Как подготовиться к переговорам, или всегда ли побеждает сильнейший? - Елена Мазилкина

Презентация с использованием традиционных средств.

К традиционным средствам визуального дополнения устного сообщения относят доски, перекидные блокноты, плакаты. Они удобны для проведения презентаций в интерактивном режиме в присутствии небольшой аудитории, когда изображение должно быть составлено в результате обсуждения, а не подготавливаться заранее. Такие средства хорошо подходят для заседаний рабочих групп и круглых столов. Неудобство их использования составляет ограниченный объем информации, который может быть графически представлен. Плакаты чаще всего используются при докладах, но следует иметь ввиду, что внесение изменений в один плакат, может потребовать внесения изменений и в остальные. В связи с тем, что могут возникнуть сложности с развешиванием плакатов, они реже применяются для презентаций.

Презентации с использованием проецируемых демонстрационных материалов.

Данная форма наиболее распространена в настоящее время и предполагает использование специального проектора для проецирования пленок. Необходимые изображения изготавливаются в виде прозрачных слайдов (пленок или диапозитивов) и используются по мере необходимости в процессе презентации. Графические изображения также лучше нанести на пленку заранее.

Презентации с использованием демонстрационных видеоматериалов.

Использование демонстрационных материалов во время презентаций чаще всего используется на выставках. Демонстрация цветного изображения в черно-белом варианте или демонстрация без звука во время подобной презентации недопустимы

Презентация с помощью электронных средств.

Электронные средства используются для презентации информации в больших объемах. Подготовка высококачественной презентации с помощью электронных средств является дорогостоящей и требует привлечения специалистов. Расходы на подготовку окупаются при наличии большой аудитории.

Демонстрационные материалы

Главной целью применения демонстрационных материалов является повышение эффективности презентации. Человек лучше воспринимает то, что он видит, чем то, что он слышит. Как гласит русская народная пословица лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.

Выступление должно быть обращено к аудитории так, как если бы это был один человек. Выступающие должны позаботиться и о том, чтобы аудитория увидела все, что она должна будет запомнить. Использование визуальных средств во время презентации помогает быстро и доходчиво изобразить вещи, которые трудно передать словами, экономит время, позволяет вызвать интерес и разнообразить презентацию. К наиболее часто применяемым средствам визуализации можно отнести следующие:

– плакаты, на которых все изображения и надписи должны читаться издалека;

– схемы – если рисуются во время презентации, то ровные линии или окружности можно заранее нарисовать простым карандашом, а потом их обвести маркером;

– слайды, эффективны если не могут быть поняты до тех пор, пока их не прокомментируют. На слайдах лучше избегать лишних слов и ограничиться изображениями, но если применение слов необходимо, то слов должно быть мало, они должны быть видны свеем присутствующим, располагаться строго по горизонтали, а не под различными углами, не демонстрироваться перевернутыми («вверх ногами»). Могут использоваться для фокусирования внимания аудитории на каком-либо важном аспекте презентации;

– белые доски;

– сборные визуальные средства – магнитные или булавочные доски, на которых можно создавать изображения, добавляя по ходу действия различные детали;

– видеоролики – сами по себе являются вариантом презентации;

– отдельные предметы, способные быть интересными для аудитории и которые превращают идею в конкретный физический объект и облегчают запоминание материала аудиторией;

– действующие модели, демонстрация которых может служить кульминацией презентации;

– графики могут использоваться для демонстрации тех или иных тенденций и связей между переменными;

– диаграммы используются для визуализации числовых данных;

– схемы удобны для визуализации связей, процессов и процедур.

Эффект демонстрации будет положительным если:

– не загораживать предметы во время демонстрации;

– не оставлять их на виду после того, как закончена работа сними;

– не отворачиваться от аудитории чаще, чем необходимо;

– не демонстрировать ничего без пояснений;

– не читать по слайду;

– избегать слов-паразитов («э-э», «значит»);

– выставлять слайды в проектор под нужным углом;

– убедиться, что предметы хорошо видны аудитории.

Демонстрационные пособия при этом должны быть чистыми, ясными, простыми в использовании, удобными, уместными, понятными.

Количество демонстрационных материалов должно соответствовать принципу разумной необходимости. Следует заранее продумать оптимальный объем демонстрационных материалов. Быстрое мелькание которых приведет скорее к отрицательному результату, чем к положительному. В любом случае продолжительность демонстрации наглядных материалов должна быть в два раза меньше продолжительности презентации.

Если вы чувствуете, что партнер менее профессионален, чем вы, постарайтесь правильно распорядится своим превосходством и не ставьте партнера в безвыходное положение. Если вы почувствуете, что партнер более профессионален будьте очень внимательны. Если на первый взгляд партнер выглядит малокомпетентным, но в нужных моментах демонстрирует признаки высокой квалификации – будьте осторожны. Возможно такая тактика была принята для введения вас в заблуждение. Старайтесь добиваться согласия поэтапно. От малозначащих для оппонента деталей шаг за шагом переходите к крупным вопросам.

В итоговом документе обычно фиксируют следующее:

– достигнутое решение;

– ответственных лиц с обеих сторон и их полномочия;

– сроки исполнения;

– методы взаимного контроля.

Функция пропаганды

Функция пропаганды позволяет одной из сторон показать себя в выгодном свете в глазах общественности. В данном случае не обойтись без участия специалиста по связям с общественностью. Именно он, как никто другой, может организовать взаимодействие с представителями средств массовой информации (СМИ), поскольку они в большей степени способствуют формированию положительного образа организации в глазах общественности. Отношения со средствами массовой информации – это и искусство, и наука. Необходимо уметь заранее проинформировать представителей местных и общенациональных СМИ, и решить какую информацию вы можете им предоставить. При работе с прессой необходимо, прежде всего, составить детальный список СМИ. Здесь должны учитываться ежедневные и еженедельные газеты, журналы, теле– и радиостанции, корреспонденты центральных СМИ, информационных агентств, если есть – иностранные корреспонденты. Составляя список рассылки материалов для прессы, необходимо узнать о каждом издании: профиль аудитории (жизненный стиль, социальный статус, возраст, пол, политические интересы); регион распространения, частота публикаций (ежедневно, два раза в неделю, еженедельно, раз в две недели, раз в месяц, раз в квартал, раз в год), редакционный срок (последний срок или время дня для поставки материала в следующий выпуск, что зависит от частоты выпуска и процесса печати), методы распространения (розничная продажа, подписка (с почтовой рассылкой), бесплатная газета (распространяемая от двери к двери), контролируемое распространение (бесплатно высылаемая, по выбору и по запросу), редакционная политика (тип материалов, публикуемых в издании). Списки необходимо всегда иметь под рукой и регулярно обновлять и вносить исправления.