Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Пока вы не собрали абсолютно все, что требует вашего внимания, какая-то часть вас по-прежнему не будет верить, что вы работаете с полной картиной своего мира.

На практике вам, скорее всего, не удастся поддерживать образцовый порядок в своей системе постоянно. Как у большинства людей, у вас быстрый ритм жизни и слишком много дел в течение недели, чтобы фиксировать свои идеи и обязательства во внешней системе и не держать в голове. Однако это станет тем стандартом, который будет мотивировать вас периодически приводить в порядок все те вещи на работе и в жизни, которые требуют вашего внимания.

На старт, внимание…

Есть практические аргументы в пользу того, чтобы собрать все в одном месте, прежде чем определять, что с этим делать.

1. Полезно иметь представление о полном объеме работы.

2. Это поможет увидеть «свет в конце тоннеля».

3. Когда вы обрабатываете и организовываете информацию, вам не нужно психологически отвлекаться на неопределенную массу задач, которые могут находиться еще «где-нибудь». Как только все требующее внимания соберется в одном месте, вы автоматически сконцентрируетесь и будете держать ситуацию под контролем.

Идея собрать в одном месте, в одно время все, что находится не на своем месте, сначала может показаться несколько странной. Даже нелогичной, потому что все эти вещи «не такие уж важные», именно поэтому и лежат где попало. Когда эта вещь появилась впервые, она не была срочной, и от того, что вы до сих пор с ней не разобрались, не случилось ничего ужасного. Это может быть чья-то визитка, которую вы положили в свой бумажник, думая, что когда-нибудь она пригодится. Это может быть небольшой гаджет в нижнем ящике вашего стола, от которого вы потеряли какую-то деталь или так и не нашли времени, чтобы настроить его. Это может быть принтер, который вы уже целую вечность собираетесь переставить в более удобное место в офисе. Это все те вопросы, которые постоянно напоминают о себе, но вы так и не решили, стоит ли с ними, наконец, разобраться или же выбросить из своего списка дел. Однако так как вы не уверены, насколько они важны, теперь уже эти вопросы контролируют вас и забирают больше энергии, чем того заслуживают.

Вы можете чувствовать себя хорошо по поводу того, что вы не делаете, только если точно знаете, что именно вы не делаете.

Итак, начнем. Подвигайте к себе лоток для входящих документов и пачку чистых листов для заметок, и…

…Поехали!

Физический сбор

Ваша первая задача – оглядеться вокруг, найти все, что лежит не на своем месте, и положить это в свой лоток. Вас интересуют все незавершенные дела – все дела, по поводу которых нужно принять решение. Все это попадает в ваш лоток, чтобы позднее вы могли с этим работать.

Лучший способ решить, что должно попасть в лоток для входящих документов, – это точно понять, что туда попасть не должно. Вот четыре категории вещей, которые могут остаться на своих местах:

• расходные материалы;

• справочные материалы;

• элементы декора;

• оборудование.

Расходные материалы – это все, что вам нужно, потому что вы постоянно этим пользуетесь: канцелярские товары, визитки, марки, степлер, стикеры, зажимы для бумаг, стержни для шариковых ручек, батарейки, бланки, которые вы время от времени заполняете, канцелярские резинки и т. п. У многих на работе есть отдельный ящик для личных вещей, где лежат зубная нить, бумажные платочки, пластинки для свежести дыхания и т. д.

Справочные материалы – все, что вы храните, потому что вам может понадобиться эта информация: руководство по вашему ПО, меню с едой навынос из соседних кафе, расписание спортивных тренировок вашего ребенка или список внутренних добавочных номеров. В эту категорию попадает вся контактная информация: адреса и номера телефонов, а также любые материалы, которые могут пригодиться по проектам и отдельным темам, а также такие источники, как словари, энциклопедии, альманахи и архивы корпоративных отчетов. Сюда же относятся книги и журналы, которые вы можете хранить как личную библиотеку.

Элементы декора – фотографии семьи, предметы искусства, забавные и вдохновляющие вещицы, прикрепленные к доске для объявлений в офисе. Сюда можно отнести разные таблички, сувениры и/или растения.

Оборудование – очевидно, что это ваш телефон, компьютер, принтер, сканер, корзина для мусора, мебель, часы, зарядное устройство, ручки и блокноты.

Несомненно, многие ваши вещи попадают в одну из этих категорий. По сути, это ваши инструменты и устройства, не требующие никаких действий. Все остальное отправляется в лоток для последующего разбора. При этом многое из того, что вы изначально определили как принадлежности, справочные материалы, элементы дизайна или оборудование, все же может потребовать каких-то действий.

Например, информация или материалы, хранящиеся у большинства людей в ящиках стола, на полках, на доске для объявлений, в цифровых файлах, как правило, либо уже устарели, либо их следует хранить как-то иначе. Все эти вещи должны попасть в корзину «Входящие». Точно так же если в ящике стола, где вы храните канцелярские принадлежности и личные вещи, беспорядок, это можно считать незавершенной задачей, с которой нужно справиться. Фотографии ваших детей недавние или сделаны несколько лет назад? Вам действительно нравится та картина на стене? А мебель в офисе расставлена именно так, как нужно? Настроен ли компьютер, как вам удобно? Цветы в офисе еще живые или уже засохли? Иными словами, следует разобраться также с принадлежностями, справочными материалами, элементами дизайна или оборудованием, если они не выполняют свои функции, как должно.

В процессе сбора вы можете столкнуться с одной из следующих проблем:

• у вас гораздо больше вещей, чем вмещает лоток;

• вы отвлекаетесь на систематизацию;

• у вас уже есть какие-то вещи, которые вы собрали и систематизировали;

• вам попалось нечто важное, что вы хотите иметь перед глазами.

Что делать, если предмет не помещается в лоток? Если вы не можете поместить какой-то предмет в лоток, напишите для себя на листе бумаги напоминание, которое заменит этот предмет. Например, если у вас за дверью висит постер или картина, просто напишите на листе бумаги: «Картина за дверью» и положите это напоминание в корзину «Входящие».

Не забудьте поставить дату: это может пригодиться. Если в вашей организационной системе наберется слишком много подобных напоминаний, замещающих что-то, полезно знать, когда было написано напоминание. Это хорошая привычка – датировать все, что вы записываете: от записок своему помощнику, сообщений голосовой почты, которые вы фиксируете в блокноте, до заметок, которые делаете в ходе телефонного разговора с клиентом. Цифровое устройство с функцией определения даты может быть полезно по той же причине. Три процента случаев, когда эта маленькая информация окажется для вас чрезвычайно нужной, стоят того, чтобы выработать у себя эту простую привычку.

Что если стопка собранных документов не помещается в лоток? С этим сталкивались 98 процентов моих клиентов: собранная стопка материалов оказалась слишком большой, чтобы ее можно было поместить в лоток для входящих документов. В этом случае просто разложите все получившиеся стопки возле лотка, может быть, даже на полу. В конце концов, по мере того как вы будете обрабатывать и систематизировать эти материалы, вам удастся от них избавиться. Не забудьте, что стопки документов, которые вы обрабатываете, должны явно отличаться от всех остальных.

Избавляйтесь от мусора. Если сразу понятно, что какие-то материалы вам больше не понадобятся, не тяните – выбрасывайте их. Последовав этому совету, некоторые мои клиенты впервые в жизни навели порядок в центральном ящике своего стола!

Если вы не уверены, что это за материал и стоит ли его хранить, положите его в корзину «Входящие». Вы решите это позже, когда приступите к ее разбору. Однако что точно не следует делать, так это полностью переключаться на процесс принятия решений по поводу каждого материала. Это требует иного психологического настроя, чем процесс сбора материалов, а потому их лучше разделить. В любом случае вам придется подумать, что делать с тем или иным материалом, попавшим в корзину «Входящие», и принять правильное решение будет гораздо проще, если у вас верный настрой. Цель процесса сбора заключается в том, чтобы определить все, что требует вашего дальнейшего внимания, как можно быстрее, наметить план дальнейших действий.