Интегрированный тайм-менеджмент - Прентис Стив

Третье: на протяжении дня наша энергетика сильно разнится, ей свойственны взлеты и спады. Собрав максимум энергии в небольшой отрезок времени, вы достигаете наивысшей производительности работы. Согласно принципу Парето (глава 7) 80% дневных достижений приходится на 20% рабочего времени. Считайте свое «краеугольное время» этими двадцатью самыми эффективными процентами.

ТЯГАЧ С ПРИЦЕПОМ

Вы когда-нибудь видели, как тягач с прицепом трогается с места после остановки на светофоре? Он вовсе не исчезает из поля зрения моментально, в клубах пыли. Напротив, он трогается тяжело, неуклюже, ежесекундно дергаясь. Ему потребуется добрый километр, чтобы вернуться к той скорости, с которой он подъехал к перекрестку. Это прекрасная иллюстрация того, что происходит с вашим мозгом, когда вас прерывают во время выполнения какой-либо задачи. Представьте, что остановка на светофоре — это возникший на мониторе значок нового имейла или неожиданный посетитель. Нам всегда кажется, что как только помеха устранена, мы тут же углубляемся в прерванную работу. Ничего подобного. На самом деле мозгу требуется гораздо больше времени на обретение прежней скорости (и степени концентрации), минимум пять—десять минут, как и тягачу с прицепом. Эти минуты уйдут на переключение, так сказать, скоростей и посте- пенное возвращение к сути задачи, над которой вы работали, — подсознательной версии знакомого вопроса: «Так-так... на чем же я остановился?» Прикиньте, сколько раз вас «останавливают на светофоре» — и вы поймете, что большую часть дня вы только тем и занимаетесь, что пытаетесь набрать нужную скорость, и в результате ваша производительность далека от оптимальной. Устраивает вас такая работа?

Рис. 6.1. «Краеугольное время» позволяет вам успешно справиться с основной задачей дня, обусловленной I-образным распорядком дня

Степень концентрации, которой вы достигаете в «краеугольное время», невозможно сохранять на протяжении всего рабочего дня; это средство краткосрочное, ударное, высокоэффективное. Считайте, что это спринт с ясной финишной чертой и жесткими временными рамками. Выиграв забег, вы почувствуете себя великолепно, поскольку удовлетворение от завершенного дела, тем более если оно завершено в первой половине дня, вливает новую энергию и вместе с тем снимает часть напряжения рабочего дня. Все, чего вы добьетесь после «краеугольного времени», покажется премией. Благодаря «краеугольному времени» вы сможете вовремя отправиться домой с чувством выполненного долга, вместо того чтобы засиживаться в офисе и переживать обо всем, что еще не сделано.

Не попробуешь — вкуса не узнаешь

Доказать эффективность «краеугольного времени» просто. Оглянитесь вокруг — сколько людей регулярно допоздна задерживаются на работе, чтобы нагнать упущенное? Возможно, и вы к ним относитесь? На вопрос, почему вечер за вечером они проводят на рабочем месте, такие работники обычно отвечают: «Да потому что только по вечерам умолкает телефон и я могу наконец хоть что-то сделать». Нужно ли лучшее доказательство практической ценности «краеугольного времени» как периода полной концентрации? И не пора ли внести этот период в рабочий график?

Цена уединения: отдача

Большинство согласится, что очень неплохо было бы получить час-другой для спокойной, без помех, работы. Руководства по управлению временем тоже советуют отводить такой период в течение рабочего дня, но как этого добиться в реальной жизни? Запираться в кабинете — не выход: мы уже отмечали, что человеку свойственно действовать, исходя из врожденной потребности в душевном комфорте, а неизвестность угрожает удовлетворению этой потребности. Если дверь вашего кабинета заперта, если вы уединились, не сообщив никому, когда появитесь, — для ваших коллег ситуация вписывается в понятие неизвестного. Страх этого неизвестного вынудит их добиваться немедленной связи с вами, а значит, вам будут непрерывно стучать в дверь или названивать по телефону.

Итак, для успеха «краеугольного времени» прежде всего следует вложить в него время отдачи и во что бы то ни стало соблюдать эту вторую составную часть. Вам необходим час «краеугольного времени»? Отведите полтора часа: час на собственно «краеугольное время» и полчаса на время отдачи.

Время отдачи предназначено для тех, кто не тревожил вас в течение первой части «краеугольного времени». В эти полчаса коллеги могут обратиться к вам с теми проблемами, решение которых отложили ради вашего спокойствия. Время отдачи — средство избавить их от страха неизвестного и удовлетворить потребность в комфорте. Чтобы коллеги поступали так, как нужно вам, сообщите им не час начала своего «краеугольного времени», а час его окончания, когда вы будете в их распоряжении. Точно зная, что в определенное время его проблема будет разрешена, человек с большим пиететом отнесется к вашему уединению.

 Рис. 6.2. «Краеугольное время» следует планировать как две взаимосвязанные части: первая отводится вам, а вторая, время отдачи, — тем, кому нужно было вас увидеть в течение первой части. Первая часть работать без второй не будет

Сколько будет длиться завтра ваше «краеугольное время» и время отдачи, вы должны четко определить по окончании рабочего дня, завершая базовый обзор вашего I-образного распорядка. Это этап кайзен — постоянного совершенствования.

Заложите заранее «краеугольное время»/ время отдачи в свой график. Вспомните нашу беседу об учете (глава 3). Вы убедились, что наибольшего прогресса в управлении временем и влиянии на окружающих можно достичь, лишь заранее запланировав на конкретный день события, которые непременно произойдут. То же самое относится и к «краеугольному времени» и времени отдачи. Планируйте их как единое целое, обязательное для каждого дня.

Заручитесь дружеской поддержкой. Если вы чувствуете, что не сможете полностью оградить себя от звонков и посетителей на весь период «краеугольного времени», скооперируйтесь с коллегой. Договоритесь, что в его «краеугольное время» вы будете отвечать его абонентам и принимать его посетителей, а он будет то же самое делать для вас в ваше «краеугольное время». Выгода пятикратная.

• Вы справляетесь со своей основной задачей дня.

• Он справляется со своей основной задачей дня.

• В ваше отсутствие с вашими клиентами общается знающий человек.

• В его отсутствие с его клиентами общается знающий человек.

• Ваши рабочие отношения с коллегой упрочиваются.

Шестидесятисекундный допуск. Мы живем в реальном мире. Во-первых, вашу новую концепцию «краеугольного времени» примут не все (но большинство наверняка примет); во-вторых, иногда возникают ситуации, с которыми проще справиться немедленно, даже если они вас и отвлекают. Если у коллеги возник вопрос, на который можно ответить за шестьдесят секунд, _ пусть задает при условии, что он не превысит лимит отведенной минуты. Возможно, ему нужно узнать, где лежит папка, или требуется подписать документ. Понятно, что подобные проблемы лучше решить сразу. Если он попытается тут же обсудить и более существенный вопрос — напомните о времени отдачи, которое скоро наступит. Не забывайте о плотине Гувера: сила в гибкости. Время отдачи — все равно что обводные каналы плотины, они смягчают основной натиск, допуская небольшое давление. Пусть проблемы в шестьдесят секунд вас отвлекают, в целом они все же работают на вашу продуктивность в «краеугольное время».

«КРАЕУГОЛЬНОЕ ВРЕМЯ»: КАК ЕГО ОРГАНИЗОВАТЬ

Ограничивайте сроки. Наш мозг, как уже было сказано, стремится к концентрации, но ему нужно этому учиться. Кроме того, концентрация может быть очень утомительна. Попробуйте оставаться в одном положении долгое время — какая-нибудь часть вашего тела онемеет, потому что мышцам и костям необходимо постоянное движение. То же относится и к мозгу. Попытка сосредоточиться на чем-то в течение долгого периода приведет к «онемению» мозга, которое выразится в раздражении, рассеянности или сонливости.