Тайм-менеджмент в два счета - Александр Горбачев

Снова входящий. Снова мелочь. Отвлекли на 15 секунд, но вам потребовалось немало усилий и времени, чтобы погрузиться и всплыть. А жемчуга нет. Чтобы вашу ловлю не прерывали подобные мелочи, следует устраивать «закрытые часы». Период времени, когда вас никто физически не может отвлечь. Вам требуется определенное время, чтобы сконцентрироваться, войти в курс дела, понять проблему и на выходе дать короткое по времени решение: казнить или помиловать. Жемчужина маленькая, весит всего несколько граммов, но очень ценная. Как ваше решение. Чтобы его принять и чтобы оно было на вес жемчужины, вам необходимы «закрытые часы». Иначе как в лодке на Красном море.

Можно больше успеть, если устраивать «закрытые часы» до работы и перед обедом. (Валерий Яненко, г. Иркутск)

Для того чтобы создать закрытый час, найдите помещение, желательно не в офисе. Отключите телефон и прочие средства коммуникации. Создайте условия, чтобы никто не мог вас отвлечь. Как правило, практикуются 2-4-часовые «закрытые часы». Если вы руководитель, то у вас должно быть закрытых 4 часа в неделю минимум. Задача руководителя – думать. Чтобы думать, нужно иметь возможность это делать. «Закрытые часы» – единственная возможность сконцентрироваться над проблемой любого рода. Такие возможности устраивайте себе два раза по 2 часа либо один на 4 каждую рабочую неделю.

Итак, для чего нам «закрытые часы»? Во-первых, для совещаний и любых коллективных взаимодействий, требующих быстрого и важного решения. Когда вас прерывают, ничего дельного ваш мозг выдать не может. Мы уже знаем, что любое отвлечение – это потеря двух минут времени. Время торможения и разгона. Это светофоры, которыми полны городские улицы. А разогнаться можно только на трассе, где количество прерывателей сведено к минимуму, в идеале к нулю.

Во-вторых, у руководителя есть задачи, требующие самостоятельной работы. Для решения таких дел требуется уединение. При работе с цифрами, в случае многофакторности проблемы, любые стратегические вопросы. Приведем ряд примеров, как используют это дополнительное правило управленцы.

Головной офис компании «РОСНО». Алексей – руководитель направления автоосаго. «Каждую среду я работаю дома с ноутбуком. Отключаю все телефоны, электронную почту. Такой день я называю day off, когда меня нет на работе и меня не отвлекает ни одна входящая задача, позволяет мне успеть сделать столько, сколько я успеваю за понедельник, вторник, четверг и пятницу, работая в офисе. Все коллеги знают, что в среду меня бесполезно искать, поэтому они строят свою работу так, чтобы среда не вызывала авралов».

Именно в такой день метод «швабры» позволяет полноценно и качественно зачистить рабочие проблемы, сконцентрировавшись на крупных, «дорогостоящих».

Сергей, генеральный директор компании «Аркада», г. Смоленск:

Год назад мы приняли решение отключать все телефоны на время совещания. Сотовые ставить на вибросигнал. После завершения совещания участники отвечают на пропущенные звонки. За год работы ничего не потребовало незамедлительного снятия телефонной трубки и тут же, не отходя от кассы, решения проблемы. А у нас строительный бизнес. Многие, у кого подобная сфера деятельности, являются рабами входящих звонков. Мы также не один год находились в этом рабстве. В результате ни одно совещание не могло завершиться вовремя. То у одного, то у другого «важный звонок». Собирались минут на двадцать и засиживались на часы. Как в фильме «Джек Восьмеркин – американец». Глубокая ночь, идет совещание в колхозе. Входит Джек и спрашивает:

– Что тут?

– Экстренная пятиминутка.

– Давно началась?

– Еще светло было.

Альтернативы: постоянно искать пути улучшения

Нужно доверять себе и иметь смелость бросать бесперспективные дела.

Пожалуй, есть только одно убеждение, которое открывает безграничные возможности роста эффективности. Звучит оно так: все, что я сейчас делаю, можно делать быстрее и лучше. Когда вы заняты делом, единственное, что должно быть у вас в голове, – это «как можно выполнить эту работу быстрее и лучше?». Пусть эта фраза красной нитью пройдет сквозь ваши мысли. Постоянно находясь в состоянии открытости и восприятия новой информации, вы позволяете себе увидеть то, что может улучшить ваши результаты. Вы потенциально готовы к переменам. Если выполняя одну и ту же работу, вы довольствуетесь получаемыми результатами, то ваше вымирание – лишь вопрос времени. Это стратегии динозавров. Сегодня, в информационном веке, выживают и развиваются те люди и компании, которые постоянно совершенствуют свои процессы. Постоянно ищите пути совершенствования того, что вы делаете.

Согласование временных планов

Как только ваши планы определились и оказалось, что в них участвуют другие люди, обязательно поставьте их об этом в известность. Предположим, вы босс. В среду, составляя график работ, вы запланировали провести совещание в пятницу с 15 до 17 часов. В нем должны принять участие ваши подчиненные: Петр, Николай и Елена. Но так как вы босс, вы ставите их в известность за 10 минут до начала совещания, то есть в пятницу в 14:50. Какова будет их реакция? Петр уже на переговорах с заказчиком, поэтому он не сможет принять в нем участия. Николай только погрузился в проблему, и тут его приглашают «на ковер». Елена еще вчера отпросилась, взяв отгул на этот день. Ваше совещание провалилось. Вы злитесь на подчиненных, хотя они стараются и исправно работают. В чем причина? Вы заранее не известили их о совещании, а еще лучше было бы совместно согласовать с ними дату и время его проведения.

Бытует мнение: если хотите рассмешить Бога, расскажите ему о своих планах. Абсолютная истина. При составлении планов у вас единственная возможность «согласовать планы с Богом». В Библии сказано: Бог в каждом человеке. Поэтому при составлении графика согласовывайте планы с самим собой. При таком подходе люди будут помогать вам, а не «строить козни», как, возможно, сейчас происходит в вашей жизни.

«Три тележки»

Как истинный холерик полюбила «три тележки».

Как долго вы можете работать в полной тишине? Можете ли вы, придя на работу, не поздоровавшись с коллегами, сесть за компьютер и работать весь день молча? Вечером выключить его и, не попрощавшись, уйти домой. Если да, то, скорее, по темпераменту вы флегматик. А вот если вы холерик или сангвиник, то для вас невыносимая мука – час молчать, работая в одной комнате с людьми. Если вы непоседа, которому регулярно требуется смена картинки за окном, общение и т. д., то «три тележки» вам помогут. Павлов писал: лучший отдых – смена вида деятельности. Он оказался прав. Попробуем этим воспользоваться. Представьте дорогу, на которой стоят три повозки. Ваша цель – перетащить их на другой конец. Вы впрягаетесь в одну и тащите ее, как рикша, несколько сот метров. После чего впрягаетесь во вторую повозку. Тащите ее сто метров. Повторяете процедуру с третьей. И так, чередуя тележки, к вечеру перегоняете их с места на место.

Утром вы начитаете одно дело. Проработав над ним час-полтора, переключаетесь на следующее. Потом на третье. В течение дня по очереди работаете с каждым из дел, добиваясь к вечеру завершения каждого. Таким образом, мы достигаем разнообразия в деятельности, скуки нет, и к вечеру все запланированные дела выполнены. Приведем список чередуемых диад:

работа в офисе / работа вне офиса;

работа с бумагами / работа с людьми;

работа самостоятельная / работа в коммуникации;

аналитическая работа / творческая работа;

работа на усвоение информации: чтение, слушание / работа на излагание информации: беседа, написание текстов;

работа рутинного характера / работа творческой направленности.

Для разбивания однотонности работы мозгу достаточно на день 2–3 разнообразных вида деятельности. Меньше двух – нет разнообразия. Больше трех – начинается расфокусировка внимания, и вы начинаете терять время на переходах от одного дела к другому.

Чтобы длительное время работать без усталости, следует периодически переключать внимание между выбранными делами. Это и есть самое ценное в данном правиле. Единственное, что следует учитывать, – так это к вечеру завершить все эти задачи до конца. Как говорил нам физик в десятом классе: два полуумных – это не один умный. Применительно к тайм-менеджменту две задачи, не доведенные до конца, и одна завершенная – это большая разница. Ваша задача, чтобы к вечеру у вас было «три умные», завершенные до конца задачи.

Максим Горький писал: «День – это маленькая жизнь. Кто не умеет управляться со своим днем, никогда не станет хозяином своей жизни». Мы подробно рассмотрели, как справляться в течение дня со своими делами. Используя описанные рекомендации, вы создаете твердый фундамент вашего дальнейшего успеха. Фундамент очень важен. Когда вы научились владеть своим днем, можно оторвать глаза от земли и посмотреть вперед, на ближайшие перспективы. И первое, что вы увидите, – это недельный масштаб: нужно выстраивать недельные планы.