Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы - Глеб Архангельский

MS Outlook начиная с версии 2002 позволяет применять цветовую "раскраску" встреч, существенно облегчающую их обзор и градацию по приоритетности, срочности, "жесткости" привязки к времени, и т. п. При этом "раскраска" может быть автоматической, благодаря соответствующим настройкам автоформатирования. Например, все приоритетные встречи отображаются красным, все "жесткие" встречи с участием нескольких человек — синим, все встречи, в названии которых присутствует классификатор "Проект-А", — зеленым и т. п.

ПРИ КОРПОРАТИВНОМ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ:

Разработка индивидуальных и командных форм планирования и бюджетирования задач, позволяющих повысить реалистичность планирования, укладываться в сроки, "все успевать".

Разработка индивидуальных и командных форм обзора и визуализации задач, позволяющих эффективно управлять ресурсами внимания сотрудников и расставлять необходимые акценты и приоритеты в деятельности.

Большинство задач в работе менеджера не привязано к точному времени. "Вспомнить о нужном в нужное время" позволяет методика контекстного планирования. Для оптимальной "привязки" задач к времени используется понятие контекста — наиболее благоприятной для выполнения задачи совокупности обстоятельств. ("Увидев пробегающего Скумбриевича, поймать его и взять показания для занесения в желтую папку с ботиночными тесемками"). Управление "контекстно-привязанными" задачами осуществляется с помощью присвоения этим задачам соответствующих категорий.

Также с помощью категорий реализуется метод структурирования внимания, позволяющий гибко распределять ресурсы внимания между задачами как на оперативном, так и на тактическом и стратегическом уровнях планирования.

"Панель задач" в представлении "Календарь" находится справа от собственно календаря. Близкое расположение этих представлений позволяет одновременно осуществлять и жесткое, и гибкое планирование, легко перемещая задачи из одного представления в другое. Задачи могут быть сгруппированы и отсортированы различным образом, в зависимости от специфики личной работы пользователя.

Оперативное гибкое планирование (на уровне 1–3 дней) осуществляется с помощью присвоения соответствующим задачам категории "День"; при необходимости — установкой сроков и напоминаний.

С помощью цвета осуществляется управление двумя ключевыми параметрами задач: важностью (красный) и срочностью (синий). "Раскрашивание" задач осуществляется автоматически с помощью настроек автоформатирования. В соответствии с методом структурирования внимания автосортировка настроена так, что важные и срочные задачи автоматически выносятся в вершину списка.

Тактическое гибкое планирование (на уровне недели) осуществляется с помощью нескольких видов категорий. При этом любая задача или проект могут быть "видны" одновременно из нескольких категорий, что позволяет гарантировать их своевременное выполнение. Основные типы категорий:

• Хронологическая категория "Неделя" объединяет задачи с "гибкой" привязкой к текущей неделе (т. е. "выполнить приблизительно в течение этой недели, но неважно в какое время"). Обмен задачами между разделами "День" и "Неделя" осуществляется в соответствии с методом структурирования внимания.

• Контекстные категории задают некие обстоятельства, оптимальные для выполнения задачи. Это могут быть обстоятельства места, времени, состояния, взаимодействия с каким-либо человеком и т. п. Например, "В офисе", "В автосервисе", "На совещании", "Когда хочется работать", "Когда шеф в хорошем настроении", "именные" категории на каждого из подчиненных или коллег и т. п.

• Проектные категории объединяют оперативные задачи по какому-либо проекту. При этом проектную категорию можно просто "перетаскивать" мышью в другие разделы целиком, вместе со всеми содержащимися в ней задачами, т. е. оперировать проектом не только как набором задач, но и как единым целым.

"Обзорный файл проекта" — элемент стратегического планирования, может содержать общие мысли и информацию по проекту. На тактических и оперативных уровнях планирования для отличия от задач выделяется особым шрифтом.

• Служебные категории оформляют справочную информацию, регулярные задачи и т. п.

• Категории ключевых областей позволяют создать обзор всех проектов и задач на уровне тактического планирования.

Приоритетные задачи и проекты в примере выделены красным; проекты — черным полужирным; мысли и информация к сведению — серым. Пример на рисунке характерен для специфики консалтинговой деятельности; в работе менеджера скорее будут преобладать задачи, а не проекты. При этом для упрощения обзора с помощью автофильтрации по признаку "Статус/Выполняется" либо по полю "Срок" на панель задач могут быть выведены только наиболее актуальные на данный момент проекты и/или задачи.

Оптимальный обзор организуется с помощью авторсортировки, группировки задач (возможны "вложенные" уровни группировки внутри каждой ключевой области), автоформатирования. На основе общих принципов метода структурирования внимания создается наиболее эффективный обзор для конкретного менеджера, с учетом специфики деятельности и психологического типа личности.

Дополнительное распределение "стратегического внимания" между проектами осуществляется с помощью календарных привязок напоминаний о проектах к дням "разгребания завалов" и планирования (например, на рисунке — 29 мая, т. е. наиболее удобный день в конце месяца, выделен как день пересмотра статуса наиболее актуальных проектов).

ПРИ КОРПОРАТИВНОМ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ:

Разработка системы индивидуальных и командных "ключевых областей" и "контекстов". При этом основной задачей является обеспечение "индивидуального пошива" в структуре категорий для каждого менеджера, но при этом совместимости индивидуальных систем между собой, в рамках командного тайм-менеджмента.

Оптимизация управления личными и командными проектами. В деятельности, не требующей применения специализированного программного обеспечения для управления проектами, эта задача может решаться с помощью Outlook. Разрабатывается оптимальная форма представления проектов; при необходимости подбираются готовые "надстройки" к Outlook, в изобилии представленные на рынке.