Управление затратами предприятия - Е. Котенева

Документирование отпуска материалов на разных предприятиях может различаться, что зависит от характера производства, направления и частоты расхода материалов. Так, ежедневный отпуск материалов на производство и прочие цели оформляется при помощи лимитно-заборных карт. Карта выписывается в двух или трех экземплярах на движение одного или нескольких видов материалов в течение месяца. Одновременно могут применяться квартальные лимитно-заборные карты, в которых фактический отпуск материалов предусмотрен по отрывным месячным талонам. В лимитно-заборных картах указываются вид операций; номер склада, с которого производится отпуск материалов; цех, получающий необходимые материалы со склада; шифр затрат; наименование и номенклатурный номер получаемых материалов; единица измерения и лимит месячного расхода материалов, исчисляемый на основе производственной программы сроком на месяц и существующих нормативов расхода материалов. Материальный склад и цех-получатель оставляют себе по одному экземпляру заполненной лимитно-заборной карты.

Установленный лимит ограничивает выдачу материалов со складов. При отсутствии необходимого материала на складе производят его замену другим, для этого выписывают отдельное требование-накладную на замену или дополнительный отпуск материалов, уменьшая остаток лимита в лимитно-заборной карте. В карте также делаются записи о неиспользованных в производстве и возвращенных на склад материалах, для этого никакие дополнительные документы не требуются.

Применение в управлении производством современной вычислительной техники улучшает качество расчетов, повышает обоснованность исчисляемых лимитов, уменьшает трудоемкость составления карт и количество разовых документов.

Разовый либо нечастый отпуск материалов со склада может быть оформлен односрочным либо многосрочным требованием-накладной на отпуск материалов. Накладные выписывает цех-получатель в двух экземплярах. Такие же требования-накладные применяются для учета движения материалов внутри предприятия. Составляются они материально ответственными лицами участка, отпускающего материалы. Один экземпляр накладной оставляют на месте с росписью получателя, другой экземпляр с росписью отпускающего ценности лица передают получателю материалов.

Накладными на отпуск материалов на сторону оформляют выдачу ценностей сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным вне предприятия. Такие накладные выписывает отдел снабжения предприятия обычно в трех экземплярах, основываясь на договорах и других документах, причем первый экземпляр оставляют на складе для дальнейшего ведения аналитического, синтетического учета материалов, второй экземпляр отдают получателю материалов, третий экземпляр передают в бухгалтерию предприятия. В случае реализации материалов первый экземпляр накладной служит основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

Товарно-транспортная накладная выписывается при перевозке материалов автотранспортом.

Акт на списание материалов составляется специально созданной комиссией с участием материально ответственного лица для документального оформления списания материалов.

Карточки учета материалов часто используются для совмещения первичных и расходных документов, что позволяет уменьшить объем учетной работы и усилить контроль за соблюдением норм складских запасов. Представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, там же проставляют шифр производственных затрат для дальнейшей группировки расходов по объектам калькуляции и статьям затрат.

Акт расхода на фактически израсходованные материалы составляет получатель материалов, указывая наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, шифр заказа, для выполнения которого расходовались материалы, расход материалов по норме и фактически с указанием отклонений от норм и их причин. При необходимости указывают также объем произведенных работ или количество изготовленной продукции. Подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей для бухгалтерии.

Контроль за движением сырья и материалов в производстве осуществляют при помощи четырех основных методов: документирования, партионного раскроя, партионного учета и контроля, инвентарного метода.

Метод документирования в разной степени используется на всех промышленных предприятиях. Он основан на оформлении отдельным документом каждого случая отклонений расхода сырья и материалов от установленных норм, нормативов и условий. Например, при замене одного вида сырья и материалов другими, при расходовании сырья и материалов сверх лимита и т. д. Отклонения от норм документируются специальными требованиями на дополнительный отпуск, на замену и т. п. При отпуске немерных, некондиционных материалов отклонения выявляются непосредственно в документах на отпуск материалов в производство.

Метод партионного раскроя применяется при отпуске материалов по весу и в измерении по площади. Метод состоит в том, что на каждую партию материалов, которые отпускаются на производство, выписывается раскройный лист (учетная карта). В листе указывают количество поданного к рабочему месту материала, количество деталей и отходов, которое должно получиться из данных материалов, и фактически полученные детали или заготовки и отходы. Для расчета результатов раскроя фактически полученное количество деталей сравнивают с нормативным количеством. Экономия или перерасход материалов определяются при сопоставлении фактического количества потраченного материала с нормативным расходом. Подобные расчеты производят и по отходам. В раскройном листе отмечают причины обнаруженных отклонений и работников, ответственных за раскрой материалов.

Метод партионного раскроя применяется в машиностроении, мебельной, отраслях легкой промышленности, иногда в мясной и молочной отраслях. Метод партионного учета и контроля основан на формировании партий сырья и материалов, однородных по технологическим параметрам. Партии формируются путем отбора соответствующих видов сырья и материалов и отдельного их хранения в специально предназначенных местах, при этом каждой партии присваивается свой учетный признак. Признаком может служить номер партии, наименование материала и т. д.

Выбранный признак партии в дальнейшей работе указывается во всех учетных первичных документах по израсходованным в производстве материальным ценностям, чтобы относить сырье и материалы прямым путем на соответствующие виды продукции, работы или услуги. При компьютеризированном производственном учете в первичных документах также указывают код работников, принимающих решение по отбору сырья и материалов для конкретной партии.