Искусство успевать - Алан Лакейн

Самое главное для того, чтобы поставить «неподъемное дело А-1» под контроль – это начать работать над ним сразу же, как только вы поняли, что оно является для вас «делом А-1». Лучшим способом сдвинуть это. дело с места будет превращение «неподъемного дела А-1» в «швейцарский сыр». Для этого вам надо проделать «дырки» в этом деле. Такими «дырками» являются «задания немедленного исполнения».

«Задание немедленного исполнения» требует пять минут или меньше того, но завершив его вы проделаете небольшую «дырку» в вашем «неподъемном деле А-1». Поэтому в течение десяти минут до обеда у вас есть время для двух задании немедленного исполнения Для того, чтобы определить, какими могут быть эти два задания, вам следует: 1) составить список возможных заданий немедленного исполнения, и 2) распределить их в порядке значимости.

Вот какие «дырки» вы можете проделать в «неподъемном деле» подготовки бюджета: 1) получить экземпляр прошлогоднего бюджета; 2) составить список людей, с которыми вам надо связаться при подготовке бюджета; 3) договориться о совещании по подготовке бюджета; 4) пообедать с сотрудником и в ходе обеда поручить ему часть работы по подготовке бюджета. При составлении списка «заданий немедленного исполнения» необходимо учитывать, что эти/задания следует ограничивать теми делами, которые можно начать быстро и легко; все эти дела должны быть так или иначе связаны с «неподъемным делом А-1».

Что значат пять минут

Главной предпосылкой для осуществления метода «швейцарского сыра» является возможность начать что-нибудь делать, когда у вас есть всего лишь пять минут. Как только вы начали дело, то получили возможность продолжать его. Например, вас так может заинтересовать чтение своего досье, что вы можете провести за этим занятием сорок пять минут прежде, чем почувствуете, что вы хотите есть. «Швейцарский сыр» может вам заменить обед, хотя и не калорийный, но приносящий гораздо больше удовлетворения.

Вполне возможно, что начало работы заведет вас в тупик. Например, вы вызовете кого-то для разговора по бюджету и обнаружите, что этого человека сегодня на работе нет. Тем не менее вы можете ощутить удовлетворение, что сегодня вы сделали свою долю. работы по этому проекту. Может быть вас даже обрадует такой удобный предлог для отсрочки «неподъемного дела». Такое начало нельзя считать удачным. «Швейцарский сыр» предполагает начало деятельности.

Но если вас постигла неудача, проявите терпение и ждите следующего мгновения. Постарайтесь придумать другое «задание немедленного исполнения» и выполните его.

Не пытайтесь дважды «выесть» одну и ту же «дырку» из «сыра». Если вы попытались осуществить «задание немедленного исполнения» и оно завело вас в тупик, то следующим вашим шагом должен стать немедленный поиск другого подобного задания. И помните: из одной «дырки» нельзя сделать «кусок швейцарского сыра». Потребуется осуществить много «заданий немедленного исполнения» прежде, чем ваше дело «А-1» наберет инерцию движения.

Метод «швейцарского сыра» привлекателен тем, что не имеет значения, какое «задание немедленного исполнения» вы избираете. Важно лишь, чтобы: 1) оно было легким – чем легче, тем лучше; 2) было связано с «неподъемным делом А-1». При этом не имеет никакого значения степень вклада этого задания в реализацию дела «А-1». Главное – привести его в движение. Даже незначительные усилия начинают это движение.

Метод «швейцарского сыра» иногда позволяет сделать существенные сдвиги даже в реализации сложного проекта. После того, как вы сделали десяток «дырок» в «неподъемном деле А-1», вы сможете с радостью обнаружить, что задача оказалась гораздо легче, чем вы ожидали. Возможно вы обнаружите, каким образом можно поручить выполнение этого дела другому человеку. Или же вы узнаете, как можно сократить выполнение этого дела. Или же окажется, что работа над этим делом легка и доставляет вам радость. Может быть, единственное, что от вас требуется – это разбить вашу «неподъемную» задачу на вполне «подъемные» части и после того, как вы «поднимете» эти отдельные частички, вы без труда сумеете собрать воедино общую конструкцию.

Последний рывок

Если вы не можете заставить себя заняться делом «А-1», возможно вам следует пойти на компромисс с самим собой. Допустим, вы ухитрились сегодня уклониться от «А-1». Прежде чем перейти к другим делам, – постарайтесь сделать последний рывок к вашему главному делу. Посмотрите на часы и засеките время. Потратьте всего лишь пять минут на «А-1» и потом не притрагивайтесь к нему в течение целого дня. Уж пять-то минут занятия любым делом вы сможете выдержать!

Представьте себе, что вы проводите летний отпуск у озера. Вы валяетесь на берегу, размышляя о том, холодная вода или нет. Вы спрашиваете людей, стоящих у края озера, и они вам отвечают, что вода холодная. Однако они заходят в озеро и, кажется, им это нравится. Вы бы тоже хотели выкупаться, но вам так не хочется лезть в холодную воду.

Наконец, вы подходите к краю причала и опускаете большой палец ноги в воду: она действительно холодная. Вы присаживаетесь на край и опускаете обе ноги в воду: вам стало еще холоднее. Вы расслабляете колени и вода доходит до ваших ляжек: холод пробирает вас до костей.

Эта пытка изводит вас, и вы говорите себе, что через пять минут вы ее закончите. Вы встаете. Прыгать или нырнуть? Вы решаете прыгнуть, проплыть метров пятнадцать до плота, потом обратно до берега и, если вам по-прежнему будет холодно, выйти из воды, обтереться и поиграть в пинг-понг.

Никто не назначает вам времени для прыжка в воду. Вы решаете досчитать до ста. Сто, девяносто девять, девяносто восемь… вы все медленнее произносите каждое число. Четыре, три, два, один, прыжок! Вы в воде и плывете к плоту.

Вперед! но, если угодно, вы можете сойти с дистанции Возможно, что через час вы все еще находитесь в озере, если вам понравилось плавать при бодрящей температуре. Если же вы выбрались из воды после пяти минут плавания, то возможно, все еще играете на чемпионате озера по пинг-понгу.

Через неделю, вернувшись домой, вы можете вспомнить ваше купание и использовать метод «я закончу через пять минут» для утренней гимнастики. Еще до начала отпуска врач посоветовал вам заняться утренней зарядкой. Вы уже приобрели пособие, и оно у вас вызывает отвращение. Каждое утро до вашего отпуска вы вставали и со стоном произносили: «Нет! Только не сегодня! Может быть завтра».

Вам надоело стонать и вы хотите обрести более приемлемый внешний вид. Вы решили, что уж пять-то минут вы сможете найти для утренней зарядки. Вы ставите будильник на пять минут. Затем открываете пособие и начинаете упражнения, кося одним глазом на будильник. Как только он зазвонил, вы чувствуете, что спасены звонком от дальнейших физических мучений и вздыхаете с облегчением Вы продолжаете испытывать отвращение к зарядке, но, по крайней мере, вы начали ее делать. Может быть вы постепенно увеличите ее продолжительность до шести минут, потом до семи, а затем даже до восьми минут.

На работе вы можете использовать этот же метод «я закончу через пять минут». Вы отдаете себе отчет в том, что откладываете проект «А-1» только потому, что боитесь худшего, но как только вы начнете заниматься делом, оно оказывается не столь уж страшным, как вам казалось (так всегда бывает!). Продержитесь пять минут и проэкспериментируйте с собой. Итак, вы окунулись в один из аспектов «А-1».

Что вы узнали за эти пять минут? Оказалось ли дело «А-1» столь противным, как вы себе его представляли?

Таким же скучным? Таким же неподъемным? Таким же трудным? Потребует ли его осуществление столько же времени, как вы и раньше полагали? Есть ли у вас надежда на успех?

Разумеется, трудно рассчитывать получить правильные ответы на все эти вопросы после пятиминутного опыта. Поэтому если вы забыли о них по мере того, как у вас возрастает интерес к «А-1», то это не имеет значения. Но если эта попытка не заставила вас бросить все на свете и заняться делом «А-1», то по крайней мере вы немного больше стали знать, чем раньше. Может быть ваше подсознание приготовит вам на завтра более свежую и интересную оценку дела «А-1». Не пытайтесь себя убедить, что вы бы проработали половину среды над «А-1», если бы сегодня в течение пяти минут не поняли, какая это гадость! В глубине души вы знаете, что больше пяти минут в среду вы не выдержали бы. Теперь вы можете потратить еще пять минут на это дело. Хотя может так получиться, что оно вас захватит и вы потратите на него полдня.

Бывает и так, что после завершения десяти и даже двадцати «заданий немедленного исполнения», вы все еще понимаете, что вам предстоит осуществить сложный проект, который потребует массу времени. Вы не сможете завершить дело, на осуществление которого требуется двенадцать часов, работая по пять минут ежедневно. Вам потребуется выделить большие отрезки времени для того, чтобы завершить его. Я бы предложил вам взять календарь и составить расписание, выделив по часу каждый день, а, допустим, по вторникам и четвергам –по три часа, пока вы не зарезервируете двенадцать часов для дела «А-1». А затем пусть логика задачи определяет ваше движение к цели.