Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания - Лина Риннэ

Поскольку этот базовый прием помогает организовывать важную информацию, при планировании дел из квадрата 2 на неделю и на день сразу видно, что надо делать. У нас есть полный перечень главных задач, в ежедневнике записаны ключевые дела, известно, где находятся важные контакты, заметки и документы. В итоге появляется возможность принимать взвешенные и точные решения и сконцентрировать внимание на больших камнях.

Первые два базовых приема дополняют друг друга и буквально изменяют жизнь. Один из наших клиентов рассказал следующее:

Неожиданные для меня возможности почтового ящика и ежедневника были настолько поразительными, что я потратил всю пятницу на организацию информации. Количество писем сократилось у меня с 19 000 до нуля! Я создал правила, папки и подпапки. Организованность сделала меня просто счастливым, я и не подозревал, какой стресс мог создавать почтовый ящик.

Вот еще один рассказ:

Очистить почтовый ящик от 7500 электронных писем было непросто, но через две недели после вашего вебинара в моем ящике находилось всего одно письмо, и даже это, на мой взгляд, слишком много! У меня раньше такого не было. Как в кошмарном сне вспоминаю то, что было раньше.

Поняв возможности этих первых базовых приемов, вы заставите почтовый ящик работать на себя. Отметим, если вы пользуетесь такими программами, как Outlook, Google или IBM Notes, то в них уже предусмотрена интеграция электронной почты с календарями и перечнями задач, облегчающая применение второго базового приема.

Оптимизация подхода

Овладев базовым приемом 2 «разложить на составляющие», вы можете предлагать другим присылать вам письма в такой форме, чтобы к ним удобно было применять процесс разложения на составляющие, например:

• Если кто-то спрашивает, сможете ли вы со своим финансовым партнером встретиться с ним завтра в 10:00, то вы можете предложить прислать вам письмо с деталями встречи или с приглашением, чтобы облегчить включение информации в ежедневник.

• Если кто-то за ланчем просит вас оценить исследовательский отчет и вы соглашаетесь сделать это, то предложите прислать вам письмо с вложенными документами, чтобы создать задачу.

Набив руку в применении этого приема, вы будете смотреть на каждый элемент входящей информации как на составную часть основной четверки. Независимо от того, какой техникой вы пользуетесь, естественной реакцией на любую информацию будет разложение на составляющие, например:

• Вы получаете сообщение о том, что надо купить молока и хлеба по пути домой, и сразу же включаете его в список задач. Если сообщение электронное, то можно установить напоминание, чтобы не забыть и не испортить себе вечер.

• Вы видите объявление о премьере в вашем городе мюзикла, который вам давно хотелось посмотреть. Вы не запоминаете эту информацию, а вносите ее в перечень главных задач. (Если в этот момент вы находитесь за рулем, то остановитесь, чтобы не создавать аварийной ситуации.)

• Вы находите рецепт, который, возможно, вам захочется попробовать при случае. Внесите его в свои заметки и не дайте ему исчезнуть в ворохе бумаг в буфете.

Идея заключается в том, что при наличии системы управления основной четверкой нужна всего минута для ввода встретившейся важной информации, включения ее в процесс планирования дел из квадрата 2 и обеспечения доступности в любой момент.

Базовый прием 3: Создать ссылку

Случалось ли вам опаздывать на встречу из-за трудностей с получением необходимых данных? Приходилось ли вам выкраивать пару часов для работы над проектом и убивать первые полчаса на поиск нужной информации?

В каком квадрате вы находитесь, когда занимаетесь поиском необходимой информации? Обычно это квадрат 1. Время можно использовать гораздо продуктивнее, именно для этого предназначен базовый прием 3 «создать ссылку».

Изменение парадигмы состоит в понимании взаимосвязи информации и в проактивном взаимоувязывании ресурсов основной четверки, чтобы не разыскивать их впоследствии. В основе лежит принцип предварительной подготовки, соблюдение которого в большинстве случаев не требует много времени.

Хотя функции поиска электронных данных довольно эффективны, чем более организована и связана ключевая информация, тем меньше риск не найти нужный материал, тем сильнее чувство уверенности и тем скорее можно сконцентрироваться на важной работе. К тому же функции поиска бессильны перед информацией на бумажном носителе!

Установить связь можно следующим образом:

• Вставить существующий файл.

• Вставить активную гиперссылку.

• Создать текстовую ссылку.

Вот как это работает:

У Джона через несколько недель назначена встреча, и он знает, что ему нужно будет представить несколько отчетов. Не откладывая до последнего, он копирует электронные документы в событие в календаре с тем, чтобы на встрече получить необходимую информацию одним щелчком мыши.

Если Джон не хочет создавать дубликат, который появляется при копировании документа в событие, то определенные программы позволят создать активную гиперссылку на документ, который хранится на жестком диске. В этом случае при щелчке мышью открывается исходный файл. Можно также создать гиперссылку на статью из Интернета, в которой есть информация, относящаяся к встрече. Таким образом, на встрече Джон просто переходит по ссылкам в событии к нужным документам.

Допустим, Джон пользуется бумажной системой или ему нужно открыть документ, которого нет на жестком диске или в Сети. В таком случае можно создать текстовую ссылку (аналогичную гиперссылке), которая напомнит о том, какая информация нужна и где ее найти. В поле события можно, например, ввести такую запись:

<Маркетинг/Квартальные отчеты/Отчет о рыночных ценах>.

Ссылка в угловых скобках показывает путь к нужной информации. Она показывает характер информации и место ее хранения (Маркетинг/Квартальные отчеты), а также содержит название конкретного документа (Отчет о рыночных ценах). По сути, это то же самое, что и гиперссылка или путь к ресурсу в адресной строке браузера. Разница лишь в том, что Джон набирает ее вручную, поскольку она относится к недоступному по щелчку мыши документу.

Вы можете использовать любой формат. Принцип здесь простой – заблаговременно собирать всю информацию, чтобы не биться над ее поиском впоследствии, когда кое-что уже подзабылось.

У этого приема множество вариаций:

• Если вы назначаете совещание команды и есть документ, с которым должны ознакомиться все, то не забудьте прикрепить его к уведомлению о совещании. Это позволит каждому получить к документу доступ и избавит вас от просьб предоставить его впоследствии.

• Если вы приглашены на совещание команды, а у вас есть документы, которые вы хотите взять с собой, но не демонстрировать остальным, то можно создать второе, параллельное событие, которое будет отображаться только в вашем календаре. Назовите его «Документы для совещания» и привяжите к нему нужные материалы. Таким образом, они будут под рукой, но доступными только вам.

• Возможно, на сервере находится совместно используемый финансовый отчет, который постоянно обновляется и который вам нужен еженедельно на совещаниях команды. Большинство программ позволяют создать ссылку на документ и вставить ее в повторяющееся событие так, что в нужный момент можно просто щелкнуть по ней и получить обновленную версию.

Число ссылок зависит только от вас. Главное – не увлекаться их количеством, т. е. не скатываться в квадрат 4, а проактивно выбирать то, что поможет вам в работе впоследствии.

Оптимизация подхода с помощью тегов

Во многих современных приложениях для организации и связывания информации используются теги. Вы также можете применять теги для создания ссылок.

Допустим, в вашем устройстве есть приложение для создания заметок / управления документами с помощью тегов. Вы вполне можете создать набор тегов, относящихся к встречам по вопросам маркетинга. Любую заметку, которую вы хотите иметь в распоряжении на встрече по вопросам маркетинга, можно пометить тегом «Маркетинговая встреча». Неважно, к какой категории относятся конкретные документы, все, что нужно сделать, – ввести имя тега в программе, и они появятся на экране компьютера. В зависимости от характера приложения и ваших предпочтений также можно использовать хештег для напоминания о существовании тега в системе, например <#Маркетинговая встреча> или просто #Маркетинговая встреча.

Это возвращает нас к идее независимости боеспособности воина от оружия. Мастер может побеждать в битве, несмотря на смену технологий, поскольку его сила заключается в знании основополагающих принципов и парадигм. Конкретные инструменты и приемы вторичны.