Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело - Грем Олкотт

Минимальное количество «сборных пунктов»

Разрабатывая систему эффективности и определяя места сбора информации, стоит вспомнить, что ваша работа заключается не только в сборе, но и в удалении! Постарайтесь разработать свою систему таким образом, чтобы вам было максимально удобно пользоваться ею. Например, если вы будете знать, что вам нужно проверить три папки «Входящие», а не одну, как сейчас, то вам просто не захочется этого делать – особенно если папки эти пусты. Поэтому можно по-прежнему направлять все электронные письма в одно место, что избавит вас от психологической неприязни и сэкономит время на разборку почты. Попробуйте направлять сообщения социальных сетей на тот же электронный адрес – для этого нужно всего лишь потратить пару минут на изменение настроек своих страничек. Но делайте это только в тех случаях, если это действительно избавит вас от постоянной проверки своих аккаунтов – вам же не нужен лишний и бессмысленный отвлекающий фактор!

Упражнение: сокращение количества «сборных пунктов»

Прежде чем начать использовать систему эффективности CORD, нам нужно убедиться в том, что мы правильно ее построили. Для этого упражнения надо составить список «сборных пунктов» вашей системы. Это могут быть средства, которые вы уже применяете, новые средства или новые способы использования старых средств. Важно ответить на один вопрос:

Как я могу убедиться, что собрал и упорядочил всю информацию, которая определяет необходимые действия?

На диаграмме модели эффективности CORD вы видите, что мы собираем все документы, письма, электронные письма, заметки с совещаний, идеи из разговоров, заметки – в телефоне и в других местах, выбранных для фиксации идей и сведений.

Однако существует огромная разница между убеждением, что все собрано в нужном месте, и подозрениями, что, несмотря на все усилия, что-то все же ускользнуло, поэтому я предлагаю вам на следующей странице составить собственный список.

Мои «сборные пункты»

1.

………………………………………………………………………………………………………

2.

………………………………………………………………………………………………………

3.

………………………………………………………………………………………………………

4.

………………………………………………………………………………………………………

5.

……………………………………………………………………………………………………….

6.

……………………………………………………………………………………………………….

7.

……………………………………………………………………………………………………….

8.

………………………………………………………………………………………………………

9.

……………………………………………………………………………………………………….

10.

……………………………………………………………………………………………………….

11.

……………………………………………………………………………………………………….

12.

……………………………………………………………………………………………………….

13.

……………………………………………………………………………………………………….

14.

……………………………………………………………………………………………………….

15.

……………………………………………………………………………………………………….

А теперь, когда вы составили свой список «сборных пунктов», подумайте, можно ли как-то изменить свои привычки, с тем чтобы количество таких «сборных пунктов», которые приходится регулярно опустошать, уменьшилось? Можно ли использовать новое средство? Или можно что-то совместить? Помните: вам нужно не только регулярно проверять, но и очищать каждый из этих «сборных пунктов», поэтому лучше, если их будет не более десяти. Составьте окончательный список этих «сборных пунктов» и тех перемен, которые вы уже осуществили или собираетесь осуществить, ответив на заданный вопрос.

Окончательный список «сборных пунктов»

1.

………………………………………………………………………………………………………

2.

……………………………………………………………………………………………………….

3.

……………………………………………………………………………………………………….

4.

……………………………………………………………………………………………………….

5.

……………………………………………………………………………………………………….

6.

……………………………………………………………………………………………………….

7.

……………………………………………………………………………………………………….

8.

……………………………………………………………………………………………………….

9.

……………………………………………………………………………………………………….

10.

……………………………………………………………………………………………………….

Упражнение: глобальный сбор и фиксация информации

Мы хотим создать систему и запустить ее в действие, поэтому давайте начнем с упражнения, которое поможет нам приступить к этому процессу. Это упражнение мы выполняем на некоторых наших семинарах – причем со всеми участниками: от руководителей высшего звена до секретарей, от землевладельцев до молодых специалистов, от веб-дизайнеров до учителей. Обычно это упражнение вызывает две реакции. Одни находят его замечательным и восхитительным. Эти люди с удовольствием избавляются от мыслей о документах. Другим же упражнение дается очень тяжело, потому что они сталкиваются с серьезнейшим сопротивлением. Им кажется, что они теряют контроль над ситуацией, пусть даже временно. Если вы относитесь ко второй категории, то просто доверьтесь мне. Я знаю, что будет дальше. И обещаю, что вы обязательно почувствуете себя лучше! У некоторых людей выполнение этого упражнения занимает больше часа, поэтому отведите на него достаточно времени (в конце желательно потратить пять минут на отдых, поскольку работа предстоит очень интенсивная)! Я рекомендую проделать это упражнение дома или в офисе, либо там, где вы сможете воспроизвести все условия (то есть не пытайтесь заниматься этим в переполненной электричке).

ШАГ ПЕРВЫЙ

Найдите лоток для бумаг – дома или на работе. Если у вас нет специального лотка, возьмите коробку или что-то в этом роде. Главное, чтобы туда помещался лист бумаги формата А4.

ШАГ ВТОРОЙ

Возьмите ручку и стопку бумаги для заметок или блокнот.

ШАГ ТРЕТИЙ

Оторвите небольшую полоску бумаги и напишите на ней то, что занимает ваши мысли, поскольку еще не сделано. Записав, положите полоску в свой лоток. В данный момент это именно то, что вас мучит, занимает все ваши мысли или остается неуловимым ощущением того, что по какому-то проекту нужно что-то сделать.

ШАГ ЧЕТВЕРТЫЙ

Повторяйте третий – снова, и снова, и снова… и снова.

СОБЛЮДАЙТЕ НЕСКОЛЬКО ПРАВИЛ:

✓ Записывайте на каждом листке бумаги только одну идею или навязчивую заботу.

✓ Если у вас есть готовый список дел (который, я надеюсь, вы уже сочли совершенно неполным!), то просто положите его в лоток. Не надо переписывать каждый пункт на узкой полоске бумаги.

✓ Если в папке @Action есть электронные письма, напоминающие о том, что нужно сделать вне почтового ящика, вы можете удалить их, а вместо этого положить в лоток соответствующие листочки бумаги.

✓ Записав дело или идею и положив полоску бумаги в лоток, не возвращайтесь к ней. Даже не трогайте эти записки.

✓ Отметьте (осознайте) собственное нежелание писать дальше, если оно есть.

✓ Пишите дальше.

✓ Не пытайтесь определять приоритеты, организовывать или иным образом «управлять» записанным. На этом этапе мы с вами тренируемся только в умении собирать и фиксировать информацию.

✓ Если идея кажется хорошей, записывайте ее.