SAP Business One. Строим эффективный бизнес - Михаил Елашкин

Вторая компания в этой группе — «Эксперт Системс». Компания «Эксперт Системс», как часть группы компаний, специализирующихся на оказании услуг в области финансово-экономического консалтинга и аутсорсинга, ориентирована на применение самых современных информационных систем. Использование собственной CRM-программы Quick Sales позволило компании наработать большой опыт применения CRM-систем, возможно, один из самых богатых в России.

Но если какая-то компания претендует на технологическое лидерство и предлагает консалтинг, то один из первых вопросов клиентов: «А вы сами что используете внутри компании?» Для «Эксперт Системс» этот вопрос никогда не был проблемой — они использовали собственную CRM-систему. Но, построив передовую систему продаж, компания решила только внешние проблемы. Внутри компании по-прежнему все было сделано, как и в большинстве российских компаний — нельзя сказать, что неэффективно, но задействовались далеко не все возможности. Внутренняя система состояла из приложений 1С, своих собственных приложений и электронных таблиц Excel. При этом ключевые проблемы — барьеры между сотрудниками и подразделениями и отсутствие возможности для руководителей контролировать бизнес и управлять им в реальном масштабе времени — были очевидны: недаром эта группа компаний специализируется на управленческом и финансовом консалтинге.

«Компания должна работать как единый механизм. Барьеры между отделами и людьми снижают эффективность бизнеса. Обычно каждый отдел строит свою систему, не сильно заботясь о связях с другими подразделениями».

«Наша компания ориентирована на будущее. — говорит Айдар Идрисов, директор „Эксперт Системс“. — Акционеры составили очень агрессивный план развития компании на ближайшие пять лет. Достичь поставленных целей без внедрения современных информационных систем, реорганизации и оптимизации бизнес-процессов и построения соответствующей инфраструктуры невозможно. Структура и организация бизнеса в нашей компании сегодня даже опережают потребности нашей компании. Но мы построили сегодня компанию, которая и через пять лет будет высокоэффективным бизнесом, опережающим конкурентов».

К процессу принятия решения о выборе системы управления бизнесом в «Эксперт системс» подошли очень серьезно. Из всех компаний, которые приняли участие в обсуждениях, ставших основой этой книги, они имели наибольший опыт использования CRM-системы. Кроме того, опыт финансового и управленческого консалтинга других компаний этой группы позволил оценить возможности всей системы и перспективы ее использования для управления и управленческого учета.

Важно отметить, что «Эксперт Системс» планировала не только сама использовать эту систему, но и продавать ее и свои услуги по ее установке и доработке под требования заказчика. Архитектура SAP Business One поддерживает такие дополнительные модули Add-on с помощью специальных механизмов интеграции и расширения. При этом опыт компании в какой-то из отраслей (например, CRM) может быть «овеществлен» в виде таких продаваемых модулей Не следует сбрасывать со счетов то, что как партнеры по внедрению, компания сама получает этот продукт с определенной скидкой. Это объективные, насколько возможно, факторы, но не последнюю роль сыграли и субъективные факторы. Например, то, что директор «Эксперт Системс» Айдар Идрисов имеет опыт работы с SAP. А также то, что, выпуская на рынок продукт, компания-производитель особенно бережно относится к своим первым партнерам и потребителям, компенсируя им «риски» первого внедрения повышенным вниманием и поддержкой.

Это только несколько из примеров того, как компании выбрали SAP Business One. Если вернуться, как это подразумевает классическая философская схема, от анализа к синтезу, то очевидно, что реальный выбор системы редко происходит по классическим теоретическим схемам. У каждой компании были свои резоны и свои дополнительные условия выбора, но в целом основная задача выбора у всех компаний была одна: найти современное технологическое решение, позволяющее руководству компании наилучшим образом осуществлять тактическое и стратегическое управление в условиях конкурентного непростого рынка.

Во всех случаях решение исходило от первого лица или группы лиц, принимающих решения и контролирующих компанию. Так получается, что они первыми видят признаки приближающихся проблем в управлении и функционировании своих успешных компаний и находят способ их решить. Выбор именно SAP Business One во многих случаях носил если и не случайный, то все же не совсем обоснованный характер. Если компании типа «Эксперт Системс», сами долго работавшие на рынке CRM-систем, или «Инлайн Груп», работающая на рынке информационных технологий в течение длительного времени, еще были способны провести полный анализ предложений рынка, хотя и не проходя формальную процедуру, то другим компаниям в какой-то мере повезло, что они «наткнулись» на действительно подходящее им решение. А сколько компаний приняли неправильные решения? В результате — потеря денег, бесценного времени и доверия к автоматизации бизнес-процессов в целом. И все это — следствие катастрофического недостатка на рынке информации о таких продуктах.

ГЛАВА 09

ВНЕДРЕНИЕ

Стандартный процесс внедрения системы управления компанией состоит из следующих этапов:

1. Анализ деятельности предприятия.

2. Разработка стратегий автоматизации.

3. Выбор системы.

4. Реорганизация деятельности.

5. Внедрение системы.

6. Использование (эксплуатация + сопровождение).

Эта схема не отличается от схемы внедрения скажем, системы документооборота или CRM. Более того, даже установка сигнализации в офисе подчиняется тем же правилам и содержит абсолютно те же этапы, только на другом уровне. Помните в третьей главе я писал о том, что можно полностью абстрагироваться от технологий и рассматривать информационные технологии как систему работы с информацией? Совершенно аналогично можно абстрагироваться от деталей и рассматривать процесс внедрения системы, не вдаваясь в тонкости Но дьявол, как известно, в деталях. Внедрение — это самый важный этап, на котором решается все: правильно ли вы выбрали систему, правильно ли вы выбрали ту компанию, которая будет внедрять ее, готовы ли вы и ваша компания к необходимым изменениям? Это вы узнаете только в процессе внедрения. У меня не было намерения пугать или отговаривать вас от внедрения просто считаю своим долгом напомнить, что большая часть проваленных проектов, которые я видел, рухнули именно на этой стадии. Будьте очень внимательны! Посмотрим на процесс внедрения у тех компаний, которые послужили прототипами для этой книги.

Ни один процесс перехода на новую технологию не происходит мгновенно и безболезненно. Для СБТ переходный период растянулся на несколько месяцев. После установки и обучения работе, на первом этапе продолжительностью около 2 месяцев, были введены складские остатки — около 6 тысяч наименований. Данные выгружались из старой программы в специально созданные шаблоны Excel и загружались в SAP Business One. Это не очень сложная операция, и она могла бы быть выполнена быстрее, но на этом этапе кроме перевода информации в новую систему была проведена и ее проверка. Далее эти остатки были распределены по складам.

Одной из известных проблем информационных систем является расхождение между данными в системе и реальной ситуацией — на этом «погорели» еще советские АСУ. Для проверки соответствия компьютерной информации и реального положения дел была проведена сплошная инвентаризация по всем складам. Кроме того, была переведена в новую систему многочисленная справочная информация, например, справочник контрагентов и т.п. В процессе этого переноса были очищены старые данные, найдено определенное число ошибок. В результате этот процесс стал чем-то средним между внутренней ревизией и аудитом. После этого началась настоящая работа. Сначала с самыми простыми документами: продажи, закупки, расчеты (приход/расход денежных средств). Переход начался с началом нового года, и компания отработала январь параллельно в старой и новой программах. За этот месяц накопились определенные данные по работе, и стало возможным начать использовать не только простые операции, но и строить аналитические отчеты.

Приведенный выше абзац вызвал горячую реакцию добровольцев-рецензентов книги, поделившихся своим опытом: «Проблема актуальности и качества данных — это еще один подводный айсберг, способный потопить Титаник внедрения. На практике я убедился в этом очень просто. При работе с нашей старой системой поле с названием продукции было ограничено. Как известно, чай может иметь много параметров (например, фасовка, количество, объем, цвет, наличие ароматизаторов и т.д.), и все они вносились в название. Если же поля не хватало, название сокращали (например „Лисмазел. 30 пак.“), а идентификаторы поставщиков не вбивали. Когда пришлось вносить эти данные в SAP, то я был в ужасе. 3000 наименований. Совпадений в названиях с поставщиком из-за сокращений нет. Привязать к коду поставщика — невозможно. Качество данных (правильность набора, категоризация) — никакая. Импортируемые таблицы я создал, но честно предупредил, что их придется корректировать вручную».