Интегрированный тайм-менеджмент - Прентис Стив

Избегая спешки, вы сохраняете хладнокровие, поскольку тревога, связанная со спешкой, — причина внутреннего жара. А что означает хладнокровие? Это чистая, не мятая одежда, сухая ладонь при рукопожатии, уверенный взгляд, дружелюбие на лице. Соблюдение принципов интегрированного тайм-менеджмента гарантирует вам идеальный внешний вид.

Куда бы вы ни ехали и с кем бы ни встречались, ваше появление задает тон будущим отношениям. Если вы впервые видите своего визави, это ваш единственный шанс произвести первое впечатление. Ваша задача предстать перед теми, с кем встречаетесь, в наилучшем виде. Поверьте, значение этого трудно переоценить.

СУДИТЕ САМИ: ПРИМЕР ИНТЕГРИРОВАННОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Предположим, у вас назначена встреча на 14.00. Действуя по методике интегрированного тайм-менеджмента, вы предполагаете явиться в 13.50. Если планируя поездку, человек имеет в виду реальное время встречи, он рискует опоздать. Недаром пословица предупреждает: «Решил прийти точно в срок — значит решил опоздать».

Будьте реалистом, рассчитывая время, которое потребуется, чтобы от своего рабочего стола добраться до места встречи к 13.50. Сколько уйдет на дорогу? Пять минут — и пешком? Или нужно пересечь весь город? Не нужно ли учесть черепашью скорость лифта или систему охраны в здании, куда вы направляетесь? Подумайте обо всех возможных задержках, не отмахивайтесь от них и не надейтесь, что все светофоры проскочите на зеленый свет. Интегрированный тайм-менеджмент учит безошибочному планированию, поездкам без спешки, а значит, без риска для жизни и напряжения.

Всего этого можно добиться, если реалистично учесть все возможные обстоятельства и заранее внести их в I-образный распорядок дня. Несмотря на то что лицом к лицу вы должны встретиться с деловым партнером в 14.00, мероприятие под названием «Встреча» по сути начинается в тот момент, когда, собрав все необходимые бумаги, вы поднимаетесь из-за стола и делаете шаг к выходу.

Вы уже собрались уйти, когда раздался звонок? Подумайте, прежде чем снять трубку. Неожиданный звонок — причина многих опозданий. Сохраняя хладнокровие, решите, стоит ли отвечать, даже если на проводе один из важных клиентов. Возможно, четкое, продуманное приветствие голосовой почты на время удовлетворит звонящего. Интегрированный тайм-менеджмент не приветствует «ответоголизм». Если звонок не из числа абсолютно горящих, считайте, что вы уже ушли, что вы уже на встрече. В конце концов, раздайся звонок минутой позже, абонент все равно попал бы на голосовую почту.

Итак, несмотря на то что встреча должна длиться с 14.00. до 15.00, в своем I-образном распорядке дня вы отвели на нее еще сорок пять «дорожных» минут, которые уйдут на то, чтобы: встать из-за стола, дождаться лифта, дойти до машины и доехать до места встречи. Кроме того, вам потребуется еще несколько минут по окончании встречи на подведение итогов (завершающий этап). Следовательно, реально встреча будет длиться с 13.15 до 15.15. Скажите самому себе и окружающим: у вас встреча с 13.15 до 15.15, потому что так оно и есть.

Воспользовавшись методикой интегрированного тайм-менеджмента, вы появитесь точно в срок, избежав многочисленных негативных последствий опоздания. Опаздывать на деловые встречи — не лучший способ продвижения по карьерной лестнице. Вы ставите себя в неловкое положение и подрываете свой авторитет как личности и как профессионала, когда открываете дверь помещения, где уже началось мероприятие, ищете свободное место, достаете бумаги и пытаетесь собраться с мыслями, — все это под взглядами более пунктуальных участников встречи. Да и при личной, запланированной на конкретное время встрече с клиентом свое опоздание оправдать не намного проще.

Однако и появляться задолго до срока тоже ни к чему. Допустим, вам повезло, вы не попали ни в одну дорожную пробку и приехали на место за полчаса до 14.00. Что ж, значит у вас есть время узнать, кто вам звонил, когда вы уходили. Вы уже припарковались, место встречи находится в поле вашего зрения, и ваши деловые партнеры пока не знают о вашем приезде. Все просто отлично! Вы неожиданно получили в свое полное распоряжение «краеугольное время» на кое-какие дела или звонки. Имея в руках мобильный телефон, КПК или хотя бы ручку, бумагу и несколько монет, вы с пользой проведете это время. А ведь вы только и сделали, что сменили порядок событий: сначала добрались до места, а уж потом ответили на звонки.

А можно использовать эти «бонусные» минуты на отдых — ну не здорово ли? Подставьте лицо солнышку, просмотрите газету, выпейте кофе. Пятнадцатиминутный мини-отпуск очень хорошо скажется на вашем здоровье и работоспособности. Ну а когда эти четверть часа пройдут — отправляйтесь на встречу и появитесь, как и положено, за пять минут до 14.00. Вот увидите, очень скоро люди станут говорить: «Вы настолько пунктуальны, часы можно сверять!» А это самый главный козырь в нашем рассчитанном до минуты деловом мире.

ИНТЕГРИРОВАННЫЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ УТРОМ: ПОДЪЕМ!

В большинстве своем люди ненавидят вставать по утрам, и это объяснимо. Мало с чем можно сравнить удовольствие оставаться в тепле, уюте и комфорте постели. Здесь мы чувствуем себя в полной безопасности, хотя именно здесь мы наиболее уязвимы. Вы когда-нибудь замечали, как меняется наше настроение в любой поездке, стоит только переступить порог гостиничного номера и увидеть кровать, на которой предстоит провести следующие несколько ночей? А все потому, что именно она — наш временный дом, убежище в чужом городе или чужой стране. По сути, все наши перемещения в физическом мире (в офис и обратно, в магазин, в отпуск) можно мысленно представить в виде карты, где все линии расходятся от подушки, эпицентра нашего существования. Куда бы вы ни отправились из дома, вы стремитесь к концу дня вновь опустить голову на свою подушку.

И что же следует из всего сказанного? Что утренний подъем, мучительное расставание с блаженным теплом постели — это первая из тех личных жертв, которые мы приносим каждый день. Чтобы понежиться подольше, многие из нас до минимума сокращают время на одевание, сборы и дорогу до офиса. А иной раз, чего уж греха таить, можно и завтраком поступиться, перехватив что-нибудь по пути.

Однако именно утренний подъем — это одно из тех немногих действий, над которыми вы как личность имеете абсолютный контроль просто-напросто потому, что это вообще первое событие дня. Это испытание силы воли. И что победит — ваш интеллект или подушка?

Приобретите хороший будильник. Если чтение этой книги вдохновит вас хотя бы на одно приобретение, пусть им станет будильник, который не поднимает тревогу, а будит мягко, осторожно, усиливая звонок в течение двадцати минут, чтобы обеспечить вам достаточное время на выход из сна [25]. Будильник же, который выдает оглушительный звонок над самым вашим ухом, сравним разве что с ведром холодной воды, опрокинутым на вас, сонного. Учитывая, как мало нам удается поспать, такое выдергивание из быстрой стадии сна становится причиной в лучшем случае головной боли, а в худшем — и сердечного приступа. Недаром самое большое количество сердечных приступов регистрируется по понедельникам: это следствие резкого возвращения от (относительного) отдыха в выходные к рабочим проблемам.

Первым делом включайте свет. Свет поможет вам проснуться. Он стимулирует работу мозга, что в свою очередь способствует выбросу стимулирующих веществ в кровь. Как только услышите будильник, включите ночник. Если вашему партнеру (супругу) вставать не нужно и он продолжает спать, воспользуйтесь фонариком. Никого не волнует ваш внешний вид с утра. Ваши домашние либо спят, либо выглядят не лучше. Свет вокруг вас прогонит сон прежде, чем вы выпьете свою первую чашку кофе.

Вам есть ради чего вставать! Подумайте о радостных событиях жизни: рождественские праздники, каникулы, дни рождения вашего детства, первый школьный день, первый снег, свадьба, начало вашей карьеры. Помните, насколько проще вам вставалось в эти дни? Вас ждали великие дела, и ваш мозг готов был действовать моментально.