Тайм-менеджмент - Полли Берд

Каталоги являются еще одним традиционным источником избыточной информации. Многие компании получают их десятками. Немало менеджеров считают каталоги полезным средством приобретения бизнес-информации, выяснения товарной политики и достижений конкурентов. Однако лавина каталогов может с легкостью захлестнуть вас с головой.

Попросите исключить вас из рассылочных списков производителей, чьи каталоги вы никогда даже не открываете. Ограничьтесь знакомством только с наиболее значительными и имеющими прямое от-ношение к вашей специальности. Быстро их пролистайте, сделайте для себя необходимые пометки и отправьте в корзину. Если каталог стоит того, чтобы его сохранить, держите у себя только самый последний выпуск. Так же нужно обходиться с каталогами офисного оборудования и материалов. Знакомьтесь с каталогами новых компаний, но если не видите ничего для себя интересного, откажитесь от их дальнейшего получения.

Эрик руководит работой небольшой строительной фирмы и постоянно получает массу каталогов. Но он даже представить себе не мог, насколько их много, пока не решил перед самым Рождеством избавиться от накопившейся за три месяца макулатуры. К приезду машины от компании-переработчика бумажных отходов он одними только каталогами заполнил две большие картонные коробки, и это вдобавок к бумагам, которыми был завален его рабочий стол. Эрик и физически не смог бы их просмотреть, и к тому же они занимали немало места. Сегодня он получает каталоги лишь нескольких фирм, с которыми обычно имеет дело. Что касается ценности каталогов вновь возникающих компаний, то тут он полностью полагается на мнение своего секретаря.

Как поступить со значительно похудевшей стопкой вырезок, копий и других бумаг, которые все же необходимо прочитать? Вот здесь-то и пригодится то самое переходное время, о котором мы уже говорили в главе 4. Поместите все материалы для чтения в одну папку. Как только выдастся несколько свободных минут, извлеките из папки одну из бумаг и прочтите ее. Далее вы можете либо ее сохранить (редкий случай), либо выбросить.

Берите папку с собой, когда предстоит достаточно продолжительная поездка или знаете, что в течение дня несколько минут вам придется провести в ожидании. Старайтесь ни одной бумаги не прихватывать домой.

Каждый может усовершенствовать собственную технику чтения, воспользовавшись несколькими простыми правилами. Методично следуйте им всякий раз, когда приходится что-либо читать (кроме чтения ради удовольствия), и вы самым решительным образом сократите время, затрачиваемое на знакомство с бумагами, полностью при этом усваивая всю полезную информацию.

1. Прочтите оглавление, чтобы получить общее представление о содержании книги.

2. Пробегите глазами предметный указатель, чтобы выяснить, какие понятия в книге раскрываются и насколько детально.

3. Прочтите введение.

4. Прочтите введение к каждой интересующей вас главе, а также последнюю страницу.

5. Быстро прочтите саму главу.

6. Еще раз перечитайте важные фрагменты главы.

Если читаете книгу справочного характера, вам вряд ли понадобится читать ее целиком. Действуя в соответствии с приведенной схемой, вы сократите время, которое обычно затрачивается на поиск нужной информации.

Документы и статьи можно читать, следуя той же схеме.

1. Прочтите краткое изложение, обзор, вводную часть (когда дело касается научных или специальных статей и документов) или первые несколько абзацев, чтобы выяснить характер основного текста.

2. Прочтите заключение или несколько последних абзацев. В большинстве случаев, в особенности когда у вас мало времени, этого вам будет достаточно.

3. Если необходимо ознакомиться с содержанием более подробно, то прочтите нужные разделы.

Все это может показаться очевидным, однако поистине удивительно, как часто люди, изначально прекрасно разобравшиеся в характере и содержании текста, с упорством, достойным лучшего применения, методично читают его от первой до последней строчки вне зависимости от важности или актуальности материала. Если последуете приведенным советам, то значение статьи или документа сразу станет для вас понятным. Далее вы без труда выберите и прочтете разделы, которые заслуживают вашего полного внимания.

Существует пять типов чтения:

1. Сосредоточенное чтение с целью детального изучения — например, чтение юридических документов.

2. Неспешное чтение — к примеру, романа.

3. Предварительное чтение ради быстрого выявления сути изложения (описано выше).

4. Беглый просмотр, чтобы получить общее представление о содержании.

5. Скоростное чтение.

Первые два типа понятны, вы с ними уже знакомы. Третий, предварительное чтение с быстрым выяснением общего смысла, мы только что обсудили.

При беглом просмотре текст читают как обычно, но без прочтения всех без исключения слов. Техника этого типа позволяет читать быстрее с одновременным усвоением общего смысла изложения. Она позволяет также быстро отыскать разделы текста, представляющие для вас особый интерес, после чего вы можете перечитать их более внимательно. Попрактиковавшись, вы сможете просматривать текст очень быстро. Навык беглого просмотра, без сомнения, вам пригодится.

Еще один тип чтения — скоростное, или скорочтение, то самое, которому учат на специальных курсах. В главе 4 уже отмечалось, что владеть скоростным чтением не обязательно, хотя некоторые считают этот навык полезным для себя. Подозреваю, что большинство людей просто не могут или не хотят тратить время на усвоение и закрепление этого навыка. Описанной выше техники будет для них вполне достаточно.

Однако те, кто решил непременно овладеть техникой скорочтения, своего добились и считают, что потраченное на обучение время окупится.

Когда мы читаем достаточно быстро, то схватываем не отдельные слова, а сразу целые фразы. Наши глаза пробегают строчку за строчкой, как это происходит при беглом просмотре. Чтобы читать еще быстрее, необходимо следовать взглядом вдоль условной средней линии страницы, прочитывая сразу группы слов и охватывая общим зрением слова по обе стороны от них.

Скользя взглядом вниз по средней линии страницы, вы быстро схватываете смысл текста и отклоняете взгляд направо или налево, только когда отмечаете в тексте что-то такое, что требует более пристального внимания. Метод основан на нашей способности видеть и усваивать значение групп слов.

Можете пользоваться пальцем в качестве указки, управляющей движением глаз. Проверьте свою способность усваивать содержание, с максимальной скоростью прочитав страницу и затем выяснив, какой объем информации вам удалось запомнить.

Чтобы получить более полное представление о технике скорочтения, запишитесь на специальные курсы, но можете научиться читать быстрее и самостоятельно, если попрактикуетесь в приведенных выше простых приемах.

Не пренебрегайте ведением записей в процессе чтения. Не думайте, что при этом станете терять время, поскольку темп чтения замедлится. Благодаря записям прочитанное будет закрепляться в вашем сознании, что избавит от необходимости возвращаться к уже прочитанному и перечитывать заново, если вы не разобрались в пассаже либо сразу не обратили на него внимание.

В процессе чтения отмечайте карандашом или маркером наиболее важные места, подчеркивайте ключевые слова и фразы. Если будете хранить материал, то впоследствии легко сможете найти в нем нужные — уже отмеченные — места. Если бумага пойдет в корзину, благодаря пометкам самая значительная информация лучше запечатлится в вашей памяти.

Ребекка, энергичная сотрудница департамента финансов муниципалитета, часто становилась объектом насмешек со стороны коллег из-за привычки делать записи при чтении документов. Они считали пустой тратой времени переписывать то, что и так уже изложено на бумаге. Однако последней посмеялась Ребекка, когда единственная высказалась на заседании городского совета против предложенного проекта, полностью разобравшись в казуистике разработанного авторами текста. Благодаря сделанным в ходе изучения документа выпискам она сумела сопоставить отдельные фрагменты данных и выявила существенные ошибки в расчетах.

Чтение, пожалуй, является основным источником информационной перегрузки, однако существуют и другие, и их вы также способны контролировать.

Среди наиболее очевидных, безусловно, радио и телевидение. Если вы злоупотребляете ими, то теряете немало времени и к тому же поглощаете массу ненужной и бесполезной информации.