Как пасти котов. Наставление для программистов, руководящих другими программистами - Дж.Ханк Рейнвотер

В программе присутствует средство генерации отчетов о задачах и встречах руководителя, а также списках назначенных заданий. Их можно как распечатывать, так и экспортировать. Любой список заданий предусматривает возможность фильтрации по сроку завершения в виде функции текущей даты; переключатели позволяют оперативно устанавливать разные режимы: режим сегодняшних заданий и всех долгов с предыдущих дней, режим заданий до 5 дней, начиная от текущей даты, а также представление всех заданий. Каждую полночь таймер в этой форме переустанавливает заголовки фильтров, чтобы они все всегда соответствовали заданному диапазону в 5 дней от текущей даты. Для того чтобы ввести новое задание с помощью предварительно выделенного комбинированного окна Assigned, щелкните на кнопке Add Mng Task. Для назначения нового задания щелкните на кнопке Add Asg Task.

В приложении А приводятся более детальные сведения об электронном администраторе (эта программа стала моим любимым проектом), а также о примененных в ходе его конструирования методиках и компонентах.

Как выработать собственные навыки администрирования

Я уже перечислил несколько принципов организации информационного потока в пределах вашего рабочего стола. В то же время я не рекомендую слепо копировать мои методы. К ним стоит обращаться лишь в том случае, если они соответствуют конкретным организационным потребностям или имеют шанс стать хорошей отправной точкой для создания ваших собственных методик. Как сортировать бумаги по папкам, вы, вероятно, знаете, так что на этом я останавливаться не буду. Вполне возможно, что вы уже пользуетесь одним из многочисленных представленных на рынке продуктов управления проектами. Если он отвечает вашим потребностям – замечательно. С другой стороны, довольно часто недостаток гибкости применяемых инструментальных средств принуждает руководителей адаптироваться к процессам, которые не слишком согласуются с их повседневной деятельностью. По моим наблюдениям, гибкость инструментов, которые применяются для систематизации информации, вносит существенный вклад в достижение успеха. Очевидно, что возможность создания собственного программного продукта предоставляет вам максимальную гибкость по части решения организационных вопросов. Вашей задачей в этом контексте должна стать корректировка своей организационной деятельности, направленная на точное соответствие конкретным функциональным обязанностям. От этого во многом зависит способность достижения качественных результатов, причем со временем, по мере изменения условий, организационные методы нужно регулярно пересматривать.

Не следует питать иллюзий – комплексный проект с многочисленными взаимозависимостями нельзя вести исключительно средствами простых программных продуктов вроде того, что я описал в предыдущем разделе. Решение о том, подходит ли тот или иной продукт для конкретного проекта, всецело зависит от вас. Более того, вы должны сами себя оценивать по части ведения всех организационных вопросов в своем отделе. Слово «администрирование» (administration) происходит от словосочетания «добавочное министерство» (added ministry); в некотором смысле, администрирование по отношению к основным задачам не является приоритетной областью вашей деятельности. Вопрос в том, сколько сил и энергии вы затрачиваете на улаживание организационных вопросов. Необходимо всегда иметь в виду, что в процесс вашей повседневной деятельности постоянно будут вмешиваться разного рода проблемы, которые придется решать дополнительно к выполнению ваших непосредственных функций. Повышая уровень своей личностной организации, вы фактически сокращаете сроки исполнения своих первоочередных заданий.

«Непосредственные функции» – выражение весьма двусмысленное. Администрирование – это полноценная область деятельности, и заниматься ею необходимо. В то же время программисты-менеджеры воспринимают административные функции в штыки. Здесь можно провести параллель с кодированием и комментированием. Код без комментариев трудно читать. Аналогичным образом руководство без администрирования становится неорганизованным и даже (иногда) неверным по своей сути. В этой книге я исхожу из того, что вы обязаны вести сотрудников своего отдела к намеченным целям. При этом ключевую роль как в чисто внешнем, так и в фактическом аспекте лидерства играет эффективная и стройная система администрирования.

Ключевую роль как в чисто внешнем, так и в фактическом аспекте лидерства играет эффективная и стройная система администрирования.

Дирижер и оркестр – еще одна подходящая аналогия. Музыкальные произведения исполняются оркестрантами, однако не будь дирижера, любая симфония превратилась бы в какофонию. Если вам доводилось наблюдать за тем, как оркестранты перед выступлением настраивают свои инструменты, вы понимаете, что такое какофония. Администратор действительно имеет много общего с дирижером. Поэтому вы должны стремиться к тому, чтобы стать почтенным маэстро. Учтите также, что в своей деятельности дирижер исходит из отличительных особенностей оркестра, которым дирижирует. Если в вашем подчинении опытные и профессиональные сотрудники, административным вопросам не понадобится уделять много времени. Если же вам приходится руководить новичками, то вы вряд ли обойдетесь без формальной организационной структуры.

Как организовать контроль

«Контролировать или не контролировать?» – Гамлет тоже пытался решить подобную дилемму. Правда, в его случае онтологические последствия решения оказались куда более серьезными. Ваши мучения обещают оказаться не столь жизненно важными. В то же время имейте в виду, что достижение результата в компании зависит от самых разных процессов. Некоторые из них поддаются контролю с вашей стороны, другие – нет. Именно поэтому важно, как вы организуете процессы, как справляетесь с теми процессами, которые можно контролировать. Личностная организация позволяет справляться с внешними дезорганизующими факторами, какими бы серьезными они ни казались. Будьте уверены – остальные сотрудники компании отчаянно борются с организационными хитросплетениями так же, как и вы. Присмотритесь к ним. Перенимайте у них удачные идеи и не забывайте предлагать им свои.

Рассмотрим список подконтрольных и неподконтрольных областей (табл. 4.1).

Таблица 4.1. Подконтрольные и неподконтрольные области

Подконтрольные области

Методы и действия, направленные на упорядочение и систематизацию информации.

Распределение конкретных задач между сотрудниками отдела.

Архитектура программного обеспечения.

Время, фактически выделяемое на выполнение заданий.

Ваши ожидания относительно собственной продуктивности.

Ваше отношение к трудным с точки зрения общения людям.

Неподконтрольные области

Потребность окружающих людей делиться с вами информацией.

Выбор проектов, над которыми вам предстоит работать. Проекты могут нравиться или не нравиться, но работать нужно со всеми.

Коммерческие задачи, решение которых ложится на ваши плечи.

Время, которое вы должны уделить решению задач в соответствии с внешними ожиданиями.

Ожидания окружающих относительно вашей продуктивности.

Трудные в общении люди, непосредственно вам не подчиняющиеся.

Этот список можно расширять очень долго и довести до нескольких страниц. Мне хочется, чтобы вы осознали важность проблем, связанных с контролем, и поняли, что самоорганизация, направленная на достижение результата, заключается в достижении максимального контроля над рабочей ситуацией. Стоит немного углубиться в проблемы контроля, и вы поймете, почему так происходит.

Информационный поток

Все мы живем в информационную эпоху, в которую для успешного производства программного обеспечения необходима способность концентрироваться на решении той или иной коммерческой задачи. Процесс этот предполагает анализ информационного потока, проходящего через компанию и относящегося к определенным коммерческим потребностям, и усвоение этой информации. Ответить на все вопросы сразу и самостоятельно никогда не удается – следовательно, отдельные проблемы приходится решать с помощью других людей. Иногда объем данных, с которыми мы регулярно сталкиваемся, буквально сводит с ума. Впрочем, не зря в предыдущих разделах я говорил об организации деталей проекта – эти действия способны не допустить ступор, наступающий при организационной перегрузке.