Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Если мозговой штурм заходит в тупик (а это часто происходит, когда применяются синектические подходы), может потребоваться строгая оценка и принятие решений, касающихся критических задач, которые следует выполнить (организация). Такая ситуация иногда складывается, когда неформальная двусторонняя встреча, в ходе которой возникло множество идей, заканчивается, а конкретное решение о том, что делать дальше в рамках проекта, так и не принято. Может быть так, что есть четкий план, но механизм все равно не работает так, как нужно, тогда нужно проанализировать каждый этап, задавшись вопросом: «Каков следующий шаг, и кто должен его предпринять?» Одна устроительница, взявшая на себя организацию крупной ежегодной конференции за много месяцев до ее начала, спросила меня, как избежать кризисных ситуаций и ночных бдений, которые ранее выпали на долю ее команды. Когда она набросала план разных частей проекта, который ей достался, я спросил: «Какими аспектами можно заняться в данный момент?» Определив примерно с десяток аспектов, мы наметили следующий шаг по каждому из них. И дело сдвинулось с мертвой точки.

В двух последних главах я описал основные модели постоянного достижения максимальной производительности и сохранения контроля над ситуацией с наименьшими затратами на двух основных уровнях нашей жизни и работы: на уровне действий, которые мы выполняем, и на уровне намеченных проектов, которые требуют совершения этих действий.

Основные принципы таковы: вам следует взять на себя ответственность за сбор всех своих незамкнутых циклов, первичную мысленную обработку каждого из них и управление ее результатами в ходе упорядочения, пересмотра и решения проблем.

Вам не нужны новые навыки, чтобы повысить продуктивность — вам необходим только новый набор рефлексов, определяющих, когда и где применить имеющийся опыт.

В любой ситуации, в изменении которой вы хоть немного заинтересованы, имеет место процесс естественного планирования, направленный на то, чтобы исправить текущее положение вещей. Применение описанной пятишаговой модели часто может упростить и ускорить вашу деятельность, а также сделать ее более продуктивной.

Эти модели нетрудно понять и легко применить. Их использование позволяет достичь значительных результатов. Вам не нужны кардинально новые подходы — вы умеете делать заметки, уяснять результаты, определять дальнейшие действия, разделять проблемы на категории, пересматривать списки и делать выбор, руководствуясь собственным чутьем. В данный момент вы умеете сосредотачиваться на успешных результатах, проводить мозговой штурм проблем, упорядочивать свои мысли и определять следующие шаги.

Но одного умения недостаточно для получения результатов. Способность к высокой продуктивности, сохранению спокойствия и контроля над ситуацией не является залогом того, что вам удастся внедрить эти навыки на практике. Если вы подобны большинству людей, то можете прибегнуть к услугам тренера — человека, который будет учить вас шаг за шагом внедрять эти навыки, знакомить вас с ключевыми принципами и полезными приемами, пока вы в совершенстве не овладеете новым стилем работы.

Об этом подробно рассказывается во второй части книги.

ЧАСТЬ II. Результат без стресса: практика

Глава 4. С чего начать: определение времени, места и инструментария

Во второй части книги мы перейдем от теоретических основ и ограниченных навыков управления рабочим процессом к их полномасштабному внедрению и эффективным упражнениям. Освоение данной методики часто позволяет людям достигать невиданного уровня контроля над ситуацией, сохраняя внутреннее равновесие, но чтобы перейти в это состояние, необходимо пройти несколько пошаговых процедур, которые выступают в качестве катализатора. Итак, я ознакомлю вас с логической последовательностью необходимых шагов, позволяющей существенно упростить выполнение указанных процедур и сделать методику максимально полезной.

Гораздо легче в процессе деятельности настроиться на нужный лад, чем настроиться на нужный вид деятельности.

Если вы не уверены, что готовы к полномасштабному внедрению описанных методов, то позвольте заверить вас, что из всего изложенного материала значительную ценность представляют ловкие «фокусы». Иногда имеет смысл ознакомиться с курсом ради одного эффективного приема: к примеру, некоторые слушатели говорили мне, что самый лучший совет, который они услышали за два дня семинара — это рекомендация завести памятную книжку или папку. Значительную часть моих знакомых, достигших высшей производительности, составляют те, кто воплотил наиболее действенные приемы в свою жизнь. Я знаю, что и сам отношусь к числу этих людей. Самые мудрые из нас разрабатывают программу действий, которую менее сознательные индивидуумы почти автоматически внедряют в свою деятельность, чтобы достичь более высокой результативности. Мы сами подталкиваем себя к выполнению задач, которыми должны заниматься.

Например, если вы, как и я, не всегда делаете зарядку по утрам, то у вас, вероятно, есть свои приемы, с помощью которых вы заставляете себя заниматься. Для меня самым эффективным инструментом является костюм — одежда, которую я надеваю или снимаю. Если я надеваю спортивную одежду, то мне сразу хочется выполнять упражнения; если я не надену костюм, то, скорее всего, мне захочется заняться чем-то другим.

Давайте рассмотрим пример «фокуса» в сфере повышения производительности. Вероятно, вы когда-нибудь брали домой работу, которую должны были выполнить к следующему дню. Было очень важно не забыть взять ее с собой на следующее утро. И куда же вы положили необходимые материалы вечером? Оставили их возле двери или положили на ключи, чтобы ни в коем случае не оставить дома? Удалось ли вам таким образом повысить свою организованность? Какой прекрасный метод самоорганизации вы внедрили в свою жизнь! Но ведь все произошло именно так, как я и говорил. Мудрая часть вашего сознания вечером уже знает, что его менее сознательная часть утром вряд ли будет что-то соображать. «Что это лежит перед дверью? Ах, да, это нужно взять с собой!»

И в самом деле, какой прекрасный поступок! Я так и называю описанный прием: «Положи перед дверью». В нашем случае речь идет о «двери» вашего сознания, а не о входе в дом. Но идея та же.

Достаньте ежедневник и внимательно просмотрите дела, запланированные на следующие две недели. Вероятно, там найдется как минимум одна заметка, о которой вы подумаете: «Ах, да, это напомнило мне о том, что нужно». Зафиксируете эту важную мысль, и в нужный момент она сможет побудить вас к действию, тогда вам сразу станет легче, ваше сознание прояснится и усилится чувство выполненного долга. Это не космические технологии — просто эффективный прием.