Даешь инжиниринг! Методология организации проектного бизнеса - Вячеслав Кондратьев

– программа работ – перечень описаний, принятых к исполнению в текущем периоде проектов (табл. 11.3.3);

– уставы проектов;

– положения о системах управления отдельными проектами;

– порядки взаимодействия систем управления;

– положение о документообороте;

– руководства и описания применяемых информационных систем управления;

– положение о системе мультипроектного управления.

Хранилище информации по проектам предназначено для организованного хранения необходимой информации в различной форме.

Таблица 11.3.1. Пример упрощенного реестра проектов

Таблица 11.3.2. Пример реестра человеческих ресурсов проекта

Таблица 11.3.3. Пример упрощенного представления программы работ

11.4. Процесс инициирования и организации проектов

Рис. 11.4.1. Представление процесса организации проекта

Системы мультипроектного управления обеспечивают, в числе прочего, исполнение процессов инициирования и организации проектов.

Пример организации проекта представлен на рис. 11.4.1 в виде сетевой диаграммы.

В процессе организации проекта могут разрабатываться, например, следующие документы:

– служебная записка – инициатива на открытие проекта;

– распоряжение об открытии проекта;

– служебная записка на согласование участия специалистов с функциональными руководителями;

– план проекта;

– служебная записка на закрытие проекта;

– отчет по проекту.

Служебные записки и распоряжения разрабатываются согласно принятым стандартам делопроизводства и корпоративной культуры компании.

В рамках регулярного менеджмента и стандартизации схемы управления проектом формы применяемых в управлении проектом документов тоже стандартизируются.

Существенной характеристикой систем документации являются используемые в них принципы классификации и кодировки документов. Выбирать приходится между стремлением к упрощению классификаторов и достаточностью числа классификационных признаков для организации системной работы с документами. Для систем мультипроектного управления в качестве классификационных признаков могут использоваться такие характеристики:

– принадлежность к проекту,

– принадлежность к примеру проекта,

– сроки создания документа.

Отчет по проекту может содержать, например, следующие документы.

– план проекта;

– протоколы совещаний по проекту;

– отчет о ходе выполнения работ;

– служебные записки об изменении сроков выполнения работ, их состава и бюджета;

– справка о выполнении бюджета проекта;

– нормативная документация, разработанная в ходе выполнения проекта;

– справка о разработанном методическом и программном обеспечении;

– акты приемки-сдачи работ;

– приказы и распоряжения;

– перечень рекомендаций для будущих проектов;

– проблемы выполнения проекта, перечень рекомендаций для будущих проектов;

– иные документы, имеющие существенное отношение к проекту.

Пример состава архивируемой информации по проекту:

– план проекта;

– отчет о ходе выполнения работ;

– нормативная документация, разработанная в ходе выполнения проекта;

– справка о разработанном методическом и программном обеспечении;

– электронные модели организации исполнения проекта (в случае применения специализированных программных средств;

– проблемы выполнения проекта, перечень рекомендаций для будущих проектов.

11.5. Информационные системы управления проектами

Управление исполнением проекта – это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта.

Если проект исполняется в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению – доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы включены в процессы исполнения.

Если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимы определение и применение корректирующих воздействий, в этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.

В значительной мере процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления понимаются как управление изменениями и инициируются процессами анализа.

Процессы анализа включают как анализ плана проекта, так и анализ исполнения проекта.

Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой проекта и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной.

Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.

Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.

Основные процессы анализа – непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта.

Вспомогательные процессы анализа – связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта.

В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий (изменений).

Отношение к накопленной в ходе реализации проекта новой, существенной для ведения дальнейшей деятельности информации, как к стратегически важным активам, соответствует признанию того факта, что в нынешнюю эпоху управление знаниями становится неотъемлемой частью систем управления. Важно включить этот тезис в рабочие процедуры.