Оргсхема. Как разработать структуру компании. - Александр Высоцкий

которые позволяют выявить мошенников, что заставляет продавцов осторожничать и негативно влияет на отдел Продаж. Несложно проверить потенциального покупателя, но для этого необходимо съездить и посмотреть на его магазин, проверить документы на аренду и оценить примерно товарооборот, а также получить данные о наличии у него просроченных обязательств у поставщиков. Не намного сложнее проверить честность нового сотрудника, просто поговорив с его соседями и предыдущими работодателями. Мошенников выявлять не так уж и сложно, но это особая функция, которую должна выполнять служба безопасности.

Как ни печально, но очень часто преступления против компании совершаются бывшими сотрудниками. Когда вы последний раз меняли личинки в замках на дверях в помещении компании? В большинстве компаний их не меняют годами. Как часто у вас меняют код для отключения сигнализации? Как правило либо никогда, либо когда что-то украли. То же самое относится и к ключам от сейфов и даже паролям для доступа к банку, администрирования сайта, базы клиентов и сервера. Можно сказать, что большинство преступлений - это результат отсутствия профилактических действий службы безопасности. Поэтому служба отвечает за то, чтобы создать правила в каждой из областей: компьютеры, помещения, система видеонаблюдения и регистрации. А затем постоянно контролировать, чтобы эти правила соблюдались сотрудниками.

А если все-таки произошло воровство, служба помогает полиции в том, чтобы они довели следствие до раскрытия преступления. Одно из действенных профилактических мер в области безопасности - это создание понимания у сотрудников, что каждое преступление будет расследовано официально, а виновные понесут законное наказание.

ЦКП службы: активы и сотрудники компании, находящиеся в безопасности.

Служба охраны - осуществляет физическую охрану помещений и имущества компании.

ЦКП службы: активы и сотрудники компании, находящиеся в безопасности.

ЦКП Офиса официальных вопросов: безопасное и содействующее развитию компании окружение.

ОФИС ДИРЕКТОРА

Цель офиса - планировать деятельность, организовывать и согласовывать работу всех подразделений, добиваться реализации стратегических планов, развивать компанию, способствовать росту производства продуктов и повышению дохода и прибыли.

Директор является руководителем «исполнительной власти» в компании, в отличие от офиса владельца, который создает правила игры, задача директора - в рамках этих правил добиться максимальных результатов. Для того чтобы делать эту работу, необходимо полное понимание и желание поддерживать идеи Офиса Учредителя.

Подробно функции и основные инструменты руководителей, и в том числе директора, будут описаны в следующей книге, посвященной стандартам управления малым и средним бизнесом. Но главное в работе директора - обеспечить разумные планы деятельности для каждого из отделений, составлять их таким образом, чтобы эти планы были согласованы между собой и добиваться исполнения каждой задачи плана. Неисполнение - это то, что полностью обесценивает все усилия на планирование. Самый лучший план, на составление которого потрачено много сил, может провалиться только лишь из-за одной невыполненной задачи.

Но если директор выполняет также множество других функций на организующей схеме, как правило у него нет достаточно времени, чтобы заниматься своей работой. В результате вся компания остается без управления. Эту ситуацию усугубляет то, что директор также отвечает и за представительские функции. В нашем обществе принято направлять все вопросы сразу к директору компании, в связи с чем ему приходится общаться и с потенциальными поставщиками, и с крупными клиентами. Поэтому на оргсхеме у директора есть три заместителя, ответственные за деятельность отделений. На первый взгляд может показаться, что это слишком маленькая нагрузка - управлять тремя людьми, но если учесть вышесказанное, становится понятно, почему на командных линиях оргсхемы необходимы заместители директора.

Если у директора есть персональный помощник, что желательно для загруженного работой высококвалифицированного руководителя, то его должность указана на оргсхеме в этом офисе.

ЦКП офиса директора: успешно реализующая планы, развивающаяся и прибыльная компания.

Служба заместителя по административным вопросам - руководит деятельностью отделений №1 и 2, обеспечивает развитие отделений, добивается выполнения планов и производства продуктов.

Возможно у вас возникает вопрос о том, почему распределение ответственности за отделения между заместителями именно такое, и зачем вообще нужны заместители директора в компании, где есть директор и руководители отделений. Это - вполне естественные вопросы, обещаю, что вы найдете ответ на них в книге, если дочитаете ее до конца. Настоятельно рекомендую вам, после того, как вы дочитаете книгу, перечитать эту главу, вы увидите, что функции данного отделения станут для вас более ясными.

ЦКП службы: развивающиеся отделения №1 и 2 успешно производящие свои ЦКП.

Служба заместителя по техническим вопросам - руководит деятельностью отделений №3, 4, 5, обеспечивает их развитие, добивается выполнения планов и производства продуктов.

ЦКП службы: развивающиеся отделения №3,4,5 успешно производящие свои ЦКП.

Служба заместителя по работе с публикой - выполняет представительские функции, руководит деятельностью отделения №6, обеспечивает его развитие, добивается выполнения планов и производства продуктов.

Кроме функций, подобных функциям других заместителей, обычно выступает в качестве «лица» компании для участия в мероприятиях по связям с общественностью, относящимся к деятельности шестого отделения.

ЦКП службы: развивающееся отделения №6, успешно производящее свой ЦКП.

Служба развития - планирует и реализует проекты по открытию новых офисов, технических подразделений, магазинов компании.

К этой службе относятся специалисты, задействованные в проектах по открытию новых подразделений. Их задача - найти подходящие помещения, заключить надежные договора аренды, оборудовать и подготовить помещение к работе, укомплектовать персоналом и начать деятельность, поставив это подразделение на орсгсхему, передать в управление руководителю.

В небольшой компании это не обязательно отдельные сотрудники, выполнять функции в этой службе могут и те, кто также выполняет и другие функции на оргсхеме. Но когда компании, например, необходимо открыть новый магазин, аптеку, склад или офис, под этот проект создается специальная команда, реализующая его.

ЦКП службы: успешно завершенные проекты по развитию.

Исполнительный Совет - обеспечивает согласование действий по выполнению стратегических планов и программ по развитию отделений, еженедельно одобряет и корректирует планы и предложения по распределению средств Рекомендательного Совета, добивается исполнения планов, создает и передает для одобрения в 21-й отдел документы по политике.

ЦКП совета: развивающиеся отделения компании, успешно производящие свои ЦКП.

Рекомендательный Совет - еженедельно согласовывает планы деятельности отделений, формирует планы по продвижению, доходу и предоставлению, предложения по распределению средств и совершенствованию политики компании, добивается роста уровня производства продуктов отделений.

ЦКП Исполнительного совета: согласованные действия отделений по увеличению дохода и прибыли компании.

Любая масштабная проблема в деятельности компании, будь то сезонность бизнеса, низкая конкурентоспособность или отсутствие развития, уходит своими корнями в деятельность Административного отделения, его ошибки влияют на все остальные функции оргсхемы и обходятся дорого. От того, насколько качественно выполняются его функции,