Делопроизводство. Подготовка служебных документов - Юрий Демин

Глава 12 Нормативно-методические и нормативно-технические акты

В рамках очередной главы рассмотрим основные нормативно-методические и нормативно-технические акты, применяемые компанией в процессе осуществления своей деятельности. Прежде всего обратимся к определениям.

Нормативно-методический акт – акт, содержащий наряду с правовыми нормами [74] методику осуществления определенной деятельности. Наиболее распространенные виды нормативно-методических актов, применяемых компаниями в процессе осуществления своей деятельности, – рекомендации [75] , разъяснения [76] , методики [77] .

Нормативно-технический акт – акт, содержащий наряду с правовыми нормами технические показатели осуществления определенной деятельности. Наиболее распространенные виды нормативно-технических актов, применяемых компаниями в процессе осуществления своей деятельности, – стандарты [78] , а также нормы времени [79] и нормативы численности [80] .

Разработка компанией перечисленных видов нормативно-методических и нормативно-технических актов организуется на основе соответствующих актов, изданных (утвержденных) высшими органами управления [81] , при этом порядок утверждения и введения в действие корпоративных нормативно-методических и нормативно-технических актов определяется руководством компаний.

Пример документа представлен ниже.

РАЗЪЯСНЕНИЯ

о порядке организации внедрения Национального стандарта

Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами»

В связи с вступлением в действие Национального стандарта Р ИСО 154891-2007 «Управление документами» (далее – Стандарт) настоящим разъясняется порядок организации его внедрения в повседневную деятельность … (наименование компании) (далее – Компания), состоящий в следующем.

1. Организация внедрения Стандарта предусматривает планирование и реализацию комплекса мероприятий, направленных на изучение и последующее практическое применение его положений в работе по документационному обеспечению управления деятельностью Компании, а также осуществление действенного контроля за своевременностью, полнотой и качеством реализации указанных мероприятий.

2. Целью внедрения Стандарта следует считать повышение эффективности управления документированной информацией, используемой Компанией, приведение указанной работы в полное соответствие с положениями Стандарта.

3. Непосредственное выполнение задач по внедрению Стандарта возлагается:

3.1. В Компании – на службу документационного обеспечения управления (иное аналогичное подразделение или специально уполномоченное должностное лицо компании).

3.2. В подразделениях Компании – на должностных лиц, ответственных за организацию управления документированной информацией в соответствующих подразделениях.

4. Начальник службы документационного обеспечения управления, должностные лица, ответственные за организацию управления документированной информацией в соответствующих подразделениях, осуществляют внедрение Стандарта в соответствии с планом мероприятий, разрабатываемым по следующей форме [82] :..

5. Реализация плана мероприятий организуется начальником службы документационного обеспечения управления, должностными лицами, ответственными за организацию управления документированной информацией в соответствующих подразделениях, по следующим основным направлениям:

5.1. Уточнение потребностей пользователей [83] в документированной информации, определение мероприятий, направленных на приведение возможностей службы и должностных лиц в соответствие с уточненными потребностями пользователей в документированной информации.

5.2. Уточнение локальных нормативных актов Компании, регламентирующих организацию управления документированной информацией.

5.3. Изучение положений Стандарта сотрудниками Компании, допущенными к обращению с документированной информацией.

5.4. … (Иное – указать конкретно).

6. При уточнении потребностей пользователей (см. выше) следует обратить особое внимание на организацию управления документированной информацией в системе автоматизированного управления производством Компании, а также в составе следующих видов документов:. (указать конкретно).

7. При уточнении локальных нормативных актов компании следует обратить особое внимание на совместимость положений обновленной инструкции по документационному обеспечению управления Компании с соответствующими положениями инструкций структурных подразделений, а также с положениями инструкций по иным видам (направлениям) деятельности Компании, при осуществлении которых предусматривается использование документированной информации.

8. При изучении Стандарта сотрудниками Компании, допущенными к обращению с документированной информацией, следует обратить особое внимание на следующие положения:. (указать конкретно).

9. Организацию контроля за выполнением плана мероприятий (см. выше) целесообразно возложить: в аппарате Компании – на начальника секретариата (иное должностное лицо с соответствующими полномочиями), в структурных подразделениях – на непосредственных начальников соответствующих подразделений.

10. … (И т. д. – указать конкретно с учетом особенностей осуществления Компанией своей деятельности).

11. Итоги выполнения плана мероприятий следует отразить в акте, разрабатываемым по следующей форме [84] :..

12. По всем возникающим в связи с объявлением данного порядка вопросам ответственным за выполнение мероприятий плана следует обращаться к начальнику службы документационного обеспечения управления.

Заместитель директора по управлению [85]

подпись И. О. Фамилия

00 месяца 0000 года

Глава 13 Акты, определяющие порядок осуществления полномочий сотрудниками (определенными категориями сотрудников): должностная инструкция, рабочая инструкция, должностной регламент

Должностная инструкция – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы осуществления деятельности конкретного должностного лица (категории должностных лиц (работников) – руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т. п.) компании и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) в процессе осуществления своей деятельности положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов компании.

Содержание должностной инструкции, как правило, разрабатывается на основе типовых (примерных) текстов должностных инструкций (по соответствующим должностям), а в отсутствие таковых – на основе соответствующих квалификационных характеристик [86] .

Текст должностной инструкции излагается от третьего лица единственного числа и делится на разделы, пункты и подпункты.

Разделы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту документа формулируется в родительном падеже, например, «Должностная инструкция заместителя начальника производственного отдела», или в дательном падеже, например, «Должностная инструкция курьерам-экспедиторам».

Структуру документа, как правило, образуют следующие разделы:

♦ общие положения;

♦ обязанности сотрудника (категории сотрудников);

♦ права сотрудника (категории сотрудников);

♦ взаимоотношения по должности;

♦ ответственность.

Проект должностной инструкции подписывают его исполнитель и руководитель соответствующего структурного подразделения, а утверждает директор компании. Оформление должностной инструкции производится на соответствующем бланке. Реквизитами документа являются:

♦ наименование вида документа;

♦ дата документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ место составления или издания документа;

♦ гриф утверждения документа;

♦ заголовок к тексту;

♦ текст документа;

♦ отметка о наличии приложения;

♦ подпись;

♦ отметка об исполнителе;

♦ идентификатор электронной копии документа.

Рабочая инструкция – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы выполнения работы рабочим (категорией рабочих) компании и устанавливающий порядок применения им (ими) в процессе выполнения порученной работы положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов компании.

Должностной регламент – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы реализации возложенных полномочий сотрудником (категорией сотрудников) органа управления и устанавливающий порядок применения им (ими) в процессе реализации возложенных полномочий положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов органа управления.