Как привести дела в порядок - Дэвид Аллен

Сбор мыслительной информации: очистка сознания

Когда вы соберете все физические материалы, требующие обработки, следует очистить ваше ментальное пространство оперативной памяти. Какие еще задачи требуют вашего внимания, о которых нет физических напоминаний в корзине «Входящие»?

Вот тут-то вам пригодится пачка чистых листов бумаги. Советую на отдельном листе бумаги записать каждую свою мысль, идею, проект или задачу, о которых вы думаете. Конечно, можно сделать один длинный список в блокноте или в цифровом приложении, но учитывая, что впоследствии вы будете работать над каждым из этих пунктов по отдельности, удобнее это делать на отдельных листах. Требуется приложить определенные усилия, чтобы сконцентрироваться на одном пункте за раз, обрабатывая его. Так что, если у каждой мысли будет отдельное место, как бы банально это ни звучало, это значительно облегчит вашу работу. Для каждой пришедшей в голову мысли вы определяете желаемый результат и следующее конкретное действие и отслеживаете уже это, а не саму мысль. Скорее всего, вы не будете хранить эти листы бумаги, но довольно удобно иметь их под рукой по отдельности, когда вы обрабатываете информацию25.

После того как вы очистили физическое пространство вокруг себя, у вас уйдет от двадцати минут до часа на то, чтобы «очистить» голову и записать все идеи на отдельных листах бумаги. Мысли будут приходить абсолютно бессистемно: неважные и серьезные, личные и профессиональные.

На этом этапе думайте только о количестве. Лучше перестараться, чем что-то упустить. От чего-то ненужного всегда можно избавиться. Ваша первая мысль может быть «Провести глобальное изменение климата, а после этого — «Нужно купить кошачьего корма». Записывайте все. Не удивляйтесь, если в ходе этой работы у вас наберется значительная стопка в корзине «Входящие».

Список напоминаний

Предлагаю следующий список напоминаний о незавершенных задачах, чтобы помочь вам «очистить» оперативную память. Просмотрите его пункт за пунктом, чтобы проверить, не забыли ли вы о чем-нибудь. Часто бывает достаточно малейшего толчка, чтобы что-то важное всплыло в памяти. Не забывайте, когда какая-то мысль приходит в голову, записать ее на листе бумаги и поместить в корзину «Входящие».

Список напоминаний о незавершенных делах

Профессиональные

Начатые, но незавершенные проекты

Проекты, которые нужно начать реализовывать

Проекты, которые нужно рассмотреть

Встречи, которые нужно организовать/предложить

Кто и о каких решениях должен знать?

Важно для прочтения/анализа

Обязательства/обещания другим людям

Руководитель/партнеры

Коллеги

Подчиненные

Другие сотрудники компании

«Внешние» люди

Клиенты

Другие компании

Специалисты

Поставщики

Коммуникация

Внутренняя/внешняя

Связаться или ответить:

Телефонные звонки

Голосовая почта

Электронная почта

Сообщения

Письма

Публикации в социальных сетях

Письменные материалы, которые нужно закончить

Отчеты

Оценки/обзоры

Предложения

Статьи

Маркетинговые материалы

Руководства/инструкции

Резюме

Редактирование

Отчет о состоянии

Отслеживание коммуникации

Встречи, которые нужно организовать/предложить

Кто и о каких решениях должен знать?

Важно для прочтения/анализа

Финансы

Наличные

Бюджеты

Прогнозы

Прибыли и убытки

Баланс

Прогнозирование

Кредиты

Банки

Поступления

Задолженность

Представительские расходы

Инвесторы

Управление активами

Планирование/организация

Формальное планирование (цели, задачи, критерии)

Текущие проекты (следующие этапы)

Бизнес-планы

Маркетинговые планы

Финансовые планы

Мероприятия компании

Корпоративные мероприятия

Встречи

Презентации

Конференции

Организационная структура

Изменения в оборудовании

Установка новых систем/оборудования

Путешествия

Отпуск

Командировки

Развитие компании

Структура компании

Реструктуризация

Роли

Должностные инструкции

Административно-хозяйственное обеспечение

Новые системы

Лидерство

Предложения изменений

Планирование кадрового резерва

Корпоративная культура

Маркетинг/продвижение

Кампании

Материалы

Связи с общественностью

Административные вопросы

Юридические

Страховые

Кадровые

Наем персонала

Корпоративная политика/процедуры

Обучение

Персонал

Наем/увольнение/продвижение

Оценка

Коммуникация

Развитие персонала

Заработная плата

Обратная связь

Дисциплина

Продажи

Покупатели

Потенциальные клиенты

Возможные клиенты

Процесс продаж

Обучение

Выстраивание отношений

Обслуживание клиентов

Системы

Мобильные устройства

Телефоны

Компьютеры

Программное обеспечение

Базы данных

Телекоммуникация

Интернет

Система хранения и справочная информация

Инвентарный список

Хранение

Офис / рабочее место

Офисное пространство

Мебель

Оборудование

Дизайн

Инфраструктура

Принадлежности

Эксплуатация/уборка

Безопасность

Встречи

Предстоящие

Нужно организовать/предложить

Подведение итогов

Профессиональное развитие

Обучение/семинары

Чему нужно обучиться

Что нужно узнать

Навыки, которые нужно развивать

Книги, которые нужно прочитать

Личные

Начатые, но незавершенные проекты

Проекты, которые нужно начать реализовывать

Проекты — другие организации

Обслуживание

Сообщество

Добровольческая деятельность

Духовные организации

Обязательства/обещания другим

Партнер/супруг

Дети

Родители

Семья

Друзья

Специалисты

Предметы, подлежащие возврату

Долги

Коммуникация

Телефонные разговоры

Электронные письма

Письма и визитные карточки

Сообщения с выражением благодарности

Текстовые сообщения

Публикации в социальных медиа

Предстоящие мероприятия

Дни рождения

Юбилеи

Свадьбы

Выпускные

Приемы

Поездки на природу

Праздники

Отпуск

Путешествия

Ужины

Вечеринки

Культурные мероприятия

Спортивные мероприятия

Административные вопросы

Поддержка домашнего офиса

Оборудование

Телефоны

Мобильные устройства

Аудио/видеомедиа

Голосовая почта

Компьютеры

Программное обеспечение

Интернет

Справочная система/записи

Система хранения/резервирование

Свободное время

Книги

Музыка

Видео

Путешествия

Места, которые нужно посетить

Люди, которых нужно навестить

Работа в интернете

Фотографирование

Спортивный инвентарь

Хобби

Готовка

Отдых

Финансы

Счета

Банки

Инвестиции

Займы

Налоги

Бюджет

Страховка

Ипотека

Бухгалтерский учет

Бухгалтер

Домашние животные

Здоровье

Дрессировка

Принадлежности

Юридические вопросы

Завещание

Доверительное управление

Недвижимость

Юридические вопросы

Семейные проекты/действия

Партнер/супруг

Дети

Родители

Родственники

Домашнее хозяйство

Недвижимость

Мелкий ремонт

Строительство

Капитальный ремонт

Арендаторы

Отопление и система кондиционирования

Водопровод

Инженерные коммуникации

Крыша

Ландшафтный дизайн

Подъезд к дому

Гараж

Стены

Полы

Потолки

Дизайн

Мебель

Электрические приборы

Свет и провода

Кухонная техника/ оборудование

Прачечная

Уборка

Хранение

Поставщики услуг

Здоровье

Врачи

Стоматолог

Офтальмолог

Узкие специалисты

Медицинский осмотр

Диета

Еда

Физические упражнения

Личное развитие

Занятия

Семинары

Образование

Консультирование

Карьера

Творческое самовыражение

Транспорт

Мотоцикл

Велосипед

Уход за техникой

Ремонт

Поездки

Одежда

Деловая

Повседневная

Официальная

Спортивная

Аксессуары

Чемоданы

Ремонт

Пошив

Поездки

Покупки

Магазины

Строительный магазин

Запасы

Продуктовый магазин

Подарки

Аптека

Банк

Химчистка

Ремонт

Сообщество

Соседи

Сервис

Школы

Участие в гражданских инициативах

Голосование

Ожидание...

Заказанные продукты

Ремонт

Компенсация