Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу - Александр Шумович

Мероприятие – как волшебное зеркало. Вы смотритесь в него и узнаете о себе что-то новое. Только в этом смысл. Только потому гостям не скучно. Они сделают открытие в самих себе. С этим новым знанием они говорят: «Я был вчера в таком месте…» И тогда ваше мероприятие состоялось.

История 85: Сказки на монтаже

Как-то раз на сложном мероприятии шел монтаж. Стояла зима, на улице шел снег, и непогода задерживала прибытие одного из главных подрядчиков в огромный зал, где он должен был установить свои огромные экраны. Все находились в напряжении. Другие подрядчики ждали своей очереди, волновались, пока машины с оборудованием пытались пробиться по ледяной дороге, сквозь пургу.

В это же время в углу зала представитель пожарной инспекции пообещал отменить мероприятие, если ему не предоставят сертификаты безопасности напольного покрытия. Продюсер звездного ведущего заявил, что ведущий отказывается выступать, пока французский коньяк в гримерке не заменят на другую марку. В общем, шла обычная работа.

К мастеру Бу подошел представитель Клиента – симпатичная девушка-блондинка. Она спросила:

– Все ли у нас в порядке?

– Да, конечно. Посмотрите, как все красиво! Мы готовимся, и скоро все будет просто великолепно!

– Меня немного беспокоит, что салфетки на столах разложены рядом с тарелками, а не на них.

– О! Это правильно, так даже лучше. Позвольте, я вам объясню…

Менеджер Ли Ля вопросительно посмотрел на мастера Шу. Тот невозмутимо улыбнулся и прошептал ему на ухо:

– Организовывать мероприятие – это как рассказывать сказку ребенку. Что бы на самом деле ни происходило вокруг, вы должны вести себя так, как будто все прекрасно. Никто не должен заподозрить наличие проблем, которые вы обдумываете и решаете. Event-менеджеров нанимают ровно для того, чтобы не волноваться. Умные люди знают: проблемы всегда есть, и верят, что вы их решите.

Действительно, подрядчики успели, пожарному инспектору показали сертификаты, коньяк заменили и решили тысячи других серьезных проблем. Мероприятие прошло великолепно, как и обещал мастер Бу.

История 86: 300 пакетов

Однажды мастер Шу и мастер Бу участвовали в организации конференции, на которой присутствовали первые лица государства И-Го. Подготовка шла по плану, пока вдруг в три часа ночи они не обнаружили себя в прекрасном зале, где перед ними стояло 300 пустых пакетов и содержимое для них – подарки и буклеты.

Вокруг не было помощников, вспомогательного персонала. Были только они, два мастера мероприятий, и 300 пакетов, и несколько часов свободного времени в середине ночи. На счастье, к ним присоединился их коллега и партнер По Ли.

Они приступили к упаковке.

– О чем вы думаете, мастер Бу?

– Вот о чем, уважаемый мастер Шу. Даже если вы президент целого государства и вовлечены в подготовку мероприятия, однажды случится так, что вокруг не будет никого, ни одного человека. Только пакеты, которые обязательно нужно упаковать к утру. И вы будете упаковывать. Таковы законы организации процессов. Они выше должностей, выше званий.

Упаковка подарков – форма медитации евентиста.

Пакет, ручка, подарок, буклет. Пакет, ручка, подарок, буклет. Хаос превращается в порядок.

Сознание успокаивается, и в мире становится больше гармонии.

Это случилось в городе Мо в ночь с 22 на 23 декабря.

История 87: Мнимая гордость

Как-то раз команда агентства Пре-Мо готовилась выполнить проект по организации мероприятия для одной розовой компании, продающей косметику… Подготовка шла тяжело, согласование тянулось очень долго. Клиент сам не знал, чего хочет, и поэтому «предоставил свободу творчества дизайнеру».

Проблема в том, что Клиент все время вмешивался в выбор той или иной штуки и требовал выполнить так, как он сказал (даже не написал, а просто сказал). Дизайнер, сделавший в макете очередного плаката уже 200 или 300 изменений, вспылил, бросил в сердцах о землю свой боевой стилус и высказался:

– Все! Они меня достали! Это неуважение! Я не буду для них больше ничего делать.

– Но это отличная компания! Нам повезло, что мы работаем с ними!

– Мне все равно! Я сделаю себе харакири!

В агентстве «харакири» называли чай с лимоном. Угроза была серьезной.

Дизайнер был юн и горяч. Тогда мастер Шу взял его под руку и увел на кухню пить чай. Он сам сделал дизайнеру харакири, отрезав большой ломтик лимона. Тут же собрались и другие менеджеры, знавшие, что за чаем будет увлекательная история. И они не ошиблись.

– Случилось это несколько лет назад. Мы готовили предложение для автомобильной компании Пор-Ше. Работать с ними хотели все агентства города Мо. Мы были настроены решительно и готовы к любым испытаниям! Их замок находится далеко, но мы поехали туда, чтобы поговорить с сотрудниками Пор-Ше, лично выслушать бриф. Мы потратили две недели на подготовку предложения. Оно было идеально продумано. С прекрасным дизайном. Повар разработал специальное меню. Диджей написал специальную музыку. Мы сделали специальный ролик о наших идеях, дразнящий, интригующий. Также специальный интерактивный сайт, где показали наши идеи лучшим образом. Мы перевели наше предложение на английский и немецкий язык, распечатали на прекрасной тонкой бумаге и в назначенный час приехали на встречу, чтобы представить результаты наших трудов.

– Пока звучит очень привлекательно, мастер.

– Но начались проблемы. Они задержали встречу на два часа.

– Печально.

– Вместо управленцев нас выслушали стажеры.

– О. Это значит, что команда работала зря.

– Да, точно. И знаете, что случилось потом? Через неделю они сказали, что отменили тендер и хотят провести новый. Встал вопрос, нужно ли нам участвовать? Нам показалось, что компания проявила неуважение к нашей работе и такая ситуация повторится вновь. У многих имелись сомнения!

– Что же вы решили?

– Мы задали себе несколько вопросов. Например, чем мы тут занимаемся?

– Мы организовываем прекрасные мероприятия, мастер.

– Мы хотели бы работать с такой компанией, как Пор-Ше?

– Ответ «да», мастер.

– Если бы тендер проходил через год, стали бы мы участвовать? Тоже да. Так зачем же ждать целый год? Это правильная компания, правильный Клиент, с ними нужно работать. Поэтому отриньте мнимую гордость и в этот раз сделайте свою работу лучше других! Это наша работа – делать крутые предложения, выигрывать тендеры и удивлять всех прекрасными мероприятиями. И знаете, что мы сделали тогда? Команда Пре-Мо собрала всю свою кротость и все свои таланты воедино и приняла участие в тендере. И хотя на пути агентства были и успехи, и поражения, в тот раз команда Пре-Мо блистательно выиграла тендер. Руководители Пор-Ше выслушали идеи и согласились с ними. И мероприятие прошло великолепно.