Писать профессионально - Хилари Реттиг

Тайм-менеджмент — инструмент спокойствия, успеха, радости и эффективного воздействия. Человек, который успешно управляет своим временем, занят в меру, но не до состояния стресса. Он появляется на встречах вовремя или чуть раньше и всегда хорошо подготовлен. Он заканчивает работу в срок и выполняет ее на высоком уровне. У него масса времени для собственных отношений, здоровья, отдыха и развлечений, а также для других людей — включая раненых незнакомцев.

Он доволен собой и своей работой, а потому вполне естественно, что он — лидер, который привлекает людей и влияет на них.

Самое трудное в тайм-менеджменте — ответственность и необходимость решать, чему посвятить время. Но в итоге это окажется невысокой платой за преимущества.

4.2. Пять фундаментальных принципов тайм-менеджмента

В практике тайм-менеджмента нет ничего сложного: вы планируете и расходуете время так же, как любой другой ценный ресурс. В ее основе лежит философия, которую нужно понять. Как только это произойдет, управление будет даваться проще — почти автоматически. Коротко эту философию можно изложить как пять основных принципов.

1. Время — самый ценный ресурс.

2. Всегда ищите, во что вложить время, а не как его потратить.

3. Дела, в которые вы вкладываете свое время, — это то, в чем вы будете преуспевать (остальные вряд ли получат серьезное развитие).

4. Цель тайм-менеджмента — не перегрузить свой график, а максимально разгрузить его и освободить время для того, чтобы выполнять важные дела как можно лучше, избегая стресса.

5. Нет неуправляемого времени. Если вы сами не управляете им, за вас это с удовольствием сделают другие.

Давайте рассмотрим эти принципы.

4.3. Принцип тайм-менеджмента № 1: время — самый ценный ресурс

Представьте двух людей, желающих улучшить свою физическую форму.

Один тратит тысячи долларов на членство в модном фитнес-клубе, стильную одежду для тренировок, первоклассный шоссейный велосипед, но не пользуется всем этим.

Другой тратит 75 долларов на пару хороших беговых кроссовок и около 20 долларов на подержанные гантели и использует их по часу или более в день.

Кто придет в форму? Очевидно, тот, кто вкладывает время, а не деньги.

Или представьте женщину, которая почти не проводит времени со своими детьми, пытаясь компенсировать это дорогими подарками. А другая мать не может покупать много подарков, зато отдает детям массу своего времени. Кому легче наладить хорошие отношения в семье? Конечно, второй матери.

Оказывается, время не равноценно деньгам — оно гораздо дороже, потому что способно обеспечить ценности, которые не купишь. Утверждение, что время наиболее ценный ресурс, — самое важное из пяти принципов. Оно больше всего влияет на наше поведение. Люди, высоко ценящие свое время, ведут себя совершенно иначе, чем те, кто его не ценит.

Они не признают пустой траты времени. Куда бы они ни шли, что бы ни делали, они спрашивают себя: «Стоит ли тратить на это время? Могу ли я сделать это быстрее? Могу я поручить это кому-то другому? Как делать это рациональнее и эффективнее?» Иными словами, они — оптимизаторы, которые усердно стремятся избежать даже минимума неэффективных дел в своем расписании. Они делают это, потому что знают: 1) незначительная экономия времени имеет накопительный эффект; 2) мелочи часто отнимают больше времени, чем планировалось, и 3) даже пустяковые дела способны вызвать стресс и отвлечь от более важных занятий.

Прошу заметить, что голос, призывающий к оптимизации, всегда мягок, дружелюбен и никогда не ругает. Грубые окрики — это голос деспота-перфекционизма.

Они ценят любые отрезки времени. Даже пятиминутный перерыв между встречами они рассматривают как возможность позвонить, отправить электронное письмо, перечитать свои записи, расслабиться при помощи легкой разминки или медитации. (Вспомните, как часто прокрастинация начинается в организме — раздел 1.9). Те же, кто не придает времени большого значения, бессмысленно тратят не только минуты, но часы, дни, недели, месяцы и даже годы на суету, бесплодные занятия, не соответствующие их целям.

Они вкладывают время и деньги в тайм-менеджмент. Покупают ежедневники, таймеры, всевозможные часы и другие инструменты. Читают книги о тайм-менеджменте. И действительно используют все инструменты и методы, описанные в этой главе.

Они не перегружают себя работой по дому, уборкой или ремонтом, не страдают чрезмерной самоотдачей. Читайте разделы 4.4 и 4.8.

Им свойственно стремление сокращать встречи и разговоры. На работе они вежливы и дружелюбны, но не поддерживают «беседы о погоде» и не отклоняются от сути дела. На встречах придерживаются главной темы. Кроме того, они не идут туда, куда могут позвонить, не звонят, когда могут написать электронное письмо, и не пишут вручную письма, если могут настроить программу автоматических ответов (см. ниже). Конечно, тут есть опасность зайти слишком далеко, сведя эффективность к нулю. Но слишком часто мы, боясь показаться грубыми или по другим причинам, не в силах ограничить непродуктивные разговоры.

Они вкладываются в технологии и автоматизацию. Используют шаблоны, автоответчики, инструкции, напоминания и другие инструменты, чтобы рационализировать свою работу (раздел 3.6). Вдобавок они инвестируют в технологии, помогающие им в других сферах жизни, — например, в высококлассную бытовую технику и всевозможные приспособления для уборки.

Они стараются избегать личных и профессиональных переживаний. Переживания совершенно непродуктивны и часто ведут к нежелательным последствиям, поэтому продуктивные люди избирательны в личных и профессиональных отношениях и приветствуют не всякое общение.

Они несгибаемы перед лицом критики. Они не сдаются и не принимают близко к сердцу такие высказывания: «Как это ты не можешь помочь мне с проектом?», или «Почему ты никуда не пойдешь сегодня вечером? Ты стала такой скучной!», или даже «Если бы ты любила меня, ты бы _____». Они знают, что в действительности вовсе не эгоистичны, не скучны и не равнодушны, а просто целеустремленны и организованны. Они знают также, что те, кто действительно поддерживает их, все поймут и окажут содействие.

Давайте признаем: в мире масса эгоистичных людей, любящих эксплуатировать других. Но у большинства из тех, кто посещает мои курсы и мастер-классы, и, возможно, у вас противоположная проблема — чрезмерная самоотдача (раздел 4.8). Вы слишком часто жертвовали своей миссией и потребностями ради других. Это очень благородная, но все же проблема. Вот почему я утверждаю: если, взявшись управлять своим временем, вы замечаете, что люди начали на вас жаловаться, примите мои поздравления! Значит, вы делаете успехи.