Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать - Наталья Еремич

Используйте голосовую почту на рабочем и мобильном телефонах. Во-первых, это существенно сократит уровень шума в комнате, во-вторых, позволит людям сохранять

концентрацию, так как они не будут отвлекаться на звонки. Голосовую почту можно проверять на перекурах или в кофе-паузах, убивая сразу двух зайцев.

В случае если вы руководите отделом и ваше рабочее место находится в одном помещении с подчиненными, сядьте так, чтобы видеть их мониторы. Скоро вы заметите, насколько после этого возросло количество времени, которое сотрудники уделяют работе, и соответственно сократилось время, уделяемое развлекательным интернет-сайтам и компьютерным играм. Лучше всего расставить рабочие столы по периметру комнаты вплотную к стенам. Во-первых, это обеспечит достаточное количество рабочего пространства, во-вторых, позволит свободно передвигаться и, в-третьих, поможет вам все видеть. При этом лучше объявить, что все хобби в Интернете остаются на вечер – сотрудники имеют право на личную жизнь.

Поднимите свой авторитет – защищайте подчиненных от бюрократов, попыток вовлечь их в бесконечные совещания или менять им мебель в середине рабочего дня – от любых действий, которые могут помешать им работать. Сами тоже им не мешайте. По статистике, 80 % рабочего времени руководитель проводит, общаясь со своими сотрудниками, партнерами и т. д. Задумайтесь, насколько эффективно это общение. Возможно, на решение мелких проблем можно было затратить меньше времени, и оно бы осталось на что-то важное и давно задуманное. Рабочий день приобретает угрожающие временные размеры, и мы испытываем дефицит времени. Наше время съедают поглотители времени. В списке, приведенном ниже, дан перечень наиболее распространенных причин временных потерь.

Поглотители времени таковы.

Нечеткая постановка цели.

• Отсутствие приоритетов в делах.

• Попытки слишком много сделать за один раз.

• Отсутствие представления о предстоящих задачах.

• Неверное планирование дня.

• Беспорядок на рабочем месте.

Чрезмерное чтение (любой литературы, даже новой).

• Досье (банк данных).

• Недостаток мотивации.

• Отвлекающие телефонные разговоры.

• Поиски записей, адресов, номеров телефонов.

• Недостаток кооперации.

• Незапланированные посетители.

• Неспособность сказать "нет".

• Неполная или запоздалая информация.

• Отсутствие самодисциплины.

• Неумение довести дело до конца.

• Отвлекающие внешние факторы.

• Затяжные совещания.

• Недостаточная подготовка к беседам.

• Нечеткая обратная связь или ее отсутствие.

• Разговоры на личные темы.

• Излишняя коммуникабельность. Избыточные деловые записи. Синдром откладывания.

• Желание знать все, то есть сплетни.

• Длительное ожидание. Спешка и нетерпение.

Редкое делегирование полномочий (лучше сделаю сама).

Недостаточный контроль за выполнением ваших поручений.

Отметьте те из них, с которыми сталкиваетесь чаще других, и начинайте бороться с ними уже сейчас.

Хронометраж

Сначала рассмотрим общий метод борьбы с любыми поглотителями времени – хронометраж. Затем остановимся на некоторых типичных поглотителях. Хронометраж, учет и анализ расходов времени позволяют исследовать расходование вашего личного времени, а главное, понять, на что именно вы его тратите.

Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой небольшой ежедневник или блокнот – то, что вам будет удобно носить с собой. Лучше, чтобы он был ярким и заметным. С самого утра фиксируйте в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и записывайте все дела с точностью до 5-10 минут. Записи могут выглядеть примерно так:

• 9:10 - села работать, зашла в Интернет почитать новости; 9:20 - выпила кофе;

• 9:30 - начала писать отчет;

• 9:45 – зашла Тома, обсудили вчерашние действия шефа, поговорили о международном положении дел;

11:15 - вернулась к работе.

Гарантирую, что сначала вы будете забывать про хронометраж. Не паникуйте и не бросайте. Просто начните снова – с того момента, когда вспомнили о нем. В считанные дни выработается привычка.

Не стоит фиксировать мелкие отвлекающие дела. Не записывайте действия длительностью менее пяти минут. Ко-

роткие перерывы можно отмечать на полях. В конце дня подсчитайте их количество, умножьте на две-три минуты, и вы получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных воров времени.

Вы получили картину своего среднестатистического дня. Теперь вы знаете, на что тратите время. Вести такой учет желательно три-четыре недели. Затем полезно проводить недельный или двухнедельный сеанс хронометража примерно раз в квартал, чтобы контролировать ситуацию и вовремя исправлять ошибки.

Сам процесс учета, еще до анализа полученных результатов, чрезвычайно полезен. У вас выработается чувство времени, которое всегда подскажет вам, когда время расходуется неэффективно. При обнаружении траты времени впустую не волнуйтесь, не спешите принимать меры, лучше найдите у себя резервы времени: как бы хорошо ни было организовано время, его резервы есть всегда.

измерение данных

У руководителей есть поговорка: хочешь управлять – измерь. Вспомнив разговор об управлении собой как автономной компанией, можно догадаться, что этот принцип можно применить к себе лично. Воспользуйтесь количественными измерителями, если вы хотите повысить эффективность использования времени и снизить его расход на поглотители.

Для выработки некоторых измерителей потребуются данные хронометража, другие можно применять и без него.

Поговорим о первых. С помощью хронометража можно получить ответы на следующие вопросы. • какое количество (или процент) времени тратится на долгосрочные, наиболее важные проекты (как правило, это около 20-30 % рабочего времени; желательно довести эту цифру до 60-70 %);

• сколько времени тратится на задачи, которые можно делегировать, но почему-то я этого не делаю (этот показатель не должен превышать 10 %);

какой процент времени уходит на поглотители (показатель часто доходит до 50 % (!), через несколько недель хронометража его удается снизить до 10-20 %). Вечером в созданной на основе хронометража картине дня

отметьте наиболее важные долгосрочные дела, те, которые

могли бы делегировать, и поглотители. Например:

• 9:10 – села работать, зашла в Интернет почитать новости (по гл.);

9:20 – выпила кофе (погл.);

9:30 – начала писать отчет (долгоср.);

• 9:45 – зашла Тома, обсудили вчерашние действия шефа, поговорили о международном положении дел (погл.);