Деловой имидж - Ирина Красоткина

Чтобы отправить телефакс, нужно вставить документ в лоток подачи документов лицевой стороной вниз, верхним краем вперед. Устройство подаст сигнал. Появится надпись READY TO SEND. В устройство можно вставлять до 15 листов. Первым передается нижний.

Для прерывания передачи используют кнопку «STOP». По окончании передачи нужно осведомиться о качестве передачи факса.

Можно и принимать телефакс. Когда аппарат подаст сигнал, нужно снять трубку. Если слышен зуммер низкой частоты или в трубке тишина, нажать кнопку «Старт», положить трубку на место или по просьбе абонента нажать кнопку «Старт» вашего устройства. По окончании приема сообщить о качестве факса.

Глава 7. С ТРИБУНЫ

Давайте с вами зададим себе вопрос: «Для чего нам нужны публичные выступления? Что это вообще такое?»

Без публичного выступления не обходится ни один руководитель на предприятиях, ни один бизнесмен в своем бизнесе. Без них невозможно вести дела. Выступления помогают руководителям донести важные сведения до своих коллег, работников.

Рассказывая все каждому человеку по отдельности, руководитель может что-то забыть, повторяя одно и то же несколько раз. На все эти разговоры уходит очень много времени, которые он мог провести с гораздо большей пользой для дела. Экономней, конечно же, собрать всех людей, заинтересованных в данном вопросе, и провести публичное выступление.

Когда много слушателей, они намного свободнее и раскованнее себя чувствуют. Им есть с кем посоветоваться, высказать свое мнение и услышать, что думают по этому поводу другие. У людей будет возникать много вопросов, что идет на пользу руководителю – не придется объяснять каждому, а можно ответить всем сразу.

Выступающему удобнее говорить, когда его слушают хотя бы несколько человек. Потому что аудиторией легче управлять, чем одним человеком. Парадокс? Да. Но читайте дальше. Например, представим такую ситуацию: большее количество присутствующих согласны с мнением выступающего, а другие нет. Здесь намного проще руководителю убедить вторую половину, так как они наверняка прислушаются к мнению первой половины.

Не существует чертежей, схем или рецептов, подходящих для всех речей или для большинства их, как правильно вести выступления. Однако приведем несколько планов, которые могут быть применены в некоторых случаях.

1. Изложение фактов.

2. Высказывание соображений, вытекающих из них.

3. Призыв к действиям.

Многие одобряют такой план:

1. Продемонстрировать нечто плохое.

2. Показать, как это исправить.

3. Предложить сотрудничество.

Можно предложить и другой план:

1. Добиться интереса и внимания.

2. Завоевать доверие.

3. Разъяснить слушателям достоинства вашего предложения.

4. Привести убедительные мотивы, побуждающие людей действовать.

Выступление перед публикой всегда является ответственным делом. Для того чтобы ваше стремление стать хорошим выступающим перед публикой быстро и успешно претворилось в жизнь, постарайтесь соблюсти четыре правила.

ПЕРВОЕ: будет лучше, если вы начнете свою речь с сильным и настойчивым стремлением достичь своей цели. Думайте о том, какое значение для вас имеет выработка большей уверенности в себе и способности более убедительно говорить перед аудиторией.

ВТОРОЕ: нужно твердо знать то, о чем вы собираетесь говорить. Если вы не обдумали, заранее не спланировали свою речь и не знаете, что будете говорить, вы не сможете чувствовать себя уверенно перед слушателями. Будете напоминать слепого, ведущего другого слепого. В этом случае неизбежно чувство смущения, вы будете чувствовать себя виноватым.

ТРЕТЬЕ: будет нелишним, если вы проявите уверенность. Чтобы чувствовать себя смелым, действуйте так, будто вы всю жизнь только и занимались тем, что выступали на публике, напрягите для этого всю свою волю, и приступ страха сменится приливом мужества. Когда идете на трибуну, идите смело вперед. При выступлении стойте спокойно. Не надо нервными движениями застегивать и расстегивать пуговицы пиджака, делать какие-то суетливые движения.

ЧЕТВЕРТОЕ: практикуйтесь! Даже если вы забудете все, что читали до сих пор, запомните: безошибочный способ сохранить уверенность в себе при выступлениях – это как можно больше говорить. В сущности, все в конечном счете сводится к основному моменту – надо практиковаться, практиковаться и практиковаться.

Подготовка к выступлению

Лучше, если подготовка к выступлению будет происходить в течение долгого времени, не откладывайте его до последнего момента. Когда вы собираете материал, будет лучше, если вы записываете все, что приходит вам в голову в связи с избранной темой.

Стоит выбрать тему заранее – так, чтобы у вас было время обдумывать ее в свободные часы. Обдумывайте ее в течение всего дня. Пусть эта будет ваша последняя мысль, перед тем как вы заснете. Задавайте самому себе всевозможные вопросы по данному поводу. Если вы потратите немного времени на отбор и компоновку материала на заданную тему, вы сможете быть почти уверены в том, что ничего не забудете, ибо будете излагать собственные наблюдения, стремления, опыт.

И самое главное – старайтесь не превращать свое выступление в абстрактную проповедь. Это вызовет скуку. Пусть ваш рассказ будет чем-то вроде слоеного пирога из конкретных примеров и высказываний общего характера. Вспомните, какие конкретные случаи вы наблюдали и какие общие истины, по вашему мнению, можно подтвердить этими примерами. Вы сразу убедитесь в том, что конкретные примеры значительно легче запомнить, чем абстракции, и что говорить о них гораздо легче. Они также сделают ваше изложение более живым и ярким.

Некоторые люди, говоря о своих делах, совершают непростительную ошибку – касаются только тех сторон, которые интересуют их самих. Разве выступающий не должен попытаться выяснить, что представляет интерес не только для него, но и для его слушателей? Разве он не должен попытаться затронуть их личные интересы?

В процессе подготовки постарайтесь изучать свою аудиторию. Подумайте о нуждах, о пожеланиях слушателей. Порой это обеспечивает половину успеха.

При подготовке некоторых тем весьма рекомендуется кое-что прочитать, выяснить, что думали и говорили другие по тому же вопросу. Но не начинайте читать прежде, чем вы исчерпаете собственные мысли. Это очень важно.

Многие руководители фирм дают своим секретарям подготовить речь к выступлению. Подготовка означает подбор ваших мыслей, идей, убеждений, побуждений, а не секретаря. Вам кажется это очень трудным? Но все они лежит в вашем подсознании, возникают ежедневно. Надо лишь немного сосредоточиться и мыслить целенаправленно.

Выступление

Начинать свое выступление новичку в этом нелегком деле рекомендуется с выбора для себя одного человека, на которого вы могли бы смотреть по ходу своего выступления. Для более опытных лучше, если они не станут бегать глазами по аудитории. У вас будет вид, что вы ищите помощи. Старайтесь не смотреть в потолок или в пол. Создавайте впечатление у аудитории, что вы обращаетесь ко всем. Ведите вашу речь в форме диалога. Рекомендуется для выступающего, чтобы он давал возможность слушателям задавать вопросы сразу, как только они возникнут, иначе потом люди многое забудут спросить и некоторые вопросы останутся невыясненными. Практика показала, что по ходу выступления вопросов задают намного больше, чем после него.

Время для публичных выступлений лучше выбрать с утра или до обеда, когда у людей обострена внимательность. В это время они лучше усваивают полученную информацию.

Неплохо, если за несколько дней до выступления оратор известит или пришлет приглашения тем, кого ему надо заинтересовать в рассматриваемом вопросе. Необходимо также сообщить о теме, которая будет затронута. Аудитория заранее подготовится к обсуждению. По ходу разговора она будет представлять вам свои примеры и больше задавать вопросов.

Запомните, что слушатели усваивают в основном ту информацию, которая была в начале и в конце разговора. В начале своей речи лучше постараться создать такую обстановку, которая бы разрядила всех присутствующих, в том числе и вас. Затем напомнить собравшимся, для чего вы их сюда пригласили. В ход вашего рассказа не забудьте вставлять элементы юмора, но такого, чтобы он никого не смущал и был в рамках делового этикета.

Обязательно следите за своей речью. Рассказывая о чем-то, старайтесь говорить доступным для всех языком, принимая во внимание профессию, возраст своих слушателей. Избегайте научных терминов, если они малознакомы другим. Говорите четко, без заиканий, не делайте больших пауз. Но можно поступить и так: сказали свою мысль – небольшая пауза, потом можете говорите дальше. Это делается для того, чтобы если у кого из аудитории возник к вам вопрос, он мог бы его задать.