Прибыльная турфирма. Советы владельцам и управляющим - Сергей Ватутин

Критически важно при работе с операторами:

(Скопируйте таблицу из бонусов к данной книге на сайте www.turdelo.ru/book_bonus и повесьте в офисе на видном месте – несоблюдение этих моментов ведет к самым дорогим ошибкам!)

• НЕ бронировать туры без получения предоплаты от клиентов, так как аннулирование и/или внесение изменений ведет к штрафам.

• Заполнять заявки на бронирование строго по правилам туроператора с указанием ВСЕХ обязательных данных.

• Регулярно получать акты выполненных работ и вести учет всех взаиморасчетов со всеми операторами для ведения бухгалтерского учета.

• Внимательно смотреть условия договоров с операторами, обращая особое внимание на тип договора (агентский или купли-продажи) и сумму, которая будет отражаться в бухгалтерском учете. В противном случае агентство легко может попасть под необходимость уплаты налогов в сумме, превышающей его комиссионное вознаграждение, т. е. сработать в убыток.

• Срок окончания действия загранпаспорта с момента окончания поездки различается в зависимости от направления. Обязательно проверяйте срок действия загранпаспорта на сайте оператора.

• Указывайте ТОЧНУЮ ДАТУ РОЖДЕНИЯ ребенка, а не просто возраст.

• Если ребенок вписан в паспорт родителей, при достижении ребенком возраста 6 лет обязательно должна быть вклеена его фотография.

• Начиная с возраста 14 лет ребенок должен иметь собственный паспорт.

• Уточняйте, были ли у туриста отказы в визе. Обратите внимание на гражданство туристов! У граждан, к примеру, Украины и Казахстана список безвизовых стран и правил оформления виз во многие страны отличается от россиян.

• В особых случаях проконсультируйтесь с визовым отделом туроператора.

Правила бронирования туров у туроператоров

• Перед тем как забронировать тур, необходимо детально изучить прайс-лист, обращая особое внимание на набор услуг, входящих в стоимость тура.

• Уточнить наличие мест. (На сайте оператора, позвонив куратору или менеджеру по направлению.) Информация по наличию мест может быть ориентировочной и не означает подтверждения бронирования, так как с момента ее получения до момента конкретного бронирования проходит определенное время, в течение которого продолжается продажа. Исходя из этого рекомендуется сразу оговорить с клиентом возможные варианты замены отеля или даты вылета. Это особенно важно при бронировании туров на «пиковые» даты.

• Оформление заказов у большинства операторов возможно на сайте в разделе бронирование. Заполнив в этом разделе форму регистрации, агентство получает по e-mail имя (логин) и пароль фирмы. После получения электронного имени и пароля можно бронировать в режиме реального времени, а также просматривать все заказы, поступившие от фирмы. Многие операторы повышают размер комиссии за самостоятельное бронирование через онлайн.

• В примечаниях можно указывать номера телефонов и факсов (с кодом города), e-mail, а также фамилию и имя менеджера. Обязательно сообщайте о форме оплаты – наличная или безналичная, поскольку при безналичном расчете дополнительно к листу подтверждения выставляется отдельный счет с банковскими реквизитами.

• Обычно в течение суток (для стандартных туров) после получения заявки агентству направляется по е-mail лист подтверждения с указанием номера заказа и расчетом его стоимости.

• Очень внимательно проверяйте лист подтверждения по всем составляющим тура: отели, сроки поездки, тип размещения и питания, а также номер рейса. В фамилиях туристов допускается до 3 ошибок, если это не искажает смысл фамилии. За изменение заявки: данных о туристах, замене фамилии, возрасте детей – некоторые операторы могут взять штраф.

• Иногда в случае отсутствия мест в листе подтверждения сразу указывается альтернативный вариант (по отелю или срокам поездки). Необходимо сообщать туроператору в кратчайшие сроки о выбранном туристами отеле или же об аннуляции тура, так как с момента подтверждения предложенные места резервируются за клиентами турфирмы. В случае отказа от альтернативного варианта штрафные санкции обычно не применяются.

• В листе подтверждения указываются крайние сроки осуществления оплаты и предоставления документов. В случае несоблюдения договора туроператор оставляет за собой право без предварительного предупреждения аннулировать подтвержденное бронирование. С другой стороны, предварительная оплата неподтвержденной заявки не влечет за собой обязательство туроператора по предоставлению данных услуг.

• Оплата по безналичному расчету должна производиться только после получения счета, в котором указаны банковские реквизиты. Банковские переводы, направленные без выставленного счета, обычно возвращаются на счет агентства или остаются на счете туроператора как неизвестные платежи. После осуществления оплаты в «пиковые даты» лучше направлять по факсу туроператору копию платежного поручения с отметкой банка об исполнении или же с печатью и подписью турагентства.

• Наличная оплата производится в рублях по внутреннему курсу на день оплаты (предоплаты) при обязательном наличии у плательщика паспорта гражданина РФ. В случае предоплаты наличными средствами доплаты по безналу, как правило, не принимаются.

• Пакет документов – паспорта с визами (для визовых стран), авиабилеты, ваучеры, страховка, памятка – передается представителю фирмы в день, предшествующий дате вылета, или непосредственно клиентам в аэропорту за три часа до вылета. Непременным условием для выдачи документов является осуществление оплаты тура в полном объеме через кассу или зачисление средств на расчетный счет.

• Аннулирование подтвержденного бронирования должно направляться по факсу или электронной почте. В случае если аннуляция происходит в срок, предусматривающий штрафные санкции, они могут быть применены вне зависимости от того, была ли произведена оплата за данный тур.

Список основных туроператоров московского региона

Чтобы облегчить вам первоначальный выбор туроператоров, мы подготовили таблицу, где по каждой стране указали операторов, которые наиболее активно работают с этой страной и занимают по этой стране наивысшие позиции в рейтингах. Эту таблицу для распечатки вы найдете в бонусах к данной книге по адресу www.turdelo.ru/book_bonus.

8. Создайте веб-сайт, который приносит клиентов

А вы все еще делаете сайт для имиджа? Ну-ну…

Эта глава посвящена главному, особенно если вы находитесь в крупном городе, источнику привлечения новых клиентов. Как заставить интернет-сайт вашего туристического агентства продавать? Турагентств открыто несметное количество, и даже в маленьких городах их количество превышает несколько сотен, тысяч. Соответственно они активно конкурируют между собой и жалуются на отсутствие клиентов. Для сети «1001 Тур» Интернет – главный и практически единственный канал привлечения клиентов. На нашем сайте – более 45 тыс. посетителей в день (на лето 2011 г.). Эти посетители генерируют ежедневно сотни звонков и заявок с сайта. Эти результаты не случайны. Мы потратили много средств и времени, чтобы их достигнуть. Как мы этого добились? В этой главе мы раскроем часть наших секретов о том, как использовать интернет-сайт, как его создать, как его продвигать, сколько денег тратить на рекламу и как сделать так, чтобы сайт реально продавал, а не просто был красивым каталогом с картинками.