Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни - Дэвид Аллен

Взаимодействие в условиях такого окружения становится неуклюжим и вялым. Некоторые вынуждены поднимать шум, чтобы только преодолеть эти буферные зоны игнорирования. Увеличенный (и часто неоправданно) объём и безотлагательность способствуют реактивной атмосфере во всей организации, и культура её рабочего процесса оказывается на краю пропасти. Организации становятся одновременно и заторможенными и гиперактивными. Критически важные инициативы посеянные в такую культуру попадают в болото, без малейшей вероятности получения всходов. Бесцельные сообщения получают свободу распространения без неприятных последствий для отправителей, а менталитет поднятия ложной тревоги по любому поводу притупляет чувство необходимости самого взаимодействия.

С другой стороны — есть люди и целые команды, которые поддерживают свою электронную почту и другие способы коммуникации в обработанном и расчищенном состоянии. Они перешли к решению намного более зрелых проблем. Они достаточно квалифицированы в быстрой обработке писем — независимо от того, важные они или нет. И что более интересно — это то, что они не испытывают проблем с большим количеством нецелевых посланий. Своим последовательным поведением они создали себе репутацию людей с быстрой реакцией на любое воздействие, пришедшее из сети, к которой они подключены. Когда коллеги знают, что вы уделяете самое тщательное внимание тому, что они вам посылают, им ничего не остаётся делать, как более ответственно относиться к качеству и уместности своих сообщений. Оперативность обратной связи в любых отношениях способствует намного более здоровому состоянию дел и более высокой производительности. Достигается чистота взаимоотношений в самом лучшем смысле этого слова.

Когда это случается касательно всей организационной культуры (включая семью), положительное воздействие испытывают все системы. Достаточно оперативный и сбалансированный отклик сокращает общее время, необходимое для взаимодействия и принятия решения. Нет ни коротких замыканий, ни перегоревших предохранителей. Отвлекающий, неуместный и вредный контент становится самоочевидным, и для него не остаётся никакой заболоченности для накапливания и последующего разложения.

В нашей работе, когда мы тренируем всех членов группы правильному рабочему процессу, мы учим создавать ответ сразу, так чтобы можно было перестать думать о том, о чём дóлжно будет подумать в будущем. Игнорирование этого правила приводит не только к напрасным тратам энергии — это часто способствует разложению и возникновению ненужной сложности и стресса. Мы демонстрируем, насколько сознательное действие лучше, чем неосознанная реакция. Речь не о коленном рефлексе. Необходимость думать при взаимодействии не уменьшается, но при этом увеличивается ясность и весь процесс протекает на качественно новом уровне. Поскольку взаимодействие происходит прежде, чем наступает кризис, оно является более сознательным и предусмотрительным. Таким образом, отставания ликвидируются, очищенные системы функционируют в нормальном режиме, и практикуется первичность принятия решений. Возникает ощутимое увеличение сотрудничества и качества взаимодействий. Всё, что мы сделали — это заменили проводку на хорошую и поставили новые свечи зажигания. Система не избавляется от проблем и трудных задач — просто это позволяет замечать и реагировать на них намного более быстро и с бóльшим изяществом и непринуждённостью.

По-настоящему трудная задача состоит в том, чтобы наладить взаимодействие с помощью удобного в использовании инструмента. Тогда вы, вероятно, возьмёте его на вооружение и будете использовать не задумываясь.

Ничто столь не заразительно как пример. Когда бы мы ни делали большое добро или большое зло, оно будет причиной возникновения того же самого, но в ещё большей степени со стороны других.

• Есть ли узкое место в вашем личном рабочем процессе? Имеется ли какой-то давний способ коммуникации, которым вы пренебрегаете? Что бы вы могли сделать, чтобы исправить это?

• Какие списки или структуры, которые вы используете для самоуправления, не являются полными? Каким способом вы могли бы полностью ликвидировать это упущение?

• Есть ли узкое место в вашей рабочей группе (или в семье) в терминах нашего способа ведения дел? Как бы вы могли поспособствовать улучшениям в этом плане?

32. Эффективность системы обратно пропорциональна сосредоточенности на ней

Когда вы вынуждены концентрироваться на своей системе, вы растрачиваете энергию, которую можно было бы использовать более эффективно. Цель учреждения самой системы с её изменениями и улучшениями состоит в том, чтобы снова и снова легко выкидывать «систему» из своей головы и как можно скорее.

Я должен создать Систему, чтобы не оказаться порабощённым другими Людьми.

Чем лучше ваша система, тем меньше вы её должны замечать. Чем меньше внимания вы ей уделяете, тем, вероятно, она более функциональна. Вы должны замечать её лишь тогда, когда она не работает, или когда вы вынуждены уделять ей слишком много внимания. Вам необходимо работать, думать, создавать и взаимодействовать с вещами, не сосредотачиваясь на том, как вы это делаете. Вам ведь хочется наслаждаться загородной поездкой на своём автомобиле, не задумываясь, как переключаются передачи, или как работает климат-контроль.

Создание незаметно функционирующей системы — часто самая большая возможность усовершенствования своей продуктивности. В девяти из десяти случаев, у людей имеются неработающие системы поддержки рабочего процесса, которые не функционируют только потому, что они сами по себе являются ещё большей работой. Большинство механизмов самоорганизации и программного обеспечения, проданные за последние двадцать пять лет, концептуально имеют смысл, но не способны функционировать достаточно надёжно, как люди не пытаются их скоординировать.

Когда количество того, чем необходимо управлять увеличится, или увеличится требование к скорости обработки, система, если она спроектирована неправильно, или у пользователя не выработалась «до автоматизма» привычка её использования, начнёт разваливаться.

Пример плохо спроектированной системы — система хранения справочной информации, в которой документы хранятся в подвешенных на крючках папках с наклеенными этикетками. Большой объём документов и возникшая необходимость быстрой работы с ней просто убивают такую систему. Часто оказывается, что гора материалов, которую необходимо в ней разместить, так и остаётся просто горой. Никто не хочет иметь дело с переполненными, сложными для заполнения шкафами. Обычные файлики с этикетками (без всяких крючков), с одним файликом на папку, могут противостоять увеличившимся требованиям без особых хлопот. Другой пример систематически встречающегося «узкого места» — это использование компьютерной мыши для выполнения действий, которые можно осуществить в четыре раза быстрее с помощью «горячих клавиш». Нам часто встречаются искушённые профессионалы, чьё конструктивное мышление и процесс взаимодействия с другими людьми блокируются лишь потому, что от них требуется слишком большое сознательное усилие для создания, написания и отправки по нужным адресам электронных писем.