Теория менеджмента - Светлана Тодошева

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

1) информационная избыточность повышает качество решения, но увеличивает время на его принятие, а также повышает стоимость информации. Может применяться для принятия важных решений;

2) субминимальный уровень является индивидуальным для конкретного человека и отражает тот объем информации, при котором данный человек еще может принять обоснованное решение;

3) недостаток информации (информационный голод) препятствует принятию правильного решения и увеличивает вероятность провала для организации.

Достоверность информации – это отношение реальных сведений к общему объему информации в процентах. Достоверность также имеет три уровня: абсолютный (100 %); доверительный (более 80 %); негативный (менее 80 %). Достоверность зависит от следующих факторов:

• организация документооборота. Чем меньше людей в нем участвуют, тем выше будет достоверность информации;

• время прохождения информации. Достоверная, но поздно поступившая информация может стать ложной (например, курсы акций на бирже).

Достоверность можно повысить путем обработки большего объема информации с применением эффективных методик или алгоритмов (обрабатывая информацию с доверительным и даже с негативным уровнем достоверности).

Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость, и выражается в снижении затрат на принятие правильного решения. Ценность информации может быть рассмотрена на четырех уровнях:

1) нулевой – информация, которая повторяет уже известные характеристики объекта управления или представляет ненужные для принятия решения характеристики;

2) средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10 %) – ее создают специалисты, работающие добросовестно, но без особого интереса;

3) высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) – имитационные модели, дающие руководителю возможность оценить последствия при различных вариантах решения;

4) сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз) – связана с маркетинговыми исследованиями и инновациями; может иметь криминальный источник.

Насыщенность информации – соотношение полезной и пустой (фоновой) информации. Фоновая информация позволяет лучше воспринимать полезную (профессиональную) информацию, так как улучшает настроение, поднимает эмоциональный уровень, заранее настраивает на нужный лад. Без фоновой полезная информация звучит или выглядит «сухо» и воспринимается с трудом. Однако не стоит использовать слишком большой объем фоновой информации, иначе полезная информация будет частично или полностью пропущена пользователем.

В связи с общим увеличением объемов поступающей отовсюду информации организации стремятся к повышению насыщенности информации. Насыщенность имеет следующие уровни: абсолютной достоверности, обоснованности в полной мере (используемая информация должна быть высокой или средней ценности), средней насыщенности и сочетания элементов открытости и конфиденциальности.

Информационная среда организации подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Упорядоченность – это гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т. п., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) – коэффициентов пропорциональности.

Закон информированности-упорядоченности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем больше будет вероятность ее стабильного функционирования (самосохранения).

Закон действует в трех вариантах. Согласно первому варианту руководитель и подчиненные ничего не знают о законе информированности-упорядоченности. Персонал будет стремиться собрать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не думая о ее упорядоченности и объеме. Этот процесс достаточно дорогой, кроме того, организация может получить ложную информацию и принять ее как руководство к действию. Результатом станут убытки.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные не знают. Наиболее неблагоприятный вариант для руководителя. Работники, как и в первом варианте, будут стремиться сообщить руководителю как можно больше сведений о конкурентах, рынках сбыта и др. Руководитель должен просмотреть всю информацию и выбрать все самое важное, при этом велика вероятность что-то пропустить. При наступлении неблагоприятных последствий подчиненные будут во всем винить руководителя.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности. Как и во многих других случаях, результат действия закона при всеобщей информированности будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При такой системе сбора данных и информации явно бесполезная информация и дезинформация скорее всего будет отсеяна и не пойдет на более высокие уровни организации.

Следствие закона: информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность.

Таким образом, следование закону информированности-упорядоченности заставляет руководителей создавать источники информации, развивать их, обеспечивать коммуникации, повышать квалификацию работников, внедрять передовые информационные технологии. Грамотное обращение с информацией позволяет организации расширить свои знания. Знания это высший уровень обработки данных: если информация – это обработанные данные, то знания – это обработанная информация.

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Раскройте взаимосвязь категорий «зависимость», «закон» и «закономерность» для организации.

2. Каким образом закон синергии отражает целесообразность формирования систем?

3. Каким образом закон информированности-упорядоченности обеспечивает наложение ограничений, уменьшение разнообразия, увеличение степени организованности?

2.5.4. Закон самосохранения

Закон самосохранения обеспечивает устойчивость существования, адаптацию к изменениям среды, экономичное расходование ресурсов. В словаре С. Ожегова самосохранение трактуется как стремление сохранить свою жизнь, обезопасить себя от чего-нибудь. Закон самосохранения гласит, что любая реальная физическая (организованная) система стремится сохранить себя как целостное образование и, следовательно, экономнее расходовать свой ресурс.

Иногда понятия «рождение» и «смерть» используют при описании процессов в небиологических (неживых) системах, которые как бы похожи на жизнь в ее биологическом смысле. Так, понятие «жизненный цикл» применимо к товарам, технологиям и т. д.

Мир растений, мир животных, человек и социальные организации – каждый из этих уровней иерархии систем различен по сложности и по-своему утверждает объективный и общий характер закона самосохранения. Неживые системы проявляют свойства либо простых организованных, либо сложных неорганизованных систем.

Сложность живых систем – результат эволюции и действия закона естественного отбора. Поведение организаций неживой природы согласно второму началу термодинамики обусловлено возрастанием энтропии, характеризующей меру беспорядка системы. Но все системы стремятся к равновесию.

Жизнь, выживание, равновесие, устойчивость – это ключевые понятия для раскрытия содержания закона самосохранения. Все биологические организмы (по сути тоже организации) осуществляют этот обмен энергией и веществом с окружающей средой. Они все открытые системы, т. е. существуют другие, связанные с ними системы, которые оказывают на них воздействие и на которые они тоже влияют. Воздействие факторов внешней среды имеет для наблюдаемой организации в подавляющем большинстве случаев отрицательные последствия. Результатом этих воздействий является отклонение живой системы от тех параметров характеристик внутренней среды, при которых только и возможна жизнь, а выжить необходимо.

У. Эшби считает это свойство организации основным критерием эффективности ее функционирования. Организация считается «хорошей», если она делает систему устойчивой относительно некоторого состояния равновесия. Все системы, в общем-то, стремятся к равновесию. Но большинство из них его не достигают. Поэтому, переходя из любого состояния к состоянию равновесия, система переходит от большего числа состояний к меньшему. Она как бы совершает выбор в том чисто объективном смысле, что некоторые состояния ею отвергаются (те, которые она покидает), а некоторые сохраняются (те, в которые она переходит).