Делопроизводство для секретаря - Елена Смирнова

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Подготовленный проект исходящего документа передается на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть переданы другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы ит.д.).

Руководитель может внести какие-либо изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется секретарем. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

• индекс документа, включающий номер дела;

• дата документа;

• адресат;

• краткое содержание или заголовок;

• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

• исполнитель;

• примечание.

Зарегистрированный документ отправляется в тот же день адресату. При отправке документа необходимо сверить адрес получателя на письме и на конверте.

Копийный экземпляр отправляемого документа и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.

• Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.

• Телеграммы отправляются немедленно.

• Исходящие документы печатаются в двух экземплярах.

• Если документ подлежит возврату, поставьте штамп или сделайте пометку «Подлежит возврату» и отметьте в регистрационной картотеке или журнале.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации (учреждения), в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки и т. п.

Работа с внутренними документами осуществляется следующим образом:

1) составление проекта документа исполнителем;

2) проверка правильности оформления проекта документа;

3) подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);

4) регистрация документа;

5) передача документа исполнителю;

6) исполнение документа;

7) контроль исполнения документа;

8) подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами является: использование в справочно-информационной работе (от1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

Регистрация документов. Это фиксация факта создания документа или его получения, путем присвоения документу регистрационного номера (индекса) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

• дать качественные и количественные характеристики документов.

• подтвердить факт получения или отправки документа;

• создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;

• вести контроль исполнения документа;

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном предприятии только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания.

Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации документов, т. е. при осуществлении все регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения, т. е. в структурных подразделениях.

С учетом специфики предприятия может использоваться смешанная система регистрации документов, когда часть документов регистрируется централизованно, а часть документов – децентрализованно, в структурных подразделениях.

На небольших предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

При регистрации документов на предприятии должны соблюдаться следующие правила:

• каждый документ регистрируется только один раз;

• все документы регистрируются только в одном месте;

• все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии.

При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

• входящие документы;

• исходящие документы;

• внутренние документы;

• коммерческие контракты;

• документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»).

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов) документам.

Существуют три основных вида регистрации документов:

1) карточная система регистрации документа;

2) журнальная система регистрации документа;

3) компьютерная система регистрации документа.

Карточная система регистрации документов

Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов.

Пример лицевой стороны карточки

Пример обратная стороны карточки

При карточной системе регистрации ведут две картотеки:

1) сроковая контрольная картотека;

2) справочная картотека.

Карточку на документ заполняют по мере выполнения следующих операций:

1) передача документа руководителю;

2) получение резолюции срока исполнения и исполнителя.

Журнальная система регистрации документа

Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500–600 документов в год.

Журналы оформляются следующим образом:

1) в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре;

2) в нижнем правом углу – начало и окончание ведение журнала.

Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации исходящих и внутренних документов

Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления.

Пример

В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 100 листов.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

2) организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

4) организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов должен состоять из следующих элементов:

• порядковый номер документа в регистрационном журнале;

• условного обозначения структурного подразделения или должностного лица;

• номер дела, в которое будет подшит документ или его копийный экземпляр.

Регистрация входящих документов происходит путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа (дата и индекс документа).

На исходящих документах дата и индекс документа проставляется в левой части страницы под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте.

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности, по решению руководства предприятия, могут не регистрироваться. В таких случаях документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.