Домашний компьютер - Роман Кравцов

Примечание

В Office ХР кнопки панелей инструментов ведут себя разумно. Если на экран не помешаются все кнопки, то в панели остаются только те, которыми вы пользуетесь чаще всего. Остальные значки перемещаются в раскрывающуюся палитру дополнительных кнопок. Выбор значка дополнительной палитры возвращает его в основную панель.

5. Чтобы открыть или скрыть определенную панель инструментов, раскройте меню Вид (View) и укажите на пункт Панели инструментов (Toolbars). В появившемся списке панелей щелкните на имени той, которую нужно отобразить или скрыть.

...

Примечание

Список, позволяющий отображать и скрывать панели инструментов, можно вывести на экран простым щелчком правой кнопкой мыши на любой видимой панели инструментов или на строке меню.

6. Чтобы добавить или убрать кнопку из панели инструментов Форматирование (Formatting), щелкните на черном треугольнике в правой части панели.

7. В раскрывшейся палитре щелкните на кнопке Добавить или удалить кнопки (Add Or Remove Buttons).

8. В списке, показанном на рисунке 3.40, щелкните на названии той кнопки, которую нужно добавить или убрать. Галочки в этом списке стоят напротив тех кнопок, которые в данный момент присутствуют в панели инструментов. Другие панели настраиваются аналогично.

Рис. 3.40

9. В панели инструментов Рисование (Drawing) щелкните на кнопке Автофигуры (Autoshapes).

10. Укажите на пункт Линии (Lines). Как видно из рисунка 3.41, часть кнопок панелей инструментов позволяет раскрывать вложенные меню, что лишний раз указывает на схожесть панелей инструментов и строки меню приложения.

Рис. 3.41

11. Некоторые кнопки устроены еще сложнее. Щелкните на кнопке Цвет заливки (Fill Color) панели инструментов Рисование (Drawing). Текущая ячейка немедленно закрасится другим цветом.

12. Теперь щелкните на стрелке справа от этой кнопки. Раскроется палитра цветных кнопок, позволяющих не только залить ячейку другим цветом, но и изменить цвет, назначаемый щелчком на самой кнопке Цвет заливки (Fill Color). По мере знакомства с Office ХР вы обнаружите множество таких сложных кнопок.

13. Наконец, в панели инструментов могут размещаться раскрывающиеся списки. Щелкните на списке Размер (Font Size) панели инструментов Форматирование (Formatting) и выберите значение 20. Теперь вводимые символы будут иметь новый размер.

Поиск и выделение объектов

Редактируя содержание документа, пользователь имеет дело с текстом, числами, графическими и другими объектами. Очень часто содержимое документа не помещается па экране целиком, и пользователю приходится листать его в поисках нужного материала. Чтобы отыскать определенный фрагмент в многостраничном документе, часто необходимы специальные инструменты Office.

Рассмотрим перемещение по документу и поиск определенных объектов с помощью следующих шагов.

1. Выберите в главном меню пункт Создать документ Office (New Office Document).

2. Щелкните на вкладке Отчеты (Reports), а затем дважды на значке Современный отчет (Professional Reports). Запустится Word, и в нем будет создан новый документ (рис. 3.42).

Рис. 3.42

3. Для перемещения вверх и вниз по документу щелкайте на стрелках полосы прокрутки основной панели либо нажимайте клавиши Page Up и Page Down.

4. Для перехода на одну страницу вверх или вниз щелкайте на кнопках Предыдущая страница (Previous Page) или Следующая страница (Next Page).

5. Чтобы сместиться сразу на несколько страниц, перетаскивайте ползунок полосы прокрутки. При этом рядом с ним будет появляться номер страницы, определяемый текущим положением ползунка.

6. Для перехода к определенному разделу документа щелкните на заголовке этого раздела в панели схемы документа. Эта панель тоже имеет полосу прокрутки, с помощью которой можно пролистывать содержание документа.

7. Если требуется найти в документе определенный текст, выберите команду Правка > Найти (Edit > Find). Откроется окно диалога, показанное на рисунке 3.43.

Рис. 3.43

8. Введите в поле Найти (Find What) число 15.

9. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). Word начнет просматривать документ, начиная от текущей позиции текстового курсора, найдет первое вхождение числа 15 и выделит его.

10. Чтобы возобновить поиск и обнаружить все вхождения числа 15 в документ, продолжайте щелкать на кнопке Найти далее (Find Next).

11. Отыскав нужные фрагменты, щелчком на кнопке Отмена (Cancel) закройте окно диалога поиска.

Мы рассмотрели приемы навигации и поиска на примере документа Word. Остальные приложения Office имеют сходные инструменты перемещения по документу. В PowerPoint и FronPage есть, соответственно, панели содержания и списка файлов, похожие на панель схемы документа Word. Окна диалога поиска варьируются в зависимости от специфики приложения, но приемы работы с ними похожи во всех программах Office....

Примечание

Окна диалога, подобные окну поиска, можно оставлять открытыми и одновременно выполнять другие операции (в отличие от большинства окон диалога, блокирующих все остальные действия). Это позволяет редактировать найденные фрагменты, а затем оперативно продолжать поиск.

Выделение, удаление и замена

В реальной работе часто приходится переставлять целые слова, абзацы, страницы и блоки данных. Для осуществления подобных операций необходимо выделить тот фрагмент, который нужно копировать или переместить. Это делается так.

1. Щелчком поместите курсор в начало выделяемого фрагмента (перед первой буквой выделяемого текста или перед выделяемым графическим объектом).

2. Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, нажимайте клавиши вправо, вниз и Page Down до тех пор, пока не подсветится нужная часть документа.

3. Чтобы удалить выделенный фрагмент, нажмите клавишу Delete. Чтобы заменить его другим текстом или рисунком, просто начните вводить новый текст или вставьте соответствующий рисунок. В момент ввода нового содержимого выделенный фрагмент автоматически удаляется. С помощью указанного алгоритма действительно можно выделить любой блок данных. Однако Office предлагает дополнительные приемы выделения, значительно убыстряющие работу. Для выделения фрагмента в непрерывном текстовом блоке (в документе Word, на слайде PowerPoint, в отчете Access, в электронном сообщении Outlook или на web-странице Frontpage) пользуйтесь следующими приемами:

• чтобы выделить слово, дважды щелкните на нем;

• для выделения абзаца трижды щелкните на нем;

• чтобы выделить строку или пункт структуры, щелкните слева от нее, а для выделения нескольких строк нажмите кнопку мыши слева от первой из них и протащите мышь вниз;

• протаскиванием указателя по тексту можно быстро выделить несколько слов;

• чтобы выделить рисунок, диаграмму или другой внедренный объект, просто щелкните на нем.

Теперь потренируйтесь в выделении блоков ячеек таблиц Word, Excel, PowerPoint и Access.

1. Запустите Access и откройте базу данных, созданную ранее.

2. В левой панели окна базы данных щелкните на кнопке Таблицы (Tables), а затем дважды щелкните на значке Таблица данных. Откроется окно таблицы (рис. 3.44).

Рис. 3.44

3. Щелчками на кнопках столбца, строки и таблицы попробуйте выделить соответствующие фрагменты и целую таблицу.

4. Щелкните в любой ячейке второй строки.

5. Нажмите клавишу Shift и щелкните на кнопке четвертой строки. Будут выделены три строки, с первой по четвертую. Аналогичным образом можно выделить несколько смежных столбцов....

Примечание

Таблицы Word и PowerPoint не имеют кнопок для строк и столбцов. Для выделения фрагментов в этих таблицах следует гцелкатъ на воображаемых кнопках, расположенных сверху и слева от ячеек таблицы.

6. Чтобы выделить блок смежных ячеек, подсвеченный на рисунке 3.44, щелкните в левой верхней ячейке блока.

7. Нажмите клавишу Shift и щелкните в правой нижней ячейке блока. В предыдущем упражнении вы познакомились с окном диалога поиска. Приложения Office позволяют не только искать, но и автоматически заменять одни фрагменты текста другими. Предположим, оказалось необходимым заменить в тексте большого документа часто встречающуюся величину 15 % на 17 %. Для этого достаточно выполнить следующие шаги.

8. Перейдите к документу Word (рис. 3.42), и выберите команду Правка > Заменить (Edit > Replace). Откроется окно диалога (рис. 3.45).

Рис. 3.45

9. В поле Найти (Find What) введите 15 %.

10. В поле Заменить на (Replace with) введите 17 %.

11. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next), в документе будет найдено и выделено первое вхождение текста 15 %.

12. Чтобы заменить его на 17 %, щелкните на кнопке Заменить (Replace). Word выполнит замену и автоматически отыщет следующий фрагмент 15 %.

13. Если какой-то из найденных фрагментов нужно оставить без изменения, просто щелкните на кнопке Найти далее (Find Next).