порчу и восстановить его качество.

Хранение материалов в отапливаемых помещениях предполагает контроль температуры и влажности воздуха. Чрезмерная сухость и влажность воздуха оборачиваются порчей некоторых материалов. Практика показала, что для основной массы МПЗ физическими условиями, гарантирующими сохранность материалов, являются[52]:

а) температура в пределах +10… +12 °C;

б) относительная влажность воздуха — около 40 % (с колебаниями до 60 %, не более);

в) хорошая вентиляция и чистота помещения.

4.2. Склад и транспортная служба

4.2.1. Отношения между складом и транспортной службой

Четкая организация обслуживания клиентов складом предполагает своевременное и правильное планирование завоза материалов, то есть надлежащие организацию и порядок выполнения работ по завозу, выгрузке, рассортировке и приемке поступающих на склад материалов и изделий. Планы завоза составляются заготовительными группами в отделе снабжения при участии завскладом. Благодаря таким планам появляется возможность уточнить время разгрузки, выделить рабочих и машины, укомплектовать необходимую документацию.

В нынешних условиях товарно-материальные ценность поступают в складское хозяйство компании как от местных, так и — все чаще — от иногородних поставщиков, причем в обоих случаях доставка производится обычно автомобильным транспортом. Однако от иногородних доставка может также осуществляться (при больших партиях товара) по железной дороге или водным транспортом, что необходимо учитывать в работе.

Выгруженные материалы сортируются, распаковываются, принимаются по количеству и качеству, формируются в тару (например пакетоформирующей машиной) с последующей укладкой на места хранения. При выгрузке и укладке ценностей следует обращать внимание на надписи «Осторожно», «Не бросать», «Не кантовать», «Верх» и т. д. Если на таре нет таких надписей, но ответственное за погрузку лицо знает об их необходимости, оно должно велеть грузчикам соблюдать осторожность, а по завершении основного блока работ дать указание кладовщикам нанести надписи соответствующего содержания.

Приемка ТМЦ на складах включает в свой состав следующие операции:

1) проверку количества и качества поступивших материалов и изделий (причем проверка количества поступившего материала должна предшествовать проверке качества);

2) оформление приемки соответствующими документами, которые после сдаются в бухгалтерию;

3) принятие материальных ценностей на учет — складской и бухгалтерский.

Приемку материалов на складе обычно осуществляет завскладом либо кладовщик, при необходимости — совместно с представителями отдела технического контроля или технического отдела. Приемку материалов особо ответственного назначения и наиболее ценных осуществляет специальная комиссия, причем номенклатура таких материалов и состав приемной комиссии устанавливается отделом снабжения (иногда — по согласованию с отделом технического контроля) и утверждается главным инженером на промышленных предприятиях, а в торговых компаниях — руководителем.

Факт приемки оформляется соответствующим актом. В целях складского и бухгалтерского учета за начало приемки принимается день поступления материалов на склад. Своевременная приемка материалов нужна не единственно как фактор правильного ведения учета и отчетности, но она также обеспечивает своевременное предъявление претензий поставщикам (в случаях, когда поступившие материалы ненадлежащего качества или по количеству не соответствуют сопроводительным документам). Вдобавок быстрое принятие поступивших ТМЦ на учет сокращает возможности для его порчи и хищений.

Качество и количество материалов определяется в процессе приемки в соответствии с особыми условиями договора поставки, сопроводительной документацией, а также указаниями соответствующих ГОСТов и технических условий, утвержденными законодательно. Количество поступивших ТМЦ определяется путем пересчета, обмера, взвешивания и т. д. Качество устанавливается путем внешнего осмотра и лабораторных испытаний отобранных образцов. При обнаружении несоответствия веса нетто, количества товарных единиц и т. д. с данными, указанными в сопроводительных документах (договоре, ГОСТе) получатель обязан приостановить вскрытие остальных мест, с тем чтобы вызвать представителей поставщика. В случае неявки их в установленные