Искусство управления складом - Юлия Улыбина

планирует предпринимательскую или коммерческую деятельность склада (складского комплекса), в соответствии со стратегическими целями функционирования склада;

контролирует проектирование и осуществление бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых контрактов и договоров, взвешивает степень возможного риска;

рассматривает и решает производственные, организационные, кадровые и социально-психологические проблемы в целях интенсификации производства и увеличения объема грузопотока на складе, оптимального использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов;

проводит подбор и отбор персонала, расстановку кадров на местах, мотивацию их профессионального роста, оценку и стимулирование качества выполняемой работы;

организует взаимоотношения с заказчиками и поставщиками, систему сбора требуемой информации для расширения внешних контактов и обмена опытом;

анализирует спрос на услуги склада, прогнозирует сбыт посредством изучения и оценки потребностей потребителей;

принимает активное участие в формировании инновационной и инвестиционной деятельности, рекламной стратегии, связанной с дальнейшим развитием функционированием склада (складского комплекса);

обеспечивает увеличение прибыльности, конкурентоспособности и качества работы склада и рост ее эффективности;

координирует работу склада в границах определенного направления (участка), проводит анализ ее эффективности, выбирает оптимальные решения по оптимальному использованию выделенных ресурсов;

задействует в работе консультантов и экспертов по различным юридическим, техническим и финансовым вопросам;

отвечает за соблюдение персоналом правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной гигиены и противопожарной защиты;

своевременно оповещает сотрудников склада плановых заданий, схем технологического процесса;

отвечает за своевременную и полную выплату заработной платы;

отвечает за верное использование установленных условий оплаты и нормирование труда;

применяет дисциплинарные наказания к нарушителям трудового распорядка на складе;

контролирует соблюдение трудового законодательства;

обеспечивает персонал специальной одеждой и средствами индивидуальной защиты.

Склад (складской комплекс) управляется через функциональные органы – службы, филиалы, отделы, секции, группы, участки. Их состав и специфика обуславливается организационной структурой управления склада.

В ходе формирования организационной структуры склада требуется создать административно-хозяйственные связи и порядок подчиненности структурных подразделений, а также спланировать содержание и последовательность действий по управлению работой всего складского комплекса.

Система управления складского комплекса (склада) должна способствовать своевременности руководства и осуществления контроля за процессом выполняемых технологических действий.

Потребность в персонале. Для того чтобы определить потребность складского комплекса в персонале, следует использовать информацию о товарных потоках, список технологических операций, производимых на складе в течение смены, а также время выполнения каждого действия на складе, необходимое для конкретного объема работы. С этой целью используется нижеследующая формула расчета персонала склада:[17]

,(1)

где P – общая численность складских работников на предприятии; n – операции, производимые в течение смены; m – персонал, задействованный на операции n; Tj – норматив времени выполнения одним сотрудником единицы объема работы; Wi – прогнозируемый объем работы на смену; TO – продолжительность смены (или периода смены, выделенного для данного вида операций); K1 – коэффициент, учитывающий вспомогательные и подготовительные работы; K2 – коэффициент, учитывающий сотрудников в отпуске или на больничном.

Итоги вычислений потребности в работниках склада должны быть скорректированы посредством коэффициента неучтенных работ. Рассматриваемый коэффициент принимает во внимание вынужденные простои техники, ожидания, время на подготовительные и вспомогательные работы, тем самым, удлиняя время на осуществление производственного процесса в 1,2–1,35 раза.

Рассчитав число работников каждой специальности, как правило, выясняются потенциальные смежные должности, которые способен осуществлять один и тот же складской работник в зависимости от его квалификации, зоны ответственности и рабочего графика.

Данные вычисления позволяют выяснить необходимое число работников в смене. Затем следует увеличить эту цифру в соответствии с количеством смен. При этом необходимо учитывать потенциальные больничные и отпуска. Проанализировав полученные данные, легко составить штатное расписание склада с требуемым количеством работников. Таким анализом, а также рабочими инструкциями определяется функциональные обязанности персонала, и пишутся должностные инструкции.

Основная часть операций на складе производится с использованием установленного технического оборудования. Поэтому, необходимо рассчитывать не только трудовые, но и технические ресурсы. Это позволяет точно определить количество подъемно-транспортных механизмов, штабелеров, гидравлических тележек, лифтов, лестниц, ворот, рабочих мест оператора, сканеров штрих-кода и т. д.

Как правило, складской логистике в регионах уделяется недостаточное внимание. Поэтому, в лучшем случае выработавшаяся система управления центральным складом предприятия копируется на складах филиалов, в худшем – определяется руководителем филиала, который обычно ограничен в финансах. В отчетах филиалов почти никогда не фигурирует количество подготовленных заказов, не смотря на то, что именно эти цифры отражают реальную картину работы персонала удаленных складов. Эта информация в контексте с численностью персонала склада, говорит об эффективности или ее отсутствии в работе сотрудников складов филиалов. Только в этом случае можно сравнивать эти данные с информацией по функционированию центрального склада организации.

Когда склад филиала предприятия находится на значительном расстоянии от торгового офиса, в структуру управления складом помимо обычных работников войдут также операторы, задействованные на складе и выписывающие накладные на отпуск заказанной продукции. Эти же операторы могут формировать в электронной учетной системе приходные документы после принятия материальных запасов.[18] На большом складе уместно присутствие заместителя начальника склада и начальников смен (старших кладовщиков).