Речевая коммуникация - Оскар Гойхман

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе согласования.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа, которые вносятся непосредственно в проект документа или оформляются на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Доработка проекта в соответствии с замечаниями предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Подписание пректа – решающая стадия, при которой он становится полноценным документом, обладающим юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это его тиражирование, рассылка или передача исполнителям.

Рассмотрим составление распорядительного документа этого вида – приказа по основной деятельности.

Приказ – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Приказами по основной деятельности оформляются порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т. д.

Формуляр-образец приказа по основной деятельности включает следующие реквизиты: наименование организации – автора документа; наименование вида документа – ПРИКАЗ; дата, номер (в пределах календарного года); место издания (если не указано в названии организации); заголовок; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Заголовок к тексту приказа должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он отвечает на вопрос «о чем?», формулируется с помощью отглагольного существительного («о совершенствовании …») и состоит, как правило, из одной-двух строк. Необходимо помнить, что заголовок приказа облегчает не только регистрацию и поиск документа, но и восприятие текста приказа, а также настраивает на его исполнение.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий, формулируются цели и задачи, факты и события, послужившие причиной издания документа. Эта часть текста обычно начинается со сложных отыменных предлогов «В связи…», «С целью…», которые облегчают формулирование текста.

В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии…», «На основании…», «Во исполнение…», содержит название вида документа, во исполнение которого издается данный приказ, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер и полный заголовок к тексту.

Например: Во исполнение Постановления Правительства Москвы от 06.03.2004 № 543 «О дотации журналу «Моя Москва»…».

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.

Например:

1. Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 2005 г.

Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения.

Например:

«Управлению кадров (Томина И.В.) организовать техническую учебу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 октября 2005 г.».

Последний пункт приказа – это пункт о контроле, в котором указываются наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Например:

«Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Смирнова А.А.».

Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда этот пункт будет записан так: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Приказ подписывается руководителем организации, а в его отсутствие – заместителем, при необходимости визируется заинтересованными должностными лицами или службами. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают, не указывая это должностное лицо.

Дата приказа – это дата его подписания.

Подготовка распорядительных документов на принципах коллегиальности включает следующие стадии:

1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

2) вынесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;

3) обсуждение подготовленных материалов на заседании коллегиального органа;

4) принятие решения по рассмотренным материалам;

5) оформление протокола заседания;

6) издание распорядительного документа;

7) доведение решения до исполнителей и заинтересованных должностных лиц.

Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки и/или проекта решения. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию, конкретные предложения по решению проблемы и быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами.

На второй стадии подготовленные материалы, справка и/или проект решения передаются секретарю коллегиального органа, как правило, за 10–15 дней до заседания для предварительного изучения.

Третья стадия включает ознакомление председателя коллегиального органа с представленными материалами и проведение организационных мероприятий по подготовке заседания.

На четвертой стадии обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению и принимается решение.

Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные, стенографические либо звуковые записи, на основании которых и оформляется протокол.

Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа.

Седьмая стадия осуществляется таким же образом, как и при издании распорядительных документов при единоличном принятии решений.

Примером документа, составленного на принципах коллегиальности, является протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, при других формах работы коллегиальных органов.

Можно выделить следующие виды протоколов:

• протоколы заседаний, создаваемые в управленческой деятельности;

• следственные протоколы, создаваемые некоторыми административными органами общественного порядка (протокол санитарного инспектора, пожарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия);

• протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Протоколы бывают краткими и развернутыми (полными). В кратком протоколе указываются лишь докладчик и тема его доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение. Естественно, такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопросов, поэтому его рекомендуют вести в случаях, когда:

• протоколируемое событие стенографируется;

• тексты докладов и выступлений будут приложены;

• протоколируется событие оперативного характера.

Во всех остальных случаях протокол должен быть полным, т. е. содержать запись (причем не обязательно и даже не желательно «слово в слово») выступлений.

Во время заседания протокол ведется сначала в черновой записи, в дальнейшем редактируется и подписывается. В случаях, когда событие стенографируется либо записывается на диктофон, протокол составляется после расшифровки записей.

Форма протокола включает следующие реквизиты: наименование учреждения (структурного подразделения); вид документа – ПРОТОКОЛ; дата, порядковый номер заседания и место заседания; заголовок; текст; подписание.