Искусство успевать - Алан Лакейн

Одна домашняя хозяйка постоянно теряла списки, которая она составляла. Она больше тратила времени на поиски вчерашнего списка, чем на составление сегодняшнего. Чтобы помочь ей взять время под контроль, я сложил все ее списки в записную книжку. Благодаря этому она могла постоянно пополнять свои текущие списки делами «А», оставшиеся невычеркнутыми в предыдущих списках.

Что должно быть в списке

Должны ли вы записывать все, что вам надо сделать, включая обычные дела? Должны ли вы включить в список лишь дела исключительные? Нужен ли вам список, в котором будет упомянуто только то, что вы сможете сделать сегодня или только то, что вы непременно решили сделать сегодня? Существует много вариантов, и у различных людей существуют разные способы решений. Я рекомендую вам, чтобы вы не включали в список обычные дела, а включали лишь те, которые сегодня имеют для вас большое значение и могут остаться несделанными без особого внимания с вашей стороны.

Не забудьте включить дела, относящиеся к решению ваших жизненных целей, в ваш список «Что надо сделать». Хотя может показаться странным увидеть перечень таких дел, как «начать изучение французского» или «найти новых друзей» в том же списке, в котором будет упомянуто: «купить открытку для поздравления с днем рождения» или «принести домой пакет молока», но это будет лишь означать, что вы хотите этим заняться в один и тот же день. Если вы будете пользоваться вашим списком «Что надо сделать» для работы над следующими списками, вам надо, чтобы там были упомянуты и ваши долгосрочные проекты. Таким образом вы не забудете их в момент принятия решений и поэтому будете работать над ними.

Прежде чем вы начнете выполнять задания вашего списка, просмотрите его и подумайте какие дела вы можете поручить другим. Речь не идет о няне для ухода за вашим ребенком или ваших подчиненных. Подумайте о том, не помогут ли вам справиться– с этими делами люди, находящиеся в положении равном с вами или даже ваше начальство: не смогут ли они сделать эти дела быстрее и легче, или хотя бы предложить вам более простые и короткие пути решений стоящих перед вами проблем.

Если это позволяют условия вашей работы, то вы можете попытаться составить список необходимых дел к концу каждого дня. Если это возможно, обязательно сделайте так. Не исключено, что вы заранее знаете о невозможности выполнить все намеченные дела. Когда у вас в списке слишком много дел, то лучше заранее выбрать дела, которые можно выполнить, и дела, которые вы не сможете сделать, что лучше делать, (а что не делать), чем положиться на волю случая.

Я хочу особо подчеркнуть: вы должны определить приоритеты. Некоторые люди хотят включить в списки как можно больше разных дел. В результате у них высок процент выполнения их планов, но эффективность их деятельности – низка, потому что задания, которые они выполняют относятся к группе «В». Другие люди любят начинать выполнять дела по порядку в строгом соответствии с их очередностью в списке, не зависимо от значимости этих дел. Самое лучшее

– это взять ваш список и поставить возле каждого дела «А», «Б» или «В» в зависимости от их важности для вас. Постарайтесь внимательнейшим образом отнестись к распределению приоритетов.

Я знаю одного человека, который любил раскрашивать записи в списке и помечал менее значимые дела черным цветом, а более значимые – красным. Для людей, которым нелегко придерживаться приоритетного распределения дел, я рекомендовал разделять список на три листка: на первом записывались дела «А», на втором –дела «Б», а на третьем – многочисленные дела из группы «В». При этом списки «А» и «Б» помещались поверх списка «В». Поэтому всякий раз, если вы обращались к списку «В» прежде, чем дела из первых списков не были завершены, вы осознавали, что используете свое время не самым лучшим образом.

Дела, упомянутые в списке «Что надо сделать», можно группировать по-разному. Их можно распределить в зависимости от характера дел: «поговорить по телефону», «написать», «подумать», «принять решение», «продиктовать». Вы можете объединить ваши дела по сходству содержания дел (допустим, «о загрязнении окружающей среды») или по общему месторасположению (несколько ваших клиентов, проживающих в одном и том же месте). Можно объединить вместе дела, относящиеся к одному и тому же лицу (несколько дел, требующих внимания вашего начальника).

Не переживайте, если вы не смогли выполнить все в вашем списке А теперь начинайте работать по списку, выполняя задания «А» до того, как приступили к делам «Б», а Дела из категории «Б» исполняйте до того, как сделаете дела «В». Возможно, что иногда вы выполните все дела из вашего списка, но скорее всего у вас не хватит времени, чтобы справиться со всеми. Если вы делаете их в порядке их значимости, то и в этом случае может так получиться, что вы не сделаете все дела «А». Иногда вы сможете сделать дела «А» и «Б». Другой раз – все дела «А», «Б» и лишь несколько дел «В». Лишь редко вы сможете добраться до конца вашего списка. При выполнении списка важна не сокрушительная победа над ним, а ваше активное участие в правильном использовании времени. Если вы справились с выполнением дел из группы «А», не спешите переходить к делам «Б» и «В», а подумайте:

не включить ли в список другие дела «А», о которых вы думали, но не включили, например, переделку вашей системы досье, завершение чтение «Войны и мир», выбор подарка вашей тете на день рождения. Раз уж у вас появилось дополнительное время, почему бы не начать эти дела сегодня?

Многие служащие, домашние хозяйки и научные работники приходили на мои семинары, потому что хотели, чтобы «их организовали». Через пару месяцев большинство из них сообщало, что они «стали более организованными» благодаря тому, что они регулярно определяли задания на день и распределяли их в порядке важности. Заведующая санитарной частью в одной больнице, обнаружив, как ей помогает в работе определение заданий и распределение приоритетов, решила использовать этот же метод в домашних делах. Правильное использование времени пригодится не только на работе, но и дома. Нет необходимости внедрять трудовой ритм в домашнюю жизнь, но вы сможете лучше организовать выполнение необходимых дел с помощью списка «Что надо сделать» и, избавившись от них, сумеете лучше расслабиться.

Если вы будете делать больше дел «А» и меньше дел «В», то ваши ценности постепенно изменятся. Старые дела из категории «А» будут давать стимул для появления новых дел «А» и «Б», а старые дела «Б» уходить на второй план и превращаться в дела «В». Некоторые же дела «В» вы будете постепенно удалять из вашего списка.

Как делать больше наиболее значительных дел

Изменения в иерархии ваших ценностей отражают не только перемены в ваших вкусах, но и ваше самосовершенствование. Допустим, год назад посещение филателистической выставки было для вас делом «А». Но сейчас у вас изменились вкусы, и курсы кройки и шитья, которые были для вас год назад делом «Б», переместились в группу «А». Еще полгода назад выполнение простых уроков художественного шитья было для вас делом «А». Однако с тех пор вы достигли больших успехов и придерживаться приоритетов полугодовой давности означало бы застыть в вашем развитии как мастера кройки и шитья.

Коммивояжер, который постоянно повышает объем своих торговых операций, в нынешнем году уже не будет считать контракты в 100 долларов делами из группы «А». Теперь его главной целью будут контракты в 250 долларов и выше, сделки менее 250 долларов перейдут в категорию «Б», а заказы менее 100 долларов будут делами «В» При этом, если коммивояжер будет постепенно отказываться от ряда дел из категории «В», то он сможет больше усилий посвятить наиболее выгодным контрактам из группы «А». Мой опыт свидетельствует о том, что большинство коммивояжеров только выиграют, если они на 20 процентов сократят число своих клиентов, сосредоточившись на наиболее прибыльных и перспективных. Возможно, осваивая контроль над временем, вашим делом «А», на первых порах станет изучение того, как вы тратите каждые пять минут. Только так вы сможете разобраться, куда у вас уходит время. Однако по мере того, как вы добьетесь совершенства в анализе ваших расходов, постоянное самонаблюдение за расходом времени станет для вас делом «В», а потом будет осуществляться автоматически. Правда, если вы снова пожелаете проверить или усовершенствовать ваш контроль над временем, то наблюдение за расходованием вами драгоценных минут снова может стать делом «А».

Человек, который научился правильно расходовать время, не будет тратить его попусту, придерживаясь устаревших целей или пытаясь довести до абсолютного совершенства одно из дел «А». Он будет стремиться осуществить каждое дело «А» и будет помнить, что как только он решил, каким образом ему стоит использовать время, он должен немедленно воплотить в жизнь свое решение.