Как привести дела в порядок - Дэвид Аллен

Завершайте начатые проекты, выполняйте взятые на себя обязательства, исполняйте обещания, и тогда и ваше бессознательное, и ваше сознание добьются успеха, что даст вам ощущение законченности, значимости и целостности.

Джон-Роджер (Роджер Делано Хинкинс), психолог

Горизонт 4: Видение. Наличие долгосрочных проектов (три-пять лет) заставляет мыслить более широкими категориями: это организационные стратегии, общие тренды, обстоятельства, влияющие на изменения в личной жизни и карьере. Внутренние факторы включают в себя долгосрочные карьерные ожидания, семейные и финансовые ожидания, ожидания по уровню жизни. Факторы внешней среды могут охватывать изменения, влияющие на вашу работу и компанию, например развитие технологий, глобализация, рыночные тенденции и конкуренция. Решения такого рода легко могут изменить вашу работу на многих уровнях.

Горизонт 5: Миссия и принципы. Это взгляд на картину в целом. Зачем существует ваша компания? Зачем существуете вы? Что действительно для вас важно в любой области? Изначальная миссия определяет, что на самом деле представляет собой ваша работа. Это основное описание вашей работы. Все задачи, видения, перспективы, проекты и действия проистекают из этого и ведут к этому.

Эта аналогия с горизонтом может быть спорной, и в реальной жизни представления о вашем фокусе и при­оритетах не всегда соответствуют пере­численным уровням. Тем не менее эти горизонты могут сформировать полезную модель, которая напомнит о многоуровневом характере ваших обязательств и задач.

Минута за минутой, день за днем у вас нет времени думать. Вам нужно что-то, о чем уже подумали.

Очевидно, что нужно учесть множество факторов, прежде чем вы убедитесь, что приняли оптимальное решение о том, что делать и когда. «Определение приоритетов» в традиционном смысле, как фокус на долгосрочных целях и ценностях, все-таки не создает практической основы для решения подавляющего большинства задач, с которыми вы сталкиваетесь каждый день. Управление рабочим процессом на всех уровнях обеспечивает гораздо более целостный подход к тому, как справиться с делами и испытать удовлетворение по этому поводу.

Во второй части книги приведены практические рекомендации по использованию этих моделей принятия решений, а также лучшие практики по сбору, обработке, планированию, организации и анализу, которые помогут вам использовать эти модели более эффективно.

3. ТВОРЧЕСКИЙ ПОДХОД К РАБОТЕ: ПЯТЬ ЭТАПОВ ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОЕКТА

КЛЮЧЕВЫЕ ФАКТОРЫ, которые помогают держать ситуацию под контролем: 1) четко определенные результаты (проекты) и следующие действия, необходимые для достижения результата; 2) напоминания в надежных системах, которые нужно регулярно проверять. Это так называемый горизонтальный фокус. Звучит просто, тем не менее применение этого процесса на практике может принести выдающиеся результаты.

Усиление вертикального фокуса

Практически во всех случаях горизонтального фокуса бывает дос­таточно. Тем не менее иногда может потребоваться больше усилий, чтобы взять ситуацию или проект под контроль, найти решение или удостовериться, что правильно определены все необходимые шаги. Здесь в действие вступает вертикальный фокус. Понимание того, как мыслить продуктивно в этом контексте и как интегрировать результаты в вашу персональную систему, — это второй важный навык, необходимый для интеллектуального труда.

Если думать о большом, пока занимаешься малым, все мелочи будут двигаться в нужном направлении.

Элвин Тоффлер, философ

Мыслительная работа не обязательно должна быть сложной. Большая часть планирования происходит в неформальной обстановке, буквально на салфетке, например, когда вы за чашкой кофе обсуждаете с коллегой содержание и структуру маркетинговой презентации. По моему опыту, это наиболее эффективный вид планирования с точки зрения соотношения затраченной энергии и полученного результата. Конечно, время от времени необходимо разрабатывать более формальную структуру или план, чтобы прояснить основные действия, их последовательность или расставить приоритеты. Более детальный план также потребуется для координации действий в сложных ситуациях, например, если несколько команд должны совместно работать над разными частями проекта или нужно подготовить бизнес-план, чтобы убедить инвестора в том, что вы понимаете, что делаете. Однако, как правило, в общих случаях для проявления творческого подхода бывает достаточно ручки и листа бумаги.

Я часто замечал, что с точки зрения проектного мышления самая большая потребность профессионалов не имеет никакого отношения к более формальным моделям. Люди, которым требуются более формальные модели, или уже нашли их, или могут получить в рамках специальных образовательных программ. По моему наблюдению, для большинства людей проб­лемой является отсутствие модели сосредоточения внимания на проекте. Нам нужно знать, как оценить и поддержать наше мышление, каким бы неформальным оно ни было. В определенные моменты, несомненно, полезны официальные встречи по планированию и высокотехнологичные инструменты планирования (например, программное обеспечение для управления проектами), но очень часто участникам официальной встречи требуется встретиться еще раз, иногда в менее формальной обстановке, с бумагой и ручкой, чтобы проект действительно обрел для них очертания и они могли бы взять ситуацию под контроль. На официальных встречах часто опускают обсуждение самого главного вопроса: почему этот проект вообще нужно делать? Или же не уделяют достаточно времени мозговому штурму — разработке идей, о которых никто не задумывался, но благодаря которым проект мог бы стать интереснее, выгоднее и, возможно, даже веселее. Наконец, на таких встречах редко действительно определяют следующие конкретные действия и обязательства по различным аспектам плана проекта.

Цель состоит в том, чтобы прояснить ситуации или проекты и взять их под контроль, чтобы больше о них не беспокоиться и не потерять потенциально полезных идей.

Хорошие новости: существует эффективный способ обдумывания проектов, ситуаций и отдельных вопросов, который приносит максимальную пользу при минимальных затратах времени и сил. Это то, как мы сами по себе планируем что-то, когда осознанно стараемся взять ситуацию под контроль или просто действуем для достижения желаемого результата. По моему опыту, когда люди сами по себе уделяют больше времени планированию — неформальному и в том формате, который им удобен, — они избавляются от стресса и достигают лучших результатов.

Модель естественного планирования

Вы уже знакомы с самым талантливым и гениальным планировщиком в мире: это ваш мозг. Фактически вы и есть машина планирования. Вы планируете, когда оденетесь, пообедаете, пойдете в магазин или просто начнете говорить. Этот процесс кажется случайным, однако каждому физическому действию предшествует довольно сложная последовательность шагов, происходящая в мозгу. Для выполнения практически любого действия ваш мозг совершает пять шагов:

1)-определяет цель и принципы;

2)-визуализирует результат;

3)-проводит мозговой штурм;

4)-осуществляет организацию;

5)-определяет следующие конкретные действия.

Самый опытный планировщик в мире — ваш мозг.

Простой пример: планирование похода в ресторан

Вспомните, когда вы последний раз ходили в ресторан. Что побудило вас это сделать? Это могло быть что угодно: желание утолить голод, пообщаться с друзьями, отметить особое событие, подписать контракт или начать романтические отношения. Как только любая из этих причин стала реальным намерением, вы начали планировать. Ваше намерение было вашей целью, и это привело к автоматическому запуску внутреннего процесса планирования. Ваши принципы обозначили границы, в рамках которых будет развиваться ваш план. Возможно, вы не думали осознанно о своих принципах в контексте похода в ресторан, но вы ими руководствовались: стандарты сервиса и кухни, доступность, удобство — все эти факторы сыграли свою роль. В любом случае ваша цель и принципы стали определяющим стимулом и границами процесса планирования.

Как только вы решили воплотить свою цель в жизнь, каковы были ваши первые мысли по существу? Вряд ли такими: «Пункт II.А.3.b в моем плане». Ваши первые мысли были, скорее всего, такими: «Итальянская кухня в ресторане Giovanni» или «Боковой столик в Bistro Cafe». Возможно, у вас в голове всплыла приятная картинка, как может пройти этот вечер, кто из гостей будет присутствовать, как сложится атмосфера и/или итог вечера. Это была ваша визуализация результата. В то время как целью является ответ на вопрос «зачем вы идете в ресторан?», визуализация отвечает на вопрос «что?» — иными словами, каким должен быть физический мир вокруг вас, его образы, звуки, ощущения, чтобы это наилучшим образом соответствовало вашей цели.