Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Одно дело — записать на бумажке, что нужно купить молока, и другое — вспомнить об этом, находясь в магазине. Точно так же, записать напоминание о том, что нужно позвонить другу, чтобы узнать имя агента по продаже недвижимости, и вспомнить об этом, находясь у телефона в свободное от работы время — это разные вещи.

Вы должны быть в состоянии пересматривать всю картину своей жизни и работы с требуемой периодичностью и на всех уровнях. Для большинства людей суть управления рабочим процессом заключается в постоянном пересмотре проблем. Именно на этом этапе вы каждую неделю рассматриваете незавершенные проекты и незамкнутые циклы на уровне в 10 000 футов, как я это называю (см. ниже). Это — ваша возможность пересмотреть все дальнейшие действия и различные варианты с тем чтобы принять правильное решение о том, как поступать в определенной ситуации.

Какие проблемы и когда пересматривать

Если вы следуете системе персональной организации, в структуру которой, как я посоветовал, вы включили список проектов, перечень следующих шагов и список ожидаемых событий, то для поддержания работы такой системы вам не придется прилагать особых усилий.

Инструментом, к которому вы будете обращаться чаще всего, вероятно, станет ежедневник, напоминающий вам о «пиках» грядущего дня, то есть о делах, которые не доживут до следующего дня, если их не сделать. Это не значит, что дела, записанные в календаре, — самые «важные» в вашей жизни, просто их нужно сделать. Если вы будете знать, что и когда нужно сделать, то у вас появится простор для маневра. Полезная привычка: после того, как пометите в календаре задачу как «выполненную» (встреча, телефонный звонок, окончательная версия доклада), проверить, какие еще проблемы нужно решить.

Регулярно просматривайте свои списки задач: это позволит выбросить их из головы.

После просмотра календаря вы чаще всего будете обращаться к списку первоочередных действий. Подобные списки представляют перечни намеченных шагов, которые вы можете предпринять, если в течение дня у вас появится свободное время. Если вы рассортировали их в соответствии с обстановкой («Дома», «За компьютером», «При встрече с Джорджем»), то они будут иметь значение только в соответствующих обстоятельствах.

Списки проектов, ожиданий и списков «когда-нибудь/может быть» следует просматривать сугубо по мере необходимости: регулярность просмотра этих списков должна позволить вам выбросить их из головы.

Критический фактор успеха: еженедельный обзор проблем

Все проблемы, которые могут требовать активных действий, можно пересматривать достаточно часто для того, чтобы ваше сознание не пыталось постоянно о них помнить и напоминать вам о них. Чтобы можно было доверять быстрым интуитивным решениям, которые вы время от времени принимаете в отношении дальнейших действий, вы должны постоянно выходить на более сложный уровень. На основе опыта работы с тысячами клиентов я могу утверждать, что со временем эта привычка перерождается в модель поведения, имеющую критическое значение для достижения успеха: еженедельный обзор.

Все ваши незамкнутые циклы (т. е. проекты), планы на будущее, списки следующих шагов, ежедневники, списки ожиданий и даже списки «Когда-нибудь/может быть» нужно пересматривать раз в неделю. Это также позволит вам освободить сознание от проблем и убедиться, что все «хвосты» за последние несколько дней подтянуты — собраны, обработаны и упорядочены.

Жизненные проблемы охватывают широкий круг интересов, и тот, кто обдумывает одну из них, не обращаясь к остальным, — просто мечтатель, недостойный вершить судьбы мира.

Джеймс Фенимор Купер

Если вы обычный человек, вам прекрасно известно, что дела могут выйти из-под контроля всего за несколько дней напряженной работы. Вам не захочется отвлекаться от текущей работы, которой и без того много, на то, чтобы постоянно поддерживать безупречный порядок в своих делах. Однако чтобы позволить себе роскошь спокойно отдохнуть, вам, вероятно, придется раз в неделю проводить в доме генеральную уборку.

Еженедельный обзор — это время:

• сбора и обработки всей «рутины»;

• пересмотра вашей системы;

• обновления списков;

• упорядочения, прояснения, продвижения и завершения.

Большинство людей не располагают завершенной системой и не получают реальной отдачи от пересмотра своих проблем по следующей причине: их обзор не полон. У них по-прежнему остается чувство, что они что-то упустили из виду. Вот почему отдача от внедрения всей процедуры растет, по крайней мере, в геометрической прогрессии: чем более полной является система, тем больше вы ей доверяете. А чем больше вы ей доверяете, тем сильнее будет ваше желание сохранить ее. Еженедельный обзор — верный способ поддерживать этот стандарт.

Большинство людей чувствует более полное удовлетворение от своей работы после того, как привели в порядок, завершили, прояснили и пересмотрели все соглашения с собой и с окружающими. Делайте это раз в неделю, а не раз в год.

Большинство людей максимально отдаются работе тогда, когда остается неделя до отпуска, но дело не в самом отпуске. Что вы делаете за неделю до того, как уехать в долгое путешествие? Вы упорядочиваете, завершаете, проясняете и пересматриваете все договоренности с самим собой и с окружающими. Только я рекомендую вам делать это раз в неделю, а не раз в год.

Действия

Основная цель всего управления рабочим процессом — принятие правильных решений, касающихся вашей текущей деятельности в любой момент. В 10:33 в понедельник решение о том, что делать — звонить Сэнди, заканчивать подготовку коммерческого предложения или просматривать электронные сообщения всегда будет основной проблемой, но грамотное предварительное планирование придаст вам уверенности в своем выборе. В своих действиях вы можете перейти от надежд к уверенности в том, что поступаете правильно, тогда темпы и эффективность вашей работы сразу повысятся.

Каждое внутреннее побуждение к действию — интуитивно. Проблема в том, чтобы перейти от надежды на то, что сделан правильный выбор, к уверенности в том, что выбор действительно правильный.

Три модели выбора программы действий

Давайте на мгновение предположим, что вы не боретесь с «рутиной» из-за чувства неопределенности и привычки все откладывать. Над вами постоянно тяготеет список задач, которые вы не выполняете — в любой момент времени. Так как же решить, что делать и чего не делать, и при этом не испытывать внутреннего дискомфорта?