SAP Business One. Строим эффективный бизнес - Михаил Елашкин

• Сбыт. Позволяет создавать предложения, вводить заказы клиентов, настраивать накладные обновлять сальдо складских счетов и управлять счетами-фактурами и дебиторской задолженностью.

• Закупка. Контролирует и ведет контракты и транзакции с поставщиками, включая создание заказов на закупку, обновление складских объемов, расчет стоимости импортируемых позиций, обработку возвратов, кредитов и платежей.

• Деловые партнеры. Контролирует все сведения о ваших клиентах, реселлерах и поставщиках, включая профили, контактную информацию, состояние счета и анализ перспектив сбыта.

• Банковские операции. Контролирует все финансовые процедуры, например, денежные поступления, выписку чеков, депозиты, авансовые платежи, оплату кредитными карточками и банковскую выверку.

• Управление складами. Контролирует уровни запасов, управление позициями, прейскурантами, специальными соглашениями о цене, перемещениями между складами и складскими операциями.

• Компоновка. Предоставляет производственные транзакции, с помощью которых определяются многоуровневые спецификации и создаются заводские заказы, обеспечивается контроль и отчетность о наличии готового изделия или материала.

• Контроллинг. Позволяет определить места возникновения прибыли и факторы накладных расходов, а также создать отчеты о прибылях и убытках для каждого места возникновения прибыли (МВП).

• Система отчетов. Предоставляет обширные отчеты практически по всем аспектам работы предприятия, включая задолженность клиента и поставщика, оборот, денежный поток, отчеты по контактам с клиентами, бухгалтерский учет, складской учет, балансовые отчеты, ценообразование, динамика привлечения клиентов и другие возможности.

Рассмотрим его функциональность более подробно.

Управление обеспечивает выполнение следующих основных функций и операций:

• Установка системы предлагает пользователям удобный перечень действий, определяющий порядок настройки всех данных и предпочтений компании с помощью нескольких простых операций.

• Настройка — эти инструменты позволяют администратору определить пользователей, валюты условия платежа, сотрудников в сфере продаж, банки, комиссионные и другие параметры.

• Полномочия обеспечивают безопасность всех ваших коммерческих сведений за счет надежной системы проверки полномочий пользователя, что гарантирует допуск к данным только уполномоченных лиц.

• Таблицы курсов позволяют вводить курсы и коэффициенты иностранных валют вручную или загружать их из Интернета, причем эти сведения можно впоследствии использовать при составлении отчетности и вводе данных.

• Утилиты позволяют пользователю выполнять резервное копирование данных, вносить исправления и запускать автоматизированные заранее определенные процессы.

• Импорт/экспорт позволяет обмениваться данными с MS Excel или другим программным обеспечением для финансового учета.

• Восстановление позволяет при необходимости возвращать данные в исходное состояние после сбоев.

• Управление предупреждениями позволяет определять и настраивать необходимые предупреждения. Любое предупреждение может быть отправлено по факсу, электронной или внутренней почте или в виде SMS.

• Центр обслуживания почты, факса и SMS позволяет отправлять документы или отчеты по почте факсу или посредством SMS. Сообщения могут быть направлены внутренним пользователям клиентам или поставщикам.

Модуль «Финансы» содержит инструменты и отчеты, позволяющие управлять всеми финансовыми процессами.

• План счетов позволяет определить все счета компании и их иерархические отношения.

• Функциональность Проводки позволяет вводить или находить ручные проводки. Любая операция может быть отнесена на проект или место возникновения затрат (МВЗ).

• Шаблоны транзакций экономят время и помогают избежать ошибок при ручном вводе проводок.

• В среде Повторяющихся операций можно создать собственный набор повторяющихся транзакций, включая автоматические напоминания о частоте.

• В Курсовых разницах выполняются корректировки счетов в иностранной валюте в соответствии с изменениями местной валюты.

• Сальдовый отчет содержит сальдо счетов и проведенные операции. Все финансовые отчеты можно просмотреть в любой валюте и с любым уровнем детализации.

• Отчет о прибылях и убытках отображает доходы и расходы в традиционном виде, используемом бухгалтерией.

• Балансовый отчет показывает активы и пассивы компании в традиционном виде, используемом бухгалтерией.

• Сравнительные отчеты позволяют провести любые сравнения между месяцами, кварталами, годами или любыми другими периодами.

• Бюджет помогает определить и отслеживать бюджет в любой валюте и просматривать обобщенный отчет по бюджету, в котором сравниваются фактические и плановые значения.

• Построитель Финансовых отчетов содержит множество шаблонов любых финансовых отчетов.

Модуль «Сбыт» помогает реализовать полный цикл продаж, начиная с предложения и заканчивая фактурированием и оплатой, с использованием следующих инструментов и возможностей:

• Предложение позволяет автоматически оформлять предложение цены для клиента, измерять валовую выручку по данному предложению, обновлять запасы и отчитываться о текущем сальдо клиента.

• Инструменты Ввода заказа позволяют регистрировать в системе заказы клиентов, автоматически резервировать заказанные позиции и извещать склад о дате поставки.

• Накладные позволяют заказывать материал из предложения и обновлять остатки складских запасов.

• Возвраты регистрируют поступление запаса, возвращенного вашими клиентами.

• Фактурирование автоматически создает счет-фактуру и регистрирует движения по складу и бухгалтерские проводки, формируя автоматическое поступление, если клиенты немедленно оплачивают какую-либо часть счета.

• Кредитовые авизо кредитуют клиентов в случае возврата материалов или в других подобных случаях.

• Резервное фактурирование позволяет оформлять счет-фактуру, не изменяя остатки складских запасов.

• Ассистент автоматического суммирования сводит в один счет-фактуру всю предшествующую дебиторскую задолженность по всем вашим клиентам.

• Черновики позволяют выводить на печать, редактировать и контролировать документы, сохраненные в виде черновиков.

Модуль «Закупки» позволяет контролировать и поддерживать все аспекты отношений с поставщиками. В число его инструментов и процедур входят:

• Заказ на поставку позволяет оформить поставку материалов или услуг вашим поставщиком. Заказ обновит доступное количество для заказанных позиций и уведомит начальника склада об ожидаемой дате доставки.

• Накладная обновляет фактическое количество на складе, не меняя сальдо счета поставщика.

• Возврат поставки регистрирует материалы, возвращенные поставщику.

• В компоненте Счет-фактура регистрируются счета-фактуры поставщиков и одновременно выполняется проводка по счетам запасов

• Кредитовое авизо кредитует поставщика при возврате материала или в других случаях, когда необходимо подобное кредитование.

• В Импорте рассчитывается стоимость импортированных товаров. Здесь учитываются разные типы расходов, например транспортировка страхование и таможенная очистка.

Модуль «Деловые партнеры» позволяет отслеживать и контролировать всю информацию о клиентах и поставщиках. Возможности модуля:

• Обработка кредитных карточек регистрирует всю информацию о клиенте или поставщике, включая адрес, записи контактов, сальдо счетов и многое другое.

• В Контактах регистрируются телефонные переговоры, встречи или любое другое взаимодействие с клиентом или поставщиком.

• В Начальном сальдо задается начальное сальдо клиентов и поставщиков.

• Резюме контактов отображает открытые записи контакта с клиентом.

• В Возможностях продаж отслеживаются все потенциальные сделки — начиная с первого звонка и заканчивая успешным заключением сделки.

• Анализ возможностей показывает возможности в трех основных ракурсах — по клиенту, по позиции и по агенту.

• График перспектив сбыта отображает динамическую «воронку» продаж со всеми этапами — начиная с потенциальной возможности и заканчивая заказом. С помощью щелчка мыши на любом этапе можно просмотреть подробный отчет о нем.