Делопроизводство компании - Александр Непогода

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати предприятия.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером предприятия.

Реквизиты официальной доверенности:

1) название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

2) полное наименование предприятия, выдавшего доверенность, и его адрес;

3) дата выдачи доверенности;

4) номер;

5) срок действия доверенности;

6) должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверяется получить ценности, денежные средства;

7) серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование предприятия, в котором должны быть получены ценности, и документа, являющегося основанием; перечень ценностей и их количество,

8) образцы подписи получателя доверенности;

9) подписи руководителя предприятия и главного (старшего) бухгалтера, печать предприятия.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей – это документ, который предприятия и организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей.

Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреплена печатью.

Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.

Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала внесения записей в журнал необходимо все страницы пронумеровать, прошнуровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано… страниц». Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный (старший) бухгалтер предприятия или учреждения.

Реквизиты личной доверенности:

1) название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

2) фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверенность;

3) фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность;

4) содержание доверенности;

5) наименование предприятия, в котором должны быть произведены операции по доверенности;

6) подпись лица, выдавшего доверенность;

7) дата выдачи доверенности;

8) должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

9) дата удостоверения подписи;

10) печать.

Срок действия личной доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

Накладная-документ – это коммерческий документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Наряд – документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками организации, об учете ими выработки и о расчете причитающейся им зарплаты.

Коммерческие акты – это документы, составляющиеся при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозном документе; порче и повреждении груза; обнаружении груза без документов или документов без груза; возвращении железной дорогой похищенного груза; не передаче железной дорогой на железнодорожный подъездной путь груза в течение 24 ч после оформления в товарной конторе (кассе) выдачи груза по документам. В этом случае коммерческий акт составляется только по требованию грузополучателя.

Железная дорога обязана составить коммерческий акт, когда она сама обнаружила перечисленные факты или когда на наличие хотя бы одного из этих обстоятельств указал получатель или отправитель груза.

Реквизиты коммерческого акта:

1) наименование документа (коммерческий акт);

2) номер, дата и место составления;

3) скорость перевозки грузов;

4) номер и дата накладной;

5) наименование пунктов отправления и назначения;

6) наименование отправителя и получателя;

7) сведения о средствах транспорта и соответствующие отметки в накладной;

8) результаты проверки груза;

9) описание повреждений и состояния грузов с выделением недостачи или излишков;

10) заключение экспертизы;

11) дополнительные сведения и отметки;

12) подписи лиц, составивших коммерческий акт.

Коммерческие акты составляются в трех экземплярах: первый направляется в управление дороги, второй выдается под расписку грузополучателю, третий остается в делах станции.

Согласно действующему законодательству предприятия и организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий.

Претензия – это требование о добровольном устранении нарушения законодательства. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указаны: требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему; основания требований заявителя: срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом; при необходимости– банковские реквизиты заявителя.

Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий.

При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены Документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.

Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензии, либо вручается под расписку.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию заявитель вправе предъявить иск в арбитражный суд.

Исковое заявление – это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации (предприятия, учреждения).

Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной. Оно направляется в арбитражный суд области, края, республики– по месту нахождения ответчика (предприятия, организации, учреждения, которое нарушило права или законные интересы истца).

Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.

Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.

Ответчику могут не направляться лишь копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензией и которые должны иметься у ответчика.

Реквизиты искового заявления:

1) наименование арбитража;

2) наименование и адреса спорящих организаций;

3) наименование министерств или ведомств, в систему которых входят спорящие организации;

4) изложение сущности спора и обстоятельств, служащих основанием для иска;

5) ссылки на нормативные акты и доказательства, подтверждающие изложение обстоятельств;

6) требования истца;

7) причины возражения другой стороны;

8) сумма иска;

9) дата подачи заявления и подпись руководителя.

В конце искового заявления указывается приложение: перечень документов, прилагаемых к заявлению. Для отдельных категорий споров перечень документов, подлежащих представлению в арбитраж, указывается в инструктивных письмах. Исковое заявление направляется заказной корреспонденцией в адрес арбитражного суда или передается непосредственно в канцелярию суда.