Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Пэт Никерсон

(В списке дел, состоящем из двух колонок (глава 2), поместите его в колонку «Запрос» и не перемещайте в «Обязательство», пока не оцените важность задания.)

ПРЕДЛОЖЕНИЕ: прямо сейчас уделите немного времени созданию списка главных 20 процентов текущих заданий, которые вероятнее всего принесут 80 процентов результатов. Сравните их с восемью задачами этого года. Посмотрите, насколько ваши текущие приоритеты стоят на службе ваших задач.

Смотрите, какова картина

Если за ваше время соревнуются слишком много запросов и при этом они имеют к списку ваших задач слабое отношение или вовсе никакого, то спросите себя:

• Действительно ли они связаны с чьими-то задачами? Кто выигрывает?

• Если они связаны с задачами моего руководителя, то мне нужно быть внимательным. Если с моими, то что еще должно войти в мой список задач?

• Какую задачу вытеснит этот новый пункт?

• Меня повысили, понизили или мне просто навязывают это?

Увидев, какова картина, вы оцените важность запросов, сможете подвергнуть сомнению «чужеродные» приоритеты, принять вашу новую задачу (а также все приоритеты, вытекающие из нее) или отказаться от нее в результате переговоров.

Как графические карты содействуют командному мышлению

Вот как выдающиеся авиационные инженеры проиллюстрировали приоритеты по закону Парето. Это было сделано на одном из множества наших семинаров с участием правительственных, военных и частных подрядчиков в сфере бизнеса, связанного со спутниками и ракетной техникой.

А.-Авиационнный инженеры и инженеры по контролю качества определилили 20 процентов заданий, которые дадут 80 процентов результатов, и определили риски, которые необходимо преодолеть в отношении текущих и последующих полетов. На этом они сосредоточились больше всего.

Б.-Совокупность заданий средней важности (60 процентов) даст оставшиеся 20 процентов результатов. Им было уделено второстепенное внимание.

В.-Задачи низкой важности были сокращены, переоценены или удалены из-за их невысокой отдачи. Да, дело нешуточное.

У этих инженеров потом состоялись серьезные обсуждения критериев, которым должны соответствовать задачи/риски, чтобы заслужить лучшие промежутки их времени, самое пристальное внимание с их стороны, а также готовность принести что-либо в жертву.

Критерии как основание для приоритетов

Не важно, готовите вы сегодня пилотируемый космический полет или нет, вам нужно выбрать главные задания, которые составят 20 процентов, а также устранить риски, угрожающие 20 процентам результатов. По этой причине ракетостроители поставили знак равенства между определением важности задания и устранением рисков как главным процессом в работе по расстановке приоритетов, ведущей к получению результатов.

Чтобы определить приоритеты и придерживаться их, нужно основывать свой выбор на наборе критериев, которые будут признаны и уважаемы другими. Вот некоторые примеры, взятые из множества различных ситуаций в промышленной сфере и сфере услуг.

Отбор критерия риск/ценность

Найдите подходящие критерии

Чтобы избежать споров при нехватке времени, решите, какие особые признаки или условия оправдают «вытеснение» ранее важных заданий в пользу новых приоритетов. Уделите время определению этих критериев. Упорядочите их по силе воздействия. В результате вы существенно сэкономите время и избежите стресса, исключив «незапланированные споры».

Объедините свою команду вокруг целей

Когда осуществление задач отдела опирается на разные специальности или дисциплины, ежедневные приоритеты команды неизбежно будут бороться между собой за ограниченные ресурсы – рабочую силу, бюджет, данные, материалы и время. Ваши соревнующиеся задания и результаты должны быть понятны не только вам, но начальнику и другим группам, а также всем сторонам, причастным к этому делу.

Живые голоса

Вот мнение Барта Денисона, руководителя операций в крупной компании в Редмонде, занимающейся производством программного обеспечения:

Я регулярно встречаюсь с клиентами и руководством для обсуждения рабочей нагрузки и определения приоритетов, чтобы сохранять сосредоточенность на правильных целях. Время от времени возникает необходимость посвятить работе дополнительные часы, но я договорился с большинством клиентов и менеджеров, что никто из членов моей команды не должен постоянно работать более 45 часов в неделю.

Много задач? Согласуйте приоритеты

Ежедневные приоритеты таких высокотехнологичных компаний, как та, в которой работает Барт, строятся на специфических, но зачастую эксклюзивных основах знаний. Это означает, что может возникнуть угроза, незаметная другим, но очевидная для любого заинтересованного специалиста. Если вы и есть такой специалист, то должны уметь не только пересматривать свои приоритеты, но и своевременно информировать вспомогательные команды и менеджеров об угрозах и вариантах выбора, что поможет создать доверие и снизит у участников уровень стресса. Не оставляйте их в неведении.

В хорошо управляемых компаниях возникновение напряжения из-за большого количества задач легко выявляется, и устранение этого напряжения – один из ведущих видов деятельности менеджеров. Обычно пути решения обсуждаются на собраниях команд и становятся главной темой объявлений для персонала. Такие компании владеют навыками приспособления к новым условиям без чрезмерных потрясений.

Много запросов? Давайте и получайте политическую защиту

Если вы менеджер проекта, офис-менеджер или администратор, то, вероятно, вам приходится отчитываться перед несколькими руководителями, и поэтому брать на себя инициативу, когда им нелегко договориться. Если вы не используете программное обеспечение для управления проектами, то можете создать собственную схему отслеживания, чтобы наглядно изобразить конкурирующие требования вместе с потенциальными рисками и вариантами исправления ситуации. Применяйте эти инструменты, чтобы заблаговременно ввести начальника в курс дела, когда знаете о приближающемся конфликте между сделавшими запросы руководителями высшего звена. Ваш начальник будет признателен, получив предостерегающие данные и запасные варианты, и с большей вероятностью станет поддерживать ваши решения.

Почему необходимо вывешивать графики

Если вы одарены фотографической памятью и у вас развита сообразительность, то, скорее всего, вы блестяще справляетесь со многими заданиями в уме и беззаботно пренебрегаете составлением таблиц по ним. Но помните, что начальники и коллеги не умеют читать ваши мысли. Если у вас нет способностей к телепатии, вам придется демонстрировать им конфликты приоритетов, а также последствия их урегулирования наглядно. Имея удобные электронные инструменты, вы можете исправлять списки задач одним нажатием клавиши и помещать их на общедоступную страницу в сети. Подобным образом с помощью стикеров можно легко изменить ваши настенные письменные или графические схемы.