Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении - Доронина Лариса

Органы местного самоуправления управляют муниципальной собственностью, формируют, утверждают и исполняют местный бюджет, устанавливают местные налоги и сборы, осуществляют охрану общественного порядка, а также решают иные вопросы местного значения.

Органы местного самоуправления являются юридическими лицами и действуют от своего имени самостоятельно. Из перечисленного следует, что муниципальное управление – это деятельность выборных и других органов местного самоуправления по управлению муниципальной собственностью, объектами муниципального хозяйства, формированию и исполнению местного бюджета, направленная на обеспечение жизнедеятельности населения муниципального образования, решения других вопросов местного значения, включая и вопросы организации своей работы, муниципальной службы.

Местное самоуправление осуществляется в муниципальных образованиях – городских и сельских поселениях: в селе или нескольких селах, имеющих общую территорию (район), городах или частях крупных городов (городских районах, кварталах).

Определение: муниципальная служба – профессиональная деятельность граждан, которая осуществляется на постоянной основе на должностях муниципальной службы, замещаемых путем заключения трудового договора (контракта)[1].

Основная функция любого государственного или муниципального учреждения – принятие управленческих решений. Все управленческие решения государственных и муниципальных органов принимаются на основе информации, которая должна быть достоверной, своевременной и полной.

Определение: документирование – запись информации на носителе по установленным правилам[2].

Процесс фиксирования информации на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.) в целях ее дальнейшего использования называется документированием. Документирование управленческой деятельности – это массовая функция, выполняемая всеми государственными и муниципальными органами.

Определение: документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать[3].

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Определение: средства документирования – средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

В настоящее время в органах государственного управления широко используются электронные документы.

Определение: электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме[4].

Документ, составленный, выданный или находящийся в обороте государственных или муниципальных органов, учреждений, организаций и отвечающий определенным требованиям, относится к категории официального документа.

Определение: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом[5].

Официальный документ, используемый в текущей деятельности государственных органов, называют служебным документом.

Внимание! Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Документы, как официальные, таки служебные, должны обладать юридической силой или юридической значимостью.

Определение: юридическая значимость документа – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера[6].

Определение: юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия[7].

Характерной чертой официальных документов является наличие определенной формы, порядка их издания, составления, наличия необходимых реквизитов.

Определение: реквизит – элемент оформления документа (например, подпись, печать, текст)[8].

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством.

Определение: делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов[9].

Определение: документационное обеспечение (управления), ДОУ – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами[10].

Запомните!

В делопроизводстве применяются следующие сокращения:

УС – унифицированная система;

УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации;

ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления;

ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации;

ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организации;

ГОСТ – государственный стандарт.

Управленческие документы обслуживают определенные управленческие функции: планирование, организация, контроль и т. д.

Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например, система организационно-распорядительной документации, система бухгалтерской документации, система внешнеторговой документации.

Определение: система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению[11].

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам.

Определение: приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов[12].

Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Определение: унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности[13].

Систему документации составляют различные виды документов. В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г., были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации.

Общероссийский классификатор управленческой документации является составной частью единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.