Интегрированный тайм-менеджмент - Прентис Стив

КОНТРОЛЬНЫЕ СПИСКИ

Вы когда-нибудь обнаруживали перед самой встречей, уже находясь в пути, что забыли нечто нужное? Не приходила ли вам в голову мысль: «Совершенно не помню, запер я дверь на замок или нет?» Не случалось ли вам, уже передавая проект клиенту, засомневаться, вставили ли туда крайне важный фрагмент? Если хоть раз такое с вами произошло, то вам знакомо и ужасное чувство: земля уходит из-под ног, сердце колотится, а все мысли только о том, как спасти положение. Пока вы пытаетесь придумать, что делать дальше, стресс усиливается, выключая из работы те самые области мозга, которые отвечают за действия в экстремальных ситуациях.

Несмотря на то что рутина повседневной жизни для каждого становится привычной, всегда есть вероятность что-нибудь упустить. Естественная тяга человека к стабильному ритму увеличивает шансы того, что в какой-то момент вы о чем-нибудь забудете или увидите в ситуации то, что стремитесь увидеть, а не то, что происходит в реальности.

Эту человеческую слабость можно обратить в силу с помощью контрольных списков для событий, состоящих из последовательного ряда шагов (сборы в поездку, подготовка к совещанию, график работ над проектом), которые можно предсказать, распланировать и затем произвести шаг за шагом.

• Контрольные списки помогают учесть все необходимое для успешного завершения проекта.

• Контрольные списки избавляют вас от необходимости полагаться на краткосрочную память, которой, как мы уже убедились, фотографическая точность не свойственна.

• Освобождая краткосрочную память от рутины, вы направляете энергию интеллекта на задачи творческие, стратегические, рентабельные.

• Контрольные списки гарантируют соответствие действий и качества.

• В свою очередь соответствие действий и качества открывает дорогу для передачи обязанностей менее квалифицированному работнику, поскольку вы можете разложить свой опыт на доступные для вашего заместителя компоненты. Поручив работу другому человеку, вы можете направить собственную энергию и опыт на более ценную в материальном или деловом смысле работу.

• Контрольные списки избавляют вас от стресса или чувства вины, неизбежных, когда вы забываете что-то очень важное.

• Контрольные списки можно менять и уточнять после завершения каждого дела (процесс постоянного совершенствования), и со временем они будут становиться все лучше.

В каких жизненных ситуациях вам помогли бы контрольные списки?

• Выходя из дому на работу, что вы должны непременно иметь при себе и что так легко забыть? Ключи от машины, солнечные очки, мобильный телефон? Сколько раз вам приходилось бегать по дому в поисках ключей или очков, которые куда-то запропастились?

• Что нужно проверить в своей внешности, прежде чем выйти из дома, — прическу, одежду, украшения? А ведь в спешке так легко что-нибудь проглядеть, верно?

• Перед встречей с новым клиентом, перед интервью, презентацией или обедом с деловым партнером вам также необходимо ответить на множество вопросов, чтобы предстать в наилучшем виде:

Точный адрес места события?

Как проехать?

Есть ли рядом парковка и где именно?

Как зовут человека, с которым назначена встреча?

Его телефон?

К кому следует обратиться в случае отсутствия нужного человека?

По какому телефону позвонить в случае отсутствия нужного человека?

Нужно ли заранее заказывать пропуск?

Не забыл ли я позвонить за два дня до встречи, чтобы подтвердить договоренность?

Сможет ли меня найти человек, если у него возникнут непредвиденные обстоятельства или планы изменятся?

Подготовил ли я все необходимое для встречи?

А дети?! Только представьте, насколько легче было бы собирать их в школьный автобус, если бы каждый из них не забывал то одно, то другое?

Словом, на контрольные списки время стоит тратить и нужно всегда держать их под рукой. Они играют важнейшую роль в создании благоприятного имиджа и в достижении взаимопонимания, поскольку нацеливают интеллект на творчество, а не на рутину.

В этом отчасти заключается смысл I-образного обзора — в том, чтобы спросить себя: «В каких из сегодняшних событий я был не на высоте? Какие шаги необходимо добавить в будущем и что усовершенствовать в плане, чтобы я всюду приходил вовремя и со всем необходимым?»

ХАРИЗМА

Вспомните человека, которым вы восхищаетесь, например Мартина Лютера Кинга или Нельсона Манделу, какого-нибудь актера или известного бизнесмена. Спросите себя, что именно в этом человеке вас восхищает? Внешность, приятные манеры, чувство собственного достоинства, уверенность в себе, проницательность? Все это вписывается в одно понятие: харизма. Выглядеть всегда безупречно, жить на уровне, недостижимом для обычного смертного, — это дело знаменитостей. Это идеал, конечный продукт денег, власти, влияния. И тем не менее не только vip-персонам это доступно. Методы нашей книги, в том числе и... да-да, в том числе и такая мелочь, как контрольные списки, гарантируют любому, кто их воплотит в жизнь, такую же уверенность в себе и проницательность. Методика нашей книги — путь к харизме, которой обладают наши кумиры.

РЕГИСТРИРУЙТЕ АБСОЛЮТНО ВСЕ

Разум человека — изумительный инструмент с феноменальными способностями долговременной памяти и творческой мысли. Однако мелкие, сиюминутные детали, если они существуют исключительно в кратковременной памяти, не имеют шанса задержаться. Уже доказано, что кратковременная память способна хранить максимум до семи моментов. Следовательно, если на сегодня у вас запланировано более семи дел или в магазине вам нужно купить более семи предметов, вероятнее всего, вы что-то упустите, если, конечно, не составите список.

Самая крепкая память все же слабее самых бледных чернил, а потому — записывайте! В этих словах заключен огромный смысл. Делать записи полезно всегда — на совещании, во время интервью или сразу же по окончании любого мероприятия. Всякий раз, когда вы пытаетесь вспомнить факт, который могли записать, но не сделали этого, вы теряете время и возможности.

• Диктофоны. Диктофоны — недорогие и компактные устройства. В некоторых мобильных телефонах и КПК имеется функция записи речи, и почти каждый из нас пользуется голосовой почтой или домашним автоответчиком. Таким образом, где бы вы ни находились, у вас есть доступ к тому или иному средству регистрации мыслей, идей, списков, которые будут сохранены и к которым вы обратитесь, когда сочтете нужным.

• Журнал звонков. В журнале звонков должны храниться детали каждого вашего звонка. Для этой цели подойдет обычный документ Microsoft Word или WordPerfect, где каждая запись содержит имя абонента, дату и время звонка. Это не только помогает ориентироваться в море звонков, которые вы делаете и на которые отвечаете, но и облегчает другие задачи. К примеру, если нужно вспомнить, когда вам звонила Мэри Джонс, когда вы звонили ей, достаточно выбрать «найти» в меню «правка», чтобы увидеть всю хронологию вашего телефонного общения.

• Журнал проектов. Понятно, что здесь регистрируются все проекты и клиенты. Если у вас уже есть журнал звонков, дополнительной работы потребуется минимум: просто скопируйте и вставьте в журнал проектов записи из журнала звонков, относящиеся к людям, задействованным в проекте, и добавьте заметки относительно встреч, предпринятых шагов и хода работ.

• Пользуйтесь плодами творческой мысли. Нам ежедневно приходят в голову блестящие мысли и идеи, способные принести изумительные результаты. Но очень часто эти мысли бесследно исчезают, потому что наша краткосрочная память заполнена.

Представляете, насколько выгодно, как только удачная мысль пришла вам в голову, записать ее — на диктофон, в КПК или на листок бумаги, чтобы открыть дорогу новым мыслям и идеям.