Менеджерами не рождаются. Непростые уроки достижения реальных результатов - Фрэнк Свайтек

5. И помните, что во время корпоративов или совместных походов в бар не может случиться ничего по-настоящему хорошего. Избегайте подобных мероприятий!

Бессмысленные обязательства и заявления

Один из основных барьеров, препятствующих удачному проведению встреч, – это склонность людей делать расплывчатые или бессмысленные заявления. Приведенный ниже график демонстрирует примеры такого языка, который я называю «абракадаброй».

Вот что я предлагаю делать, чтобы избавиться от «абракадабры»: не принимайте от других никаких заявлений, не содержащих четко указанные сроки. Если кто-то дает вам расплывчатое обещание, спросите: «К какому времени?» Иногда мои менеджеры сопротивляются. Они заявляют: «Как я могу определить сроки, когда моя работа зависит от деятельности еще трех или четырех подразделений?» «Отлично, – отвечаю я. – Не говорите мне о том, когда вы представите окончательный результат. Назовите точную дату, когда вы расскажете мне о степени продвижения или о статусе проекта».

Упрощение за счет сокращения бюрократии

Я всегда считал, что чем меньше у тебя сотрудников, тем лучше. При наличии слишком большого количества подчиненных объем работы расширяется естественным образом, стремясь занять всё время. Многие сотрудники не любят сидеть без дела, поэтому если им не хватает работы, они начинают сами ее создавать – новые отчеты, процедуры, корпоративную политику. Иными словами, они станут придумывать себе много новых вещей, за которые можно было бы отвечать в течение дня. Тут-то и появляется бюрократия!

Большинство сотрудников хотят заниматься хоть чем-то, поэтому и придумывают себе работу. В периоды небольшой нагрузки у многих появляется искушение заняться жалобами и обсуждениями второстепенных проблем; они находят придуманные проблемы внутри организации и начинают тратить время и силы на то, чтобы с ними разобраться. Однако если на меня работает меньше людей, то каждый из них делает свое дело более производительным образом, чувствует себя комфортнее в рамках организации и достигает лучших результатов. (Говоря о меньшем количестве людей, я не имею в виду, что сокращаю их число до того минимума, при котором затрудняется выполнение работы. Нехватка персонала приводит к совершенно другому набору проблем.)

Если на меня работает меньше людей, то каждый из них делает свое дело более производительным образом, чувствует себя комфортнее в рамках организации и достигает лучших результатов.

Как понять, есть ли в вашей организации бюрократия? Обратите внимание на эти сигналы:

• слишком большое количество утверждений и согласований;

• медленный процесс принятия решений;

• очень большое количество этапов в процессе;

• ненужная бумажная работа;

• слишком много потерь, в том числе временных;

• чрезмерное влияние отдельных сотрудников при отсутствии у них формальных полномочий.

При наличии этих факторов организация становится неуклюжей и медленной, вместо того чтобы быть подвижной и стремительной (такой, какой мы хотели бы ее видеть).

Позвольте поделиться примером бюрократии в действии. Когда я впервые оказался в Wisconsin Telephone, среди моих подчиненных было 15 человек, задача которых состояла в том, чтобы готовить и отсылать ежемесячные отчеты в корпоративный отдел персонала. Они работали над многочисленными документами (порой достаточно объемными) по таким вопросам, как причины отсутствия сотрудников, ошибки в оформлении заказов и нарушение техники безопасности на рабочем месте (показательно, что ни один из этих отчетов не был напрямую связан с четырьмя главными задачами).

Я поинтересовался, есть ли у кого-нибудь время читать все эти бумаги. Сотрудники уверили меня в том, что они не просто читают отчеты, но и помещают их в объемные папки, которые ежемесячно рассылаются всем руководителям компании. Я не мог поверить, что у кого-то из топ-менеджеров находится время, чтобы что-то делать с таким ворохом бумаги. Чтобы убедиться, говорят ли мне сотрудники правду, я позвонил вице-президентам по маркетингу и по работе сети и спросил, что они делают с папками, которые каждый месяц получают из службы персонала. Вице-президент по маркетингу сообщил мне, что не помнит, чтобы когда-либо получал нечто подобное, а вице-президент по работе сети сказал, что действительно кто-то ежемесячно присылает ему какие-то папки, однако ему некогда их открывать, поэтому его ассистент засовывает их в какой-то ящик.

В следующем месяце мы провели эксперимент: сократили количество отправляемых отчетов в два раза, а затем принялись ждать, попросит ли нас кто-нибудь прислать недостающую часть. С нами так никто и не связался. На следующий месяц мы вообще не стали ничего отправлять. Мне позвонила руководитель службы персонала и потребовала, чтобы мы немедленно представили наши отчеты. Я вежливо ответил ей, что у меня нет ни времени, ни ресурсов на подготовку нужных ей документов. Она предупредила меня, что обязательно напишет докладную записку о моем «несоответствии». Эта тема не получила дальнейшего развития, и 13 из 15 сотрудников переключились на другую работу, занявшись продажами и обслуживанием клиентов.

Если вы не совершите ряд упреждающих шагов для снижения уровня бюрократии, она будет расти и процветать.

А теперь, когда вы поняли всю важность простоты, давайте поговорим о том, каким образом нужно прививать чувство ответственности внутри организации. Этой теме будет посвящена следующая глава.

Основные итоги главы

1. Всегда выражайте свои мысли лаконично и ясно. Чтобы помнить об этом, используйте концепцию «половины листа бумаги, заполненной с одной стороны» – она применима во всех случаях, когда вы что-то пишете или рассказываете.

2. Избегайте использования жаргонных словечек. Им не хватает точности, и они могут иметь разные значения для разных людей.

3. Четыре главные задачи – это рост доходов, привлечение новых клиентов, удержание уже имеющихся и сокращение расходов. Если ваша работа не связана ни с одной из них, подумайте, почему вы вообще ею занимаетесь.

4. Убедитесь, что вы измеряете лишь важные результаты – те, которые напрямую или косвенно связаны с описанными выше четырьмя главными задачами. Не тратьте время на измерение посторонних вещей.

5. Правильно организуйте встречи. Убедитесь, что они имеют четкую цель, которая обязательно достигается, и что начинаются и заканчиваются они вовремя.

6. В ходе встречи сосредоточьте внимание на том, что необходимо знать вашей аудитории или собеседнику. Не тратьте время на то, чтобы постепенно двигаться к сути. Будьте готовы отказаться от презентаций в формате PowerPoint и диаграмм. Завершайте каждое выступление коротким резюме, включающим в себя список конкретных действий.

Руководство к действию

1. Посмотрите на любую сделанную вами недавно презентацию. Измените ее, руководствуясь принципом «половины листа бумаги». Откажитесь от всех специальных терминов, жаргонизмов и материала, не помогающего вам донести свои мысли более простым образом.

2. Сделайте для себя копию формы «Концентрация лидера», приведенной выше в этой главе. Положите ее на видное место на столе в своем кабинете. Заглядывайте в нее каждое утро – она поможет вам вспомнить, на чем необходимо концентрироваться в течение рабочего дня. Еще раз смотрите ее в конце дня, чтобы оценить, какие ваши сегодняшние действия и планы соответствовали четырем главным задачам. Делайте это до тех пор, пока не разовьете у себя привычку концентрироваться на самом важном.

3. Изучите календарь своих повседневных дел за последние две недели. Какую долю времени вы действительно посвящали работе над четырьмя главными задачами?

4. Просмотрите все отчеты, содержащие измеряемые показатели. Затем определите, к какой из четырех главных задач относится каждый из показателей. Если вы столкнетесь со сложностями, это будет означать, что в данном отчете нет необходимости.

5. Запланируйте себе чуть больше времени на подготовку к очередной встрече. Изучите материалы, которые будут обсуждаться, используя для этого техники, описанные в данной главе.

6. Перед тем как собрать воедино материалы для встречи, попытайтесь закончить фразу «Я хочу, чтобы в результате моей презентации аудитория узнала или сделала…». Затем еще раз внимательно посмотрите на материалы и убедитесь, что они соответствуют этой задаче.

Глава 5

Лидер создает общую модель ответственности и учит ей других

Ответственность – это инструмент, позволяющий менеджерам достигать результатов. Вы как руководитель берете на себя ответственность за уровень приверженности сотрудников интересам компании и за достижение ими целей. В начале каждого года, квартала, месяца или даже недели вы обязуетесь двигаться к поставленным целям, и вы за это отвечаете.