Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания - Лина Риннэ

• Занимайтесь планированием дел из квадрата 2 вместе с командой лидеров. Существует большая разница между обычным заседанием команды и совещанием, посвященном планированию дел из квадрата 2. На обычной встрече нередко сортируют гравий (краткосрочные задачи). Совещание по планированию дел из квадрата 2 ориентировано на долгосрочный вклад и важные цели из квадрата 2. Оно посвящено определению ключевых видов деятельности, помогающих достигать важных организационных результатов, и превращению их в приоритеты. В организациях существует коллективный реактивный и логический мозг. Планирование дел из квадрата 2 позволяет команде активировать логический мозг и включить в план важное, а не просто срочное.

• Проводите короткие ежедневные совещания, посвященные делам из квадрата 2. Некоторые ситуации требуют ежедневных совещаний команды. Например, в компаниях, которые занимаются разработкой программного обеспечения для быстро меняющегося рынка, команды нередко собираются ежедневно для определения приоритетных задач на день и поиска путей преодоления проблем. Это похоже на индивидуальное планирование дел из квадрата 2 на день, особенно если члены команды концентрируются на важном, устранении отвлекающих факторов и предотвращении проблем, способных позднее привести к кризису. Принципы планирования дел из квадрата 2 можно применять в разных ситуациях, если есть мышление квадрата 2 и общий язык.

• Станьте специалистом в том, чем вы постоянно занимаетесь. Выработка эффективного процесса выполнения наиболее важных и повторяющихся задач совместно с командой помогает всем сотрудникам организации концентрироваться на квадрате 2. Это позволяет избегать бесполезной траты времени и переделок и служит устойчивым фундаментом. По словам гуру процессного подхода Уильяма Эдвардса Деминга, «если вы не способны представить то, что делаете, как процесс, то вы не знаете, чем занимаетесь»{78}.

Правило 4: Управляйте своими технологиями, не давайте им подчинить себя

• Напишите манифест квадрата 2 организации. Проявите инициативу, как подобает лидеру, и напишите понятные рекомендации и правила работы с электронной почтой, СМС-сообщениями и т. д. Помогите членам команды понять, как устанавливать приоритетность ваших сообщений и сообщений, которые они отправляют другим. Установите несколько общих правил. Определите время, когда они могут со спокойной совестью игнорировать поступающие сообщения. Когда ожидания и процедуры ясны, стресс уходит и сотрудники получают возможность сконцентрироваться на наиболее важных вещах.

• Выбирайте подходящие технологии. Как лидер вы можете влиять на выбор систем и технологий в своей организации. Выбирайте технологии, помогающие сотрудникам организовать основную четверку. Установите хорошие фильтры для спама. Позаботьтесь о том, чтобы брандмауэры и правила аутентификации позволяли сотрудникам использовать основную четверку на всех устройствах. В условиях войны за внимание заботьтесь о том, чтобы нежелательные или ненужные отвлекающие факторы и барьеры не мешали сотрудником хорошо работать. Предоставьте им необходимый инструментарий и процедуры доступа к критически важной информации в любой момент и в любом месте.

• Повесьте карту процесса планирования дел из квадрата 2 и научите пользоваться ею. Убедитесь, что сотрудники понимают последовательность операций и уверенно пользуются тремя базовыми приемами. Понимание принципа карты, наличие поддерживающей технологии и необходимых навыков подготовят их к повседневной битве с входящей цифровой информацией. Регулярно анализируйте карту, интересуйтесь тем, как сотрудники применяют правила и помогают ли существующие стандарты разделять вещи на составляющие и работать с основной четверкой.

Правило 5: Поддерживайте свой огонь, не выгорайте

• Заботьтесь о себе. Лидерство – одна из самых непростых интеллектуальных задач. Эффективное лидерство требует значительных затрат ментальной и эмоциональной энергии. Как лидеру вам больше других необходим образ жизни, соответствующий квадрату 2. Пять правил выдающейся эффективности не только помогут вам быть успешным лидером, но и позволят сохранить интерес к работе и избежать выгорания. Начните с заботы о себе и внедрения принципов и подходов пяти правил в свою жизнь. Занимайтесь физкультурой, ешьте полезные для мозга продукты, обеспечьте качественный сон, не забывайте об отдыхе и релаксации и, наконец, укрепляйте отношения с важными для вас людьми. Если вы будете делать это, то вырастете как лидер.

• Позаботьтесь о здоровом питании. Здоровое питание, несомненно, придется по душе большинству сотрудников. Все любят перекусить, и если вы позаботитесь об организации здорового питания на работе, то сотрудники будут только благодарны. Когда люди бодро работают, а не впадают в кому от избытка глюкозы в крови во время послеобеденных совещаний, это окупается сторицей.

• Устраивайте перерывы для освежения головы. Если вы видите, что совещание затянулось, то сделайте перерыв. Позвольте всем встать и немного походить. Попробуйте продолжить совещание стоя. Расскажите что-нибудь смешное. Это позволит встряхнуться, разрядить атмосферу и продолжить работу с новыми силами.

• Уважайте право сотрудников на отдых. Когда человек уезжает в отпуск, оставьте его в покое! Не стоит слать вдогонку письма, СМС-сообщения или звонить. Если дать человеку как следует отдохнуть, то он вернется к работе с новыми силами.

• Культивируйте дух здоровой энергичности. Не стоит поощрять культ крутых парней, никому ненужные трудовые подвиги и достижение поставленных целей любой ценой, как это зачастую происходит в организациях. Конечно, бывает, что приходится задерживаться на работе. Это правда. Но если корпоративная культура поощряет работу на износ, без отдыха, круглые сутки, то вашу организацию ожидает кризис и, что еще хуже, из нее уходят творческие силы, необходимые для генерирования инновационных идей, выводящих на новый уровень или позволяющих обойти конкурентов. Поощряйте тех, кто добивается выдающихся результатов, не превращаясь в офисных зомби. Поощряйте тех, кто привносит в работу самое ценное – это лучшие сотрудники. Ваша энергичность и забота о собственном здоровье послужат примером для подчиненных и в этой сфере.

Создание культуры квадрата 2 в организации

Самой важной задачей руководителей в XXI в. является… повышение эффективности умственного труда и творческих работников{79}.

Настоящий раздел предназначен для руководителей высшего звена, обладающих полномочиями и стремящихся создать культуру квадрата 2 в своей организации. Здесь представлен обзор приемов, позволяющих добиться этого. В их основе лежит процесс, который FranklinCovey применяет, чтобы помочь клиентам усовершенствовать корпоративную культуру.

Корпоративная культура – операционная система организации

Большинство сложных электронных устройств имеют собственную операционную систему. Не важно, какая операционная система установлена, скажем, в вашем смартфоне – iOS, Android или Windows, ее задача – обеспечить работу всего остального.

Корпоративная культура подобна операционной системе организации. Если у вас великолепная операционная система, то все, за что бы вы ни взялись, получается лучше. Не важно, что это будет – достижение целевой прибыли, выполнение задач и проектов, обслуживание клиентов или совершенствование производственных процессов и систем, – если у вас мощная операционная система, то все просто получается лучше. Если операционная система повреждена или неработоспособна, то вас вообще может ничего не получиться.

Если в организации создана культура квадрата 2, то вы обнаружите, что сотрудники:

• Самостоятельно ориентируются на наивысшие приоритеты.

• Самостоятельно выбирают действия, вносящие наивысший вклад в реализацию этих приоритетов.

• Самостоятельно концентрируются на этих действиях и работают с полной отдачей.

При наличии культуры квадрата 2 важнейшие вещи, к которым вы стремитесь, достигаются быстрее.

Вспомните, о чем мы говорили в начале этой книги. Мы привели результаты шестилетнего глобального исследования с участием 351 613 респондентов. По их словам, более 40 % времени и энергии они тратят на дела, не имеющие значения ни для них, ни для их компаний. Мы также показали, что это наибольшая статья скрытых затрат в современных организациях. Цифры свидетельствуют о том, что почти половина фонда оплаты платы выплачивается за вещи, не имеющие отношения к стратегическим целям организации.