Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц - Павел Безручко

2. Металлический каркас с пластиковыми утепленными панелями.

3. Металлический каркас со стеклянными вакуумными панелями.

4. Кирпичный каркас с бетонными плитами-перекрытиями.

5. Монолитный железобетонный каркас с пеноблоками.

6. Монолитный железобетонный каркас с кирпичной кладкой.

7. Сборный железобетон (как в панельных жилых домах).

Теоретически завод можно построить даже из дерева. Каждый из этих вариантов имеет массу нюансов, непонятных людям, далеким от строительства. Документ, подробно описывающий все мыслимые варианты и содержащий их сопоставление по всем возможным критериям, будет занимать сотни страниц. Первому лицу такой документ не нужен. Ему важно, чтобы выбор соответствовал следующим критериям:

• здание позволит разместить и эксплуатировать заводское оборудование;

• здание будет построено в установленный срок;

• строительство уложится в бюджет;

• цена эксплуатации здания уложится в бюджет;

• здание прослужит установленный предельный срок;

• срок службы здания до капитального ремонта (требующего остановки завода) будет приемлемым.

В этой ситуации следует предлагать к рассмотрению первого лица не все возможные, а только проходные варианты. Прежде чем составлять такой документ, руководитель строительного проекта должен обсудить с первым лицом и установить граничные требования по каждому из критериев (например, здание должно прослужить не менее 25 лет), а затем провести предварительный отсев вариантов.

Предположим, что проходными оказались лишь варианты 1 и 5. Тогда документ должен быть посвящен их сравнению по заданным критериям (а не по всем возможным). Такой документ – это короткая, простая таблица, которую можно разместить на одной странице.

Ваша выжимка этой главы: ________________

Когда длинный документ невозможно сократить, сопровождайте его выжимкой (executive summary)

Несмотря на все усилия, предпринимаемые для сокращения веса, в некоторые сложные походы путешественникам приходится брать с собой тяжелые рюкзаки. Многодневный запас пищи и воды, аптечка, палатка и снаряжение для обустройства лагеря понадобятся при полном отрыве от цивилизации и невозможности организовать снабжение. В этом случае необходим НАЗ – носимый аварийный запас снаряжения, который у туриста всегда находится под рукой и не будет утрачен даже в случае потери рюкзака.

При написании некоторых отчетов и предложений возникает похожая ситуация. Например, на подпись первому лицу необходимо представить положение, регламент, концепцию, политику или стратегию. Данных много, и все они важны. Страниц тоже много. И ничего уже нельзя сократить без ущерба для цели и смысла документа. Аналогом НАЗ в данном случае выступает выжимка документа, или executive summary (резюме для первого лица, от англ. executive – первое лицо, summary – резюме). Она поможет занятому адресату понять главные мысли автора, не читая весь документ целиком.

Рассмотрим принципы, общие для комплектования НАЗ и создания выжимки документов для первых лиц:

Пример executive summary есть и в этой книге – это раздел «Выжимка книги». Говоря более точно, в этой части книги сгруппирован набор выжимок, поскольку каждая глава представляет собой документ с самостоятельным содержанием.

Как правило, выжимка является первой страницей основного документа (после обложки и перед оглавлением). Если вы отправляете документ по электронной почте, хорошее решение – включить выжимку в тело письма, а основной документ прикрепить к письму в виде файла.

Выжимку следует создавать не всегда. Если ваш документ можно прочитать за 5 минут (2–3 страницы) и он составлен в соответствии с принципами, описанными в этой книге, отдельная выжимка не требуется. Главные мысли документа будут понятны читателю сразу.

Ваша выжимка этой главы: ________________

Приложения

В основном тексте книги мы рассмотрели особенности первых лиц и принципы создания отчетов и предложений, учитывающие эти особенности. Мы изучили подходы к постановке целей, структурированию, созданию и сокращению текста.

В Приложении 1 я обсуждаю вопрос о том, почему такие популярные темы, как политические игры, общение с бюрократами и оформление деловых документов, остались за рамками этой книги.

В Приложении 2 приведен алгоритм создания короткого документа, адресованного первому лицу. Он может помочь вам, если вы еще не начали писать свой отчет или предложение и не знаете, с какого конца подступиться к этой задаче.

Приложение 3 адресовано тем руководителям, которые хотели бы чаще получать хорошо составленные документы. Приведенные в этом приложении советы подскажут, в каком направлении следует прилагать усилия, чтобы достичь этой цели.

Помимо этого, к книге прилагается памятка-вкладка. На ней вы найдете ментальную карту книги, основной алгоритм создания документа из Приложения 2 и бланк оценки документа, который поможет проверить и улучшить уже написанный документ.

1. Темы, оставшиеся за рамками книги

Есть несколько вопросов, которые я сознательно обошел стороной, хотя многие читатели, вероятно, ожидали их обсуждения. Здесь я хочу изложить свои соображения по этому поводу и разъяснить свою позицию.

Тема коммуникации с первыми лицами очень политизирована, особенно в крупных организациях. Сотрудники и контрагенты таких организаций озабочены тем, как войти в доверие к вышестоящим; как построить многоходовую комбинацию, чтобы беспрепятственно пронести документ по многочисленным инстанциям; как придать ореол важности пустяковому вопросу, представить в выгодном свете результаты провального проекта или успешно имитировать бурную деятельность. Я сознательно оставляю подобные вопросы за рамками этой книги. Вокруг каждого первого лица и без того хватает «политтехнологов». Гораздо меньше настоящих партнеров – тех, кто помогает первым лицам принимать важнейшие решения в интересах дела и не тратит их время на интриги. Таких людей первые лица замечают и высоко ценят. По крайней мере, так поступают лучшие из них.

Вторая «пограничная» тема, про которую я не пишу, – взаимодействие с бюрократами. Для государственных или корпоративных чиновников оформление и подача документов в соответствии с регламентами зачастую важнее, чем суть этих документов. Они переписываются на «канцелярите» – особом бюрократическом диалекте. Они не нацелены на конечный результат: измеряют свою эффективность количеством бумаги, которую «обработали» и отправили дальше по цепочке. Это особый мир, живущий по своим законам, в которых я не очень силен. Есть и еще одна причина, по которой я обхожу эту тему стороной: после принятия решения большинство первых лиц делегируют вопросы сугубо бюрократического характера своим подчиненным. За редким исключением сами первые лица – не бюрократы. Простой бизнес-язык им понятнее, чем канцелярит.